Modifications apportées aux paramètres Google Groupes le 6 mai 2019

À partir du 6 mai 2019, les paramètres de gestion des groupes Google évoluent. Pour simplifier cette gestion, nous combinons certains paramètres aux fonctions similaires, et en supprimons d'autres rarement utilisés.

Ces modifications s'appliquent aux nouveaux groupes, ainsi qu'à ceux qui existaient auparavant. Le but de cet article est donc de vous préparer aux changements à venir

Dates de lancement

 


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Ce qui change

Dernières mises à jour : 19 mars 2019

Mises à jour des paramètres

Nous avons tenu compte de vos commentaires et faisons évoluer les paramètres suivants :

  • Envoyer un message en tant que groupe : ce paramètre reste distinct. Il n'est pas fusionné avec le paramètre Modérer le contenu.
  • Restrictions appliquées aux nouveaux membres (sous Paramètres > Modération) : ce paramètre reste distinct. Il n'est pas supprimé.
  • Prendre en charge un sujet : ce paramètre est fusionné avec le nouveau paramètre Modérer les métadonnées.

Outils de vérification des paramètres

Nouvelles fonctionnalités de l'API Groups Settings 

Le 25 mars 2019, nous avons lancé de nouvelles fonctionnalités d'API. Vous pouvez à présent auditer vos groupes, mettre à jour les paramètres, et vérifier que vos autorisations correspondent aux nouveaux paramètres à l'aide de l'API Groups Settings

Les nouvelles fonctionnalités de l'API vous permettent d'effectuer les actions suivantes :

  • Vous pouvez afficher et mettre à jour l'ensemble des paramètres fusionnés.
  • Vous pouvez consulter, lors du lancement, le nom des utilisateurs concernés par les nouveaux paramètres. Par exemple, l'API affichera le nom des utilisateurs autorisés à gérer les membres après le lancement. Une fois les nouveaux paramètres Google Groupes disponibles, l'API permettra de les appliquer.
  • Vous pouvez vérifier si un groupe dispose d'un rôle personnalisé inclus dans l'un des paramètres concernés par la fusion. Si des rôles personnalisés ont été attribués à vos groupes, vous devez vérifier les paramètres de groupe dans l'interface Google Groupes. Il se peut que les valeurs des paramètres affichées par l'API Groups ne soient pas précises. En savoir plus sur les rôles personnalisés
  • Vous pouvez vérifier si la boîte de réception collaborative d'un groupe reste activée. Une fois les nouveaux paramètres Google Groupes disponibles, l'API permettra d'activer les boîtes de réception collaboratives. En savoir plus sur les boîtes de réception collaboratives

Ressources

Nouveaux paramètres et modifications

Nous fusionnons certains paramètres ayant des fonctions similaires concernant les groupes. Pour gérer les membres, le contenu et les métadonnées, vous disposerez des trois nouveaux paramètres suivants, au lieu des 20 paramètres actuels :

  • Gérer les membres 
  • Modérer le contenu  
  • Modérer les métadonnées 

Par exemple, si vous activez le paramètre Gérer les membres pour les membres d'un groupe, ces derniers pourront ajouter, inviter, approuver, et exclure des utilisateurs, ainsi que leur attribuer des rôles. Actuellement, vous devez utiliser cinq paramètres distincts pour bénéficier des mêmes fonctionnalités.

NOUVEAUX PARAMÈTRES DE GROUPES
Gérer les membres Modérer le contenu Modérer les métadonnées

Ce paramètre inclut les autorisations suivantes :

  • Ajouter des membres
  • Inviter des membres
  • Modifier les membres
  • Approuver des membres
  • Exclure des utilisateurs

Ce paramètre inclut les autorisations suivantes :

  • Approuver les messages
  • Supprimer un message
  • Supprimer des sujets
  • Verrouiller des sujets
  • Intégrer des sujets
  • Extraire des sujets
  • Publier les annonces

Ce paramètre inclut les autorisations suivantes :

  • Modifier le tag ou la catégorie
  • Prendre en charge un sujet
  • Attribuer un sujet
  • Annuler l'attribution du sujet
  • Sujets épinglés
  • Marquer le sujet comme doublon
  • Marquer qu'aucune réponse n'est nécessaire
  • Masquer l'utilisation abusive
  • Saisir des tags de format libre
  • Annuler le marquage d'une réponse favorite sur tous les sujets
  • Marquer n'importe quel sujet d'un autre utilisateur comme réponse favorite

Fonctionnement des nouveaux paramètres

  • Les nouveaux paramètres accorderont l'ensemble des autorisations fusionnées à un utilisateur.

  • Vous ne pourrez pas attribuer une seule autorisation qui a été fusionnée. Par exemple, un utilisateur ne pourra pas être uniquement autorisé à inviter des membres. 

  • Toutes les autorisations fusionnées, telles qu'Ajouter des membres et Ajouter un sujet, ne seront plus disponibles dans l'interface Google Groupes.  

  • Seuls les membres d'un groupe pourront déplacer des sujets dans le groupe ou créer des tags. Tous les autres utilisateurs (par exemple, l'ensemble des utilisateurs de votre organisation) ne disposeront plus des autorisations Intégrer des sujets et Saisir des tags de format libre.

Les sections suivantes expliquent ces nouveaux paramètres et comment préparer la transition. 

Influence des modifications sur les rôles, utilisateurs et boîtes de réception collaboratives des groupes

Rôles

Les nouveaux paramètres seront automatiquement activés ou désactivés pour les membres, en fonction de leurs rôles et de leurs paramètres actuels :

  • PROPRIÉTAIRES : comme auparavant, les propriétaires de groupe peuvent accéder à tous les paramètres qui s'appliquent à leurs groupes. 
  • GESTIONNAIRES : les paramètres seront activés ou désactivés pour les gestionnaires de groupe, en fonction de leurs paramètres actuels. Toutefois, ils pourront activer eux-mêmes les nouveaux paramètres. 
  • MEMBRES : les membres d'un groupe risquent de se voir retirer ou attribuer des autorisations en raison du large champ d'application des nouveaux paramètres. Pour certains groupes, vous pourrez désactiver les nouveaux paramètres pour les membres. Vous pourrez également créer un rôle personnalisé avec les nouveaux paramètres, puis attribuer ce rôle à des utilisateurs spécifiques.
  • RÔLES PERSONNALISÉS : les membres d'un groupe risquent de se voir retirer ou attribuer des autorisations en raison du large champ d'application des nouveaux paramètres. Examinez les paramètres actuels du rôle, puis déterminez si vous souhaitez activer ou désactiver les nouveaux paramètres, comme vous le feriez pour les membres du groupe. 

Utilisateurs

Les nouveaux paramètres seront automatiquement activés ou désactivés pour les utilisateurs en fonction de leurs réglages actuels :

  • Utilisateurs gérant des membres : vous devez accorder aux utilisateurs l'autorisation de gérer tous les paramètres de gestion des membres qui sont fusionnés. À défaut, le paramètre Gérer les membres ne sera pas activé.
  • Utilisateurs gérant du contenu : vous devez accorder aux utilisateurs l'autorisation de gérer tous les paramètres de modération de contenu qui sont fusionnés. À défaut, le paramètre Modérer le contenu ne sera pas activé.

  • Utilisateurs gérant des métadonnées : vous devez accorder aux utilisateurs l'autorisation de gérer au moins l'un des paramètres de métadonnées qui sont fusionnés. De plus, tous les paramètres de métadonnées doivent être désactivés pour les utilisateurs qui n'auront pas besoin du nouveau paramètre Gérer les métadonnées.

Outils de vérification des paramètres

Boîtes de réception collaboratives

Vous devrez au moins activer le paramètre Gérer les métadonnées pour assurer le fonctionnement d'une boîte de réception collaborative. Vérifiez qu'au moins l'un des paramètres de métadonnées de contenu qui vont être fusionnés est activé pour les membres du groupe. 

En savoir plus sur les boîtes de réception collaboratives

Nouveau paramètre "Gérer les membres"

Le nouveau paramètre Gérer les membres permettra de déterminer les utilisateurs autorisés à ajouter des membres à un groupe, et à modifier le rôle d'un membre.

Les autorisations suivantes seront fusionnées dans le paramètre Gérer les membres. Les utilisateurs pour lesquels le nouveau paramètre est activé pourront effectuer les tâches suivantes :

Autorisations du paramètre
GÉRER LES MEMBRES 


Action disponible avec cette autorisation
Ajouter des membres Ajouter des membres aux groupes
Approuver des membres Approuver les membres demandant à rejoindre des groupes
Exclure des utilisateurs Refuser l'adhésion des utilisateurs
Inviter des membres Envoyer un e-mail aux utilisateurs pour les inviter à rejoindre un groupe
Modifier les membres Changer les rôles des membres du groupe
Ces paramètres se trouvent actuellement dans Autorisations > Droits de modération.

Influence possible des modifications sur les membres

Après le lancement des nouveaux paramètres, le paramètre Gérer les membres sera activé ou désactivé pour les membres, en fonction de leurs anciens paramètres :

  • ACTIVÉ : membres pour lesquels toutes les autorisations de gestion des membres (répertoriées dans le tableau) sont activées
  • DÉSACTIVÉ : membres pour lesquels tous les paramètres de gestion des membres ne sont pas activés

Important : Si certains membres ne disposent pas de toutes les autorisations Gérer les membres, ils perdront l'autorisation de gérer les membres après le lancement des nouveaux paramètres.

Tous les paramètres définis sur Aucun élément sélectionné sont ignorés. Par exemple, si certaines autorisations "Gérer les membres" sont activées pour un utilisateur, et que les autres autorisations "Gérer les membres" sont définies sur Aucun élément sélectionné, le nouveau paramètre sera activé.

Nouveau paramètre "Modérer le contenu"

Le nouveau paramètre Modérer le contenu permettra de déterminer les utilisateurs autorisés à publier, approuver et supprimer des messages de groupe, ainsi qu'à gérer les conversations de groupe (sujets).

Les autorisations ci-dessous seront fusionnées dans le paramètre Modérer le contenu. Les membres pour lesquels le nouveau paramètre est activé pourront effectuer l'ensemble des tâches suivantes :

Autorisations du paramètre
MODÉRER LE CONTENU


Action disponible avec cette autorisation

Actuellement situés dans Autorisations > Droits de modération
Approuver les messages Approuver les messages en attente de modération
Supprimer un message Supprimer les réponses aux sujets
(Les auteurs peuvent toujours supprimer leurs propres messages.)
Supprimer des sujets Supprimer des sujets
Verrouiller des sujets Empêcher les utilisateurs de publier des réponses aux sujets
Intégrer des sujets Déplacer les sujets dans le groupe ou le forum
Actuellement situés dans Autorisations > Droits de publication
Extraire des sujets Déplacer les sujets hors du groupe ou du forum
Publier les annonces Poster des annonces, un type de sujet spécial

Influence possible de ces modifications sur les utilisateurs existants

Une fois les nouveaux paramètres disponibles, le paramètre Modérer le contenu sera activé ou désactivé pour les utilisateurs, en fonction de leurs anciens paramètres :

  • ACTIVÉ : utilisateurs pour lesquels tous les paramètres de modération de contenu (répertoriés dans le tableau) sont activés
  • DÉSACTIVÉ : utilisateurs pour lesquels tous les paramètres de modération de contenu ne sont pas activés

Important : Si les utilisateurs ne disposent pas des autorisations Modérer le contenu, ils perdront l'autorisation de modérer le contenu.

Tous les paramètres définis sur Aucun élément sélectionné sont ignorés. Par exemple, si certaines autorisations "Modérer le contenu" sont activées pour un utilisateur, et que les autres autorisations "Modérer le contenu" sont définies sur Aucun élément sélectionné, le nouveau paramètre sera activé.

Nouveau paramètre "Modérer les métadonnées"

Le nouveau paramètre Modérer les métadonnées permettra de déterminer les utilisateurs autorisés à ajouter un tag ou une catégorie à du contenu, à attribuer des sujets aux membres, ainsi qu'à marquer des sujets comme favoris ou doublons.

Les autorisations suivantes seront fusionnées dans le paramètre Modérer les métadonnées. Les utilisateurs pour lesquels le nouveau paramètre est activé pourront effectuer les tâches suivantes :

Autorisations du paramètre MODÉRER LES MÉTADONNÉES


Action disponible avec cette autorisation

Situés dans Autorisations > Droits de modération
Prendre en charge un sujet Se charger de sujets 
Marquer comme doublon Marquer les sujets comme des doublons
Modifier le tag ou la catégorie  Modifier les catégories et les tags des sujets
Masquer l'utilisation abusive     Masquer les publications en signalant les abus
Sujets épinglés Faire apparaître les sujets en haut de la liste
Annuler l'attribution du sujet Marquer n'importe quel sujet comme non attribué
Marquer qu'aucune réponse n'est nécessaire     Marquer qu'un sujet ne nécessite aucune réponse 
Annuler le marquage d'une réponse favorite sur tous les sujets     Annuler le marquage d'une réponse favorite sur tous les sujets
Marquer n'importe quel sujet d'un autre utilisateur comme réponse favorite Marquer une réponse comme favorite dans les sujets écrits par d'autres membres
 
Situés dans Autorisations > Droits de publication
Attribuer un sujet Attribuer des sujets à d'autres utilisateurs
Saisir des tags de format libre Créer des tags

Influence possible de ces modifications sur les utilisateurs existants

Une fois les nouveaux paramètres disponibles, le paramètre Modérer les métadonnées sera activé ou désactivé pour les utilisateurs, en fonction de leurs anciens paramètres :

  • ACTIVÉ : utilisateurs pour lesquels tous les paramètres des métadonnées de contenu (répertoriés dans le tableau) sont activés
  • DÉSACTIVÉ : utilisateurs pour lesquels tous les paramètres des métadonnées de contenu ne sont pas activés

Important : Puisque toutes les autorisations sont incluses dans le paramètre "Modérer les métadonnées", certains utilisateurs pourront accéder aux paramètres des métadonnées auxquels ils n'avaient pas accès auparavant.

Modifications apportées au paramètre de groupe relatif à l'annuaire

Le paramètre de groupe relatif à l'annuaire, Répertorier ce groupe dans l'annuaire, est disponible sous Paramètres du groupe > Informations > Annuaire. Ce paramètre permet actuellement aux propriétaires et aux gestionnaires de rendre leurs groupes détectables, ou de les masquer dans l'annuaire et les résultats de recherche.

Ce qui change

Ce paramètre permettra de mieux contrôler la visibilité des groupes. Les propriétaires et gestionnaires pourront par exemple rendre leurs groupes publics sur Internet ou pour tout utilisateur faisant partie de leur domaine. Si un groupe n'est pas visible, les utilisateurs qui n'en sont pas membres ne pourront pas le trouver, même s'ils disposent d'un lien pour y accéder.

De plus, les membres de groupe pourront consulter :

  • les groupes auxquels ils appartiennent dans l'annuaire Google Groupes et dans les résultats de recherche ;
  • la page "À propos" des groupes auxquels ils appartiennent.

En savoir plus sur le paramètre relatif à l'annuaire

Modifications apportées aux pieds de page des e-mails de groupe

Les paramètres de pied de page des e-mails de groupe se trouvent dans Paramètres > Options d'e-mail. Grâce à ces paramètres, les propriétaires et gestionnaires de groupe peuvent choisir les éléments à afficher dans le pied de page des e-mails de groupe. 

Remarque : Dans les e-mails envoyés aux membres d'un groupe externe, le pied de page contient toujours la procédure à suivre pour se désabonner du groupe. Ce pied de page ne peut être ni modifié, ni supprimé.

Ce qui change

Nous supprimons certains éléments textuels du pied de page prédéfini. Par défaut, chaque pied de page d'e-mail inclura les éléments suivants : 

  1. Instructions pour vous désabonner du groupe
  2. Lien vers l'URL de l'e-mail 
  3. Tout texte personnalisé que vous ajoutez (facultatif)

De plus, vous disposez d'un nouveau paramètre permettant d'inclure uniquement votre texte personnalisé dans le pied de page. 

Modification

Paramètres

Nouveau fonctionnement
Aucune Ajouter un texte de pied de page personnalisé Aucun changement. Vous pouvez ajouter votre propre texte au pied de page. 
Nouveau Désactiver le pied de page Google Groupes Le pied de page inclut uniquement l'éventuel texte personnalisé que vous avez ajouté. 
Supprimé Afficher la procédure à suivre pour se désabonner Le pied de page inclut les instructions à suivre pour se désabonner du groupe. 
Supprimé

Afficher l'URL du message

Le pied de page inclut l'URL permettant d'afficher le message du groupe. 

Supprimé Afficher la procédure à suivre pour envoyer un message Le pied de page n'inclut pas les instructions relatives à l'envoi d'un message.  
Supprimé Afficher l'URL du groupe Le pied de page n'inclut pas de lien vers l'URL du groupe.
Supprimé Afficher l'URL de désactivation Le pied de page n'inclut pas d'instructions relatives à la désactivation des invitations et messages Google Groupes.

Actions recommandées 

Avant le 6 mai, examinez vos paramètres de pied de page. Si vous souhaitez qu'un pied de page indique la procédure à suivre pour envoyer des messages au groupe, ou un lien vers le groupe, ajoutez dès à présent ces informations dans un pied de page personnalisé. Désactivez ensuite les paramètres de pied de page associés. 

Paramètres supprimés

Nous supprimons les paramètres rarement utilisés, tels que celui permettant de définir les utilisateurs autorisés à publier des messages en texte enrichi. Nous supprimons également les fonctionnalités obsolètes et leurs paramètres. 

Autorisation supprimée Nouveau fonctionnement
Question aux nouveaux membres
Autorisations > Autorisations de base  
Aucun SMS personnalisé. Les utilisateurs demandant à rejoindre des groupes verront s'afficher un champ de justification à remplir. 
Affichage de badge
Rôles > Créer un rôle   
Les badges sont toujours visibles par les autres membres du groupe.
Modifier la langue d'affichage
Paramètres généraux    
L'interface Google Groupes utilise toujours la langue définie dans le compte Google de l'utilisateur.
Utiliser des réponses standardisées
Autorisations > Droits de publication    
Tous les utilisateurs peuvent utiliser des réponses standardisées. 
Qui peut publier du texte enrichi
Autorisations > Droits de publication  
Tous les utilisateurs peuvent publier des messages en texte enrichi.
Réponses standardisées
Paramètres généraux (définis par l'utilisateur) 
Un utilisateur peut créer et utiliser des réponses standardisées.
 
Modifier les messages des autres utilisateurs
Autorisations > Droits de modération    
Aucun utilisateur ne peut modifier les messages ou les sujets d'un autre utilisateur.
Meilleures réponses
Informations > Personnalisation de l'affichage Web 
 Les meilleures réponses s'affichent toujours au-dessus des autres réponses.
Utiliser des photos de profil personnalisées
Autorisations > Droits de publication
Les utilisateurs qui peuvent définir leur propre nom d'affichage peuvent aussi choisir leurs images de profil.
Nombre maximal de tags
Paramètres > Tags

Jusqu'à 14 tags peuvent être appliqués à un sujet.

Taille maximale du message
Paramètres > Options d'e-mail
La taille maximale des messages est de 25 Mo.
Marquer une réponse favorite sur votre propre sujet
Autorisations > Droits de publication
Si le paramètre Modérer les métadonnées est activé pour un auteur, ce dernier peut marquer les réponses comme favorites dans ses propres sujets.
Longueur de l'objet
Informations > Personnalisation de l'affichage Web
Les sujets ont une limite de 250 caractères pour tous les groupes.
Délai pour les messages orphelins
Informations > Contrôle du contenu
Cette fonctionnalité n'est plus disponible.
Suivre les messages orphelins
Informations > Contrôle du contenu
Cette fonctionnalité n'est plus disponible.
Interdire la publication après X jours sans publication
Informations > Informations générales

Cette fonctionnalité n'est plus disponible.

Ajouter des références
Autorisations > Droits de publication

Cette fonctionnalité n'est plus disponible. Pour les publications existantes, les liens vers des vidéos et d'autres contenus continueront de fonctionner.
"Moi aussi" pour un sujet
Autorisations > Droits de publication
Cette fonctionnalité n'est plus disponible. Auparavant, les utilisateurs pouvaient ajouter le tag "Moi aussi" à un sujet pour indiquer qu'ils étaient intéressés par une réponse à la question posée, ou qu'ils rencontraient un problème similaire.
Restriction aux domaines
Rôles > Créer
Cette fonctionnalité n'est plus disponible. Les membres d'un groupe ne sont plus limités à une liste de domaines spécifiques.
Répondre aux sujets fermés automatiquement
Autorisations > Droits de publication
Cette fonctionnalité n'est plus disponible.
allow_google_to_contact
API Groups
Cette fonctionnalité est obsolète. Ce paramètre permettait à Google de vous contacter dans le cadre de campagnes marketing spécifiques, qui sont à présent terminées.
message_display_font
API Groups
Une largeur fixe est utilisée par défaut dans l'interface Groupes.

Que dois-je faire ?

Examiner les paramètres de groupe avant le 6 mai 2019

Examinez vos groupes et ajustez les paramètres d'autorisation des utilisateurs avant que les modifications ne prennent effet le 6 mai 2019. Assurez-vous que les utilisateurs disposent bien des autorisations nécessaires pour réaliser les actions suivantes :

Outils de vérification des paramètres

Paramètres à vérifier

  • Paramètres d'exclusion d'un utilisateur : en fonction du mode de création d'un groupe, le paramètre Exclure des utilisateurs peut être défini sur Propriétaires, même si la valeur par défaut est Propriétaires et gestionnaires. Si tel est le cas, le paramètre Exclure des utilisateurs sera défini sur Propriétaires après le lancement des nouveaux paramètres. Si vous souhaitez utiliser la valeur par défaut, définissez le paramètre Exclure des utilisateurs sur Propriétaires et gestionnaires avant le 6 mai.

  • Paramètres de pied de page : avant le 6 mai, vérifiez vos paramètres de pied de page. Si vous souhaitez qu'un pied de page indique la procédure à suivre pour envoyer des messages, ou un lien vers le groupe, ajoutez dès à présent ces informations dans un pied de page personnalisé. Désactivez ensuite les paramètres de pied de page associés. En savoir plus sur les modifications apportées aux pieds de page de groupe 

  • Paramètres par défaut pour les nouveaux groupes : en tant qu'administrateur, vous pouvez sélectionner les paramètres par défaut pour les groupes créés dans votre organisation. Une fois les nouveaux paramètres lancés, vous pourrez mettre à jour les paramètres par défaut, au besoin. 

Informer les propriétaires de groupe de ces modifications
Assurez-vous que les propriétaires de groupe de votre organisation sont informés des modifications apportées. Pour vous aider à communiquer avec les propriétaires de groupe, utilisez cet exemple d'e-mail. Ils pourront accéder à tous les paramètres qui s'appliquent à leurs groupes, comme auparavant.
Mettre à jour les applications et les scripts qui utilisent l'API Groups Settings
Parallèlement à la modification des paramètres dans l'interface utilisateur de Google Groupes, nous allons consolider et supprimer progressivement des procédures associées dans l'API Groups Settings. Si vous possédez des applications ou des scripts qui utilisent l'API Groups Settings, vous devez planifier leur mise à jour d'ici le 6 mai 2019. En savoir plus sur les modifications apportées à l'API Groups Settings
En l'absence d'action de votre part

Les autorisations des membres de groupe seront modifiées en fonction de leurs paramètres actuels. Par conséquent, certains membres pourront obtenir ou se voir retirer des autorisations de manière inattendue. De plus, les paramètres de vos groupes seront mis à jour pour se conformer aux nouvelles commandes.

Les gestionnaires de groupe peuvent activer ou désactiver les paramètres mis à jour pour eux-mêmes. Les propriétaires de groupe peuvent modifier à tout moment les paramètres qui s'appliquent à leurs groupes. 

Ressources

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