Modifications apportées aux paramètres Google Groupes le 6 mai 2019

Rôles

Les nouveaux paramètres seront automatiquement activés ou désactivés pour les membres, en fonction de leurs rôles et de leurs paramètres actuels :

• PROPRIÉTAIRES : comme auparavant, les propriétaires de groupe peuvent accéder à tous les paramètres qui s'appliquent à leurs groupes. 
• GESTIONNAIRES : les paramètres seront activés ou désactivés pour les gestionnaires de groupe, en fonction de leurs paramètres actuels. Toutefois, ils pourront activer eux-mêmes les nouveaux paramètres. 
• MEMBRES : les membres d'un groupe risquent de se voir retirer ou attribuer des autorisations en raison du large champ d'application des nouveaux paramètres. Pour certains groupes, vous pourrez désactiver les nouveaux paramètres pour les membres. Vous pourrez également créer un rôle personnalisé avec les nouveaux paramètres, puis attribuer ce rôle à des utilisateurs spécifiques.
• RÔLES PERSONNALISÉS : les membres d'un groupe risquent de se voir retirer ou attribuer des autorisations en raison du large champ d'application des nouveaux paramètres. Examinez les paramètres actuels du rôle, puis déterminez si vous souhaitez activer ou désactiver les nouveaux paramètres, comme vous le feriez pour les membres du groupe. 

Utilisateurs

Les nouveaux paramètres seront automatiquement activés ou désactivés pour les utilisateurs en fonction de leurs réglages actuels :

• Utilisateurs gérant des membres : vous devez accorder aux utilisateurs l'autorisation de gérer tous les paramètres de gestion des membres qui sont fusionnés. À défaut, le paramètre Gérer les membres ne sera pas activé.

• Utilisateurs gérant du contenu : vous devez accorder aux utilisateurs l'autorisation de gérer tous les paramètres de modération de contenu qui sont fusionnés. À défaut, le paramètre Modérer le contenu ne sera pas activé.

• Utilisateurs gérant des métadonnées : vous devez accorder aux utilisateurs l'autorisation de gérer au moins l'un des paramètres de métadonnées qui sont fusionnés. De plus, tous les paramètres de métadonnées doivent être désactivés pour les utilisateurs qui n'auront pas besoin du nouveau paramètre Gérer les métadonnées.

Outils de vérification des paramètres

Boîtes de réception collaboratives

Vous devrez au moins activer le paramètre Gérer les métadonnées pour assurer le fonctionnement d'une boîte de réception collaborative. Vérifiez qu'au moins l'un des paramètres de métadonnées de contenu qui vont être fusionnés est activé pour les membres du groupe. 

En savoir plus sur les boîtes de réception collaboratives

Le nouveau paramètre Gérer les membres permettra de déterminer les utilisateurs autorisés à ajouter des membres à un groupe, et à modifier le rôle d'un membre.

Les autorisations suivantes seront fusionnées dans le paramètre Gérer les membres. Les utilisateurs pour lesquels le nouveau paramètre est activé pourront effectuer les tâches suivantes :

Autorisations du paramètre GÉRER LES MEMBRES	Action disponible avec cette autorisation
Ajouter des membres	Ajouter des membres aux groupes
Approuver des membres	Approuver les membres demandant à rejoindre des groupes
Exclure des utilisateurs	Refuser l'adhésion des utilisateurs
Inviter des membres	Envoyer un e-mail aux utilisateurs pour les inviter à rejoindre un groupe
Modifier les membres	Changer les rôles des membres du groupe
Ces paramètres se trouvent actuellement dans Autorisations > Droits de modération.

Influence possible des modifications sur les membres

Après le lancement des nouveaux paramètres, le paramètre Gérer les membres sera activé ou désactivé pour les membres, en fonction de leurs anciens paramètres :

• ACTIVÉ : membres pour lesquels toutes les autorisations de gestion des membres (répertoriées dans le tableau) sont activées
• DÉSACTIVÉ : membres pour lesquels tous les paramètres de gestion des membres ne sont pas activés

Important : Si certains membres ne disposent pas de toutes les autorisations Gérer les membres, ils perdront l'autorisation de gérer les membres après le lancement des nouveaux paramètres.

Tous les paramètres définis sur Aucun élément sélectionné sont ignorés. Par exemple, si certaines autorisations "Gérer les membres" sont activées pour un utilisateur, et que les autres autorisations "Gérer les membres" sont définies sur Aucun élément sélectionné, le nouveau paramètre sera activé.

Le nouveau paramètre Modérer le contenu permettra de déterminer les utilisateurs autorisés à publier, approuver et supprimer des messages de groupe, ainsi qu'à gérer les conversations de groupe (sujets).

Les autorisations ci-dessous seront fusionnées dans le paramètre Modérer le contenu. Les membres pour lesquels le nouveau paramètre est activé pourront effectuer l'ensemble des tâches suivantes :

Autorisations du paramètre MODÉRER LE CONTENU	Action disponible avec cette autorisation
Actuellement situés dans Autorisations > Droits de modération
Approuver les messages	Approuver les messages en attente de modération
Supprimer un message	Supprimer les réponses aux sujets (Les auteurs peuvent toujours supprimer leurs propres messages.)
Supprimer des sujets	Supprimer des sujets
Verrouiller des sujets	Empêcher les utilisateurs de publier des réponses aux sujets
Intégrer des sujets	Déplacer les sujets dans le groupe ou le forum
Actuellement situés dans Autorisations > Droits de publication
Extraire des sujets	Déplacer les sujets hors du groupe ou du forum
Publier les annonces	Poster des annonces, un type de sujet spécial

Influence possible de ces modifications sur les utilisateurs existants

Une fois les nouveaux paramètres disponibles, le paramètre Modérer le contenu sera activé ou désactivé pour les utilisateurs, en fonction de leurs anciens paramètres :

• ACTIVÉ : utilisateurs pour lesquels tous les paramètres de modération de contenu (répertoriés dans le tableau) sont activés
• DÉSACTIVÉ : utilisateurs pour lesquels tous les paramètres de modération de contenu ne sont pas activés

Important : Si les utilisateurs ne disposent pas des autorisations Modérer le contenu, ils perdront l'autorisation de modérer le contenu.

Tous les paramètres définis sur Aucun élément sélectionné sont ignorés. Par exemple, si certaines autorisations "Modérer le contenu" sont activées pour un utilisateur, et que les autres autorisations "Modérer le contenu" sont définies sur Aucun élément sélectionné, le nouveau paramètre sera activé.

Le nouveau paramètre Modérer les métadonnées permettra de déterminer les utilisateurs autorisés à ajouter un tag ou une catégorie à du contenu, à attribuer des sujets aux membres, ainsi qu'à marquer des sujets comme favoris ou doublons.

Les autorisations suivantes seront fusionnées dans le paramètre Modérer les métadonnées. Les utilisateurs pour lesquels le nouveau paramètre est activé pourront effectuer les tâches suivantes :

Autorisations du paramètre MODÉRER LES MÉTADONNÉES	Action disponible avec cette autorisation
Situés dans Autorisations > Droits de modération
Prendre en charge un sujet	Se charger de sujets
Marquer comme doublon	Marquer les sujets comme des doublons
Modifier le tag ou la catégorie	Modifier les catégories et les tags des sujets
Masquer l'utilisation abusive	Masquer les publications en signalant les abus
Sujets épinglés	Faire apparaître les sujets en haut de la liste
Annuler l'attribution du sujet	Marquer n'importe quel sujet comme non attribué
Marquer qu'aucune réponse n'est nécessaire	Marquer qu'un sujet ne nécessite aucune réponse
Annuler le marquage d'une réponse favorite sur tous les sujets	Annuler le marquage d'une réponse favorite sur tous les sujets
Marquer n'importe quel sujet d'un autre utilisateur comme réponse favorite	Marquer une réponse comme favorite dans les sujets écrits par d'autres membres
Situés dans Autorisations > Droits de publication
Attribuer un sujet	Attribuer des sujets à d'autres utilisateurs
Saisir des tags de format libre	Créer des tags

Influence possible de ces modifications sur les utilisateurs existants

Une fois les nouveaux paramètres disponibles, le paramètre Modérer les métadonnées sera activé ou désactivé pour les utilisateurs, en fonction de leurs anciens paramètres :

• ACTIVÉ : utilisateurs pour lesquels tous les paramètres des métadonnées de contenu (répertoriés dans le tableau) sont activés
• DÉSACTIVÉ : utilisateurs pour lesquels tous les paramètres des métadonnées de contenu ne sont pas activés

Important : Puisque toutes les autorisations sont incluses dans le paramètre "Modérer les métadonnées", certains utilisateurs pourront accéder aux paramètres des métadonnées auxquels ils n'avaient pas accès auparavant.

Le paramètre de groupe relatif à l'annuaire, Répertorier ce groupe dans l'annuaire, est disponible sous Paramètres du groupe > Informations > Annuaire. Ce paramètre permet actuellement aux propriétaires et aux gestionnaires de rendre leurs groupes détectables, ou de les masquer dans l'annuaire et les résultats de recherche.

Ce qui change

Ce paramètre permettra de mieux contrôler la visibilité des groupes. Les propriétaires et gestionnaires pourront par exemple rendre leurs groupes publics sur Internet ou pour tout utilisateur faisant partie de leur domaine. Si un groupe n'est pas visible, les utilisateurs qui n'en sont pas membres ne pourront pas le trouver, même s'ils disposent d'un lien pour y accéder.

De plus, les membres de groupe pourront consulter :

• les groupes auxquels ils appartiennent dans l'annuaire Google Groupes et dans les résultats de recherche ;
• la page "À propos" des groupes auxquels ils appartiennent.

En savoir plus sur le paramètre relatif à l'annuaire

Les paramètres de pied de page des e-mails de groupe se trouvent dans Paramètres > Options d'e-mail. Grâce à ces paramètres, les propriétaires et gestionnaires de groupe peuvent choisir les éléments à afficher dans le pied de page des e-mails de groupe. 

Remarque : Dans les e-mails envoyés aux membres d'un groupe externe, le pied de page contient toujours la procédure à suivre pour se désabonner du groupe. Ce pied de page ne peut être ni modifié, ni supprimé.

Ce qui change

Nous supprimons certains éléments textuels du pied de page prédéfini. Par défaut, chaque pied de page d'e-mail inclura les éléments suivants : 

1. Instructions pour vous désabonner du groupe
2. Lien vers l'URL de l'e-mail 
3. Tout texte personnalisé que vous ajoutez (facultatif)

De plus, vous disposez d'un nouveau paramètre permettant d'inclure uniquement votre texte personnalisé dans le pied de page. 

Modification	Paramètres	Nouveau fonctionnement
Aucune	Ajouter un texte de pied de page personnalisé	Aucun changement. Vous pouvez ajouter votre propre texte au pied de page.
Nouveau	Désactiver le pied de page Google Groupes	Le pied de page inclut uniquement l'éventuel texte personnalisé que vous avez ajouté.
Supprimé	Afficher la procédure à suivre pour se désabonner	Le pied de page inclut les instructions à suivre pour se désabonner du groupe.
Supprimé	Afficher l'URL du message	Le pied de page inclut l'URL permettant d'afficher le message du groupe.
Supprimé	Afficher la procédure à suivre pour envoyer un message	Le pied de page n'inclut pas les instructions relatives à l'envoi d'un message.
Supprimé	Afficher l'URL du groupe	Le pied de page n'inclut pas de lien vers l'URL du groupe.
Supprimé	Afficher l'URL de désactivation	Le pied de page n'inclut pas d'instructions relatives à la désactivation des invitations et messages Google Groupes.

Actions recommandées 

Avant le 6 mai, examinez vos paramètres de pied de page. Si vous souhaitez qu'un pied de page indique la procédure à suivre pour envoyer des messages au groupe, ou un lien vers le groupe, ajoutez dès à présent ces informations dans un pied de page personnalisé. Désactivez ensuite les paramètres de pied de page associés. 

Nous supprimons les paramètres rarement utilisés, tels que celui permettant de définir les utilisateurs autorisés à publier des messages en texte enrichi. Nous supprimons également les fonctionnalités obsolètes et leurs paramètres. 

Autorisation supprimée	Nouveau fonctionnement
Question aux nouveaux membres Autorisations > Autorisations de base	Aucun SMS personnalisé. Les utilisateurs demandant à rejoindre des groupes verront s'afficher un champ de justification à remplir.
Affichage de badge Rôles > Créer un rôle	Les badges sont toujours visibles par les autres membres du groupe.
Modifier la langue d'affichage Paramètres généraux	L'interface Google Groupes utilise toujours la langue définie dans le compte Google de l'utilisateur.
Utiliser des réponses standardisées Autorisations > Droits de publication	Tous les utilisateurs peuvent utiliser des réponses standardisées.
Qui peut publier du texte enrichi Autorisations > Droits de publication	Tous les utilisateurs peuvent publier des messages en texte enrichi.
Réponses standardisées Paramètres généraux (définis par l'utilisateur)	Un utilisateur peut créer et utiliser des réponses standardisées.
Modifier les messages des autres utilisateurs Autorisations > Droits de modération	Aucun utilisateur ne peut modifier les messages ou les sujets d'un autre utilisateur.
Meilleures réponses Informations > Personnalisation de l'affichage Web	Les meilleures réponses s'affichent toujours au-dessus des autres réponses.
Utiliser des photos de profil personnalisées Autorisations > Droits de publication	Les utilisateurs qui peuvent définir leur propre nom d'affichage peuvent aussi choisir leurs images de profil.
Nombre maximal de tags Paramètres > Tags	Jusqu'à 14 tags peuvent être appliqués à un sujet.
Taille maximale du message Paramètres > Options d'e-mail	La taille maximale des messages est de 25 Mo.
Marquer une réponse favorite sur votre propre sujet Autorisations > Droits de publication	Si le paramètre Modérer les métadonnées est activé pour un auteur, ce dernier peut marquer les réponses comme favorites dans ses propres sujets.
Longueur de l'objet Informations > Personnalisation de l'affichage Web	Les sujets ont une limite de 250 caractères pour tous les groupes.
Délai pour les messages orphelins Informations > Contrôle du contenu	Cette fonctionnalité n'est plus disponible.
Suivre les messages orphelins Informations > Contrôle du contenu	Cette fonctionnalité n'est plus disponible.
Interdire la publication après X jours sans publication Informations > Informations générales	Cette fonctionnalité n'est plus disponible.
Ajouter des références Autorisations > Droits de publication	Cette fonctionnalité n'est plus disponible. Pour les publications existantes, les liens vers des vidéos et d'autres contenus continueront de fonctionner.
"Moi aussi" pour un sujet Autorisations > Droits de publication	Cette fonctionnalité n'est plus disponible. Auparavant, les utilisateurs pouvaient ajouter le tag "Moi aussi" à un sujet pour indiquer qu'ils étaient intéressés par une réponse à la question posée, ou qu'ils rencontraient un problème similaire.
Restriction aux domaines Rôles > Créer	Cette fonctionnalité n'est plus disponible. Les membres d'un groupe ne sont plus limités à une liste de domaines spécifiques.
Répondre aux sujets fermés automatiquement Autorisations > Droits de publication	Cette fonctionnalité n'est plus disponible.
allow_google_to_contact API Groups	Cette fonctionnalité est obsolète. Ce paramètre permettait à Google de vous contacter dans le cadre de campagnes marketing spécifiques, qui sont à présent terminées.
message_display_font API Groups	Une largeur fixe est utilisée par défaut dans l'interface Groupes.

Examinez vos groupes et ajustez les paramètres d'autorisation des utilisateurs avant que les modifications ne prennent effet le 6 mai 2019. Assurez-vous que les utilisateurs disposent bien des autorisations nécessaires pour réaliser les actions suivantes :

• Gérer les membres
• Modérer le contenu
• Modérer les métadonnées

Outils de vérification des paramètres

Paramètres à vérifier

• Paramètres d'exclusion d'un utilisateur : en fonction du mode de création d'un groupe, le paramètre Exclure des utilisateurs peut être défini sur Propriétaires, même si la valeur par défaut est Propriétaires et gestionnaires. Si tel est le cas, le paramètre Exclure des utilisateurs sera défini sur Propriétaires après le lancement des nouveaux paramètres. Si vous souhaitez utiliser la valeur par défaut, définissez le paramètre Exclure des utilisateurs sur Propriétaires et gestionnaires avant le 6 mai.

• Paramètres de pied de page : avant le 6 mai, vérifiez vos paramètres de pied de page. Si vous souhaitez qu'un pied de page indique la procédure à suivre pour envoyer des messages, ou un lien vers le groupe, ajoutez dès à présent ces informations dans un pied de page personnalisé. Désactivez ensuite les paramètres de pied de page associés. En savoir plus sur les modifications apportées aux pieds de page de groupe 

• Paramètres par défaut pour les nouveaux groupes : en tant qu'administrateur, vous pouvez sélectionner les paramètres par défaut pour les groupes créés dans votre organisation. Une fois les nouveaux paramètres lancés, vous pourrez mettre à jour les paramètres par défaut, au besoin. 

Assurez-vous que les propriétaires de groupe de votre organisation sont informés des modifications apportées. Pour vous aider à communiquer avec les propriétaires de groupe, utilisez cet exemple d'e-mail. Ils pourront accéder à tous les paramètres qui s'appliquent à leurs groupes, comme auparavant.

Parallèlement à la modification des paramètres dans l'interface utilisateur de Google Groupes, nous allons consolider et supprimer progressivement des procédures associées dans l'API Groups Settings. Si vous possédez des applications ou des scripts qui utilisent l'API Groups Settings, vous devez planifier leur mise à jour d'ici le 6 mai 2019. En savoir plus sur les modifications apportées à l'API Groups Settings

Les autorisations des membres de groupe seront modifiées en fonction de leurs paramètres actuels. Par conséquent, certains membres pourront obtenir ou se voir retirer des autorisations de manière inattendue. De plus, les paramètres de vos groupes seront mis à jour pour se conformer aux nouvelles commandes.

Les gestionnaires de groupe peuvent activer ou désactiver les paramètres mis à jour pour eux-mêmes. Les propriétaires de groupe peuvent modifier à tout moment les paramètres qui s'appliquent à leurs groupes.