Как ограничить обмен электронными письмами в организации

Администратор при необходимости может запретить обмен сообщениями электронной почты между пользователями из разных организационных подразделений. Например, департамент образования может потребовать сделать так, чтобы старшеклассники не могли отправлять письма учащимся младших классов.

Чтобы добавить такое ограничение, вам потребуется создать два правила соответствия контента: по одному для отправителя и получателя. Подробнее о том, как настроить правила соответствия содержания…

Как создать два правила соответствия содержания

В следующем примере показано, как запретить младшеклассникам получать письма от учащихся старшей и средней школы.

Шаг 1. Создайте правило для отправки

Создайте правило, которое будет добавлять к внутренним сообщениям заголовок, определяющий тип отправителя (примеры: преподаватель, учащийся младшей или старшей школы).

1. Войдите в консоль администратора Google.

   Войдите в аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

2. В консоли администратора нажмите на значок меню ПриложенияGoogle WorkspaceGmailСоблюдение нормативных требований.
3. Слева на странице выберите организационное подразделение, в котором хотите применить настройки, например "Учащиеся старшей школы".
4. Прокрутите страницу вниз до раздела "Соблюдение нормативных требований", наведите указатель мыши на параметр "Соответствие содержания" и выберите нужный вариант:
   • Нажмите Настроить.
   • Если параметр уже настроен, нажмите Изменить или Добавить.
5. Добавьте или измените описание правила, например Отмечать все сообщения, отправленные учащимися старшей школы, заголовком high-school.
6. Убедитесь, что в разделе Типы сообщений флажок установлен только рядом с параметром Внутреннее – отправка.
7. В разделе Добавьте выражения, описывающие контент, который нужно искать в каждом письме в раскрывающемся меню выберите Если ВСЕ, приведенное ниже, соответствует письму.
   Примечание. Выражения добавлять не нужно.
8. В списке под параметром Заголовки установите флажок Добавить персонализированные заголовки.
9. Нажмите Добавить.
10. В разделе Добавьте заголовок в поле "Ключ заголовка" введите user-type, а в поле "Значение заголовка" – нужное вам значение.
    Пример заполнения полей: X-user-type: high-school.
11. Нажмите Сохранить.
12. Чтобы сохранить изменения, нажмите Добавление настроек или Сохранить.

Повторите приведенные выше шаги для остальных организационных подразделений, пользователям из которых требуется запретить отправку писем в другое подразделение. Например, создайте правило для учащихся средней школы.

Шаг 2. Создайте правило для получателей

Ниже описано, как создать правило для организационного подразделения, сотрудникам которого запрещено получать письма от пользователей из другого подразделения.

1. В консоли администратора нажмите на значок меню ПриложенияGoogle WorkspaceGmailСоблюдение нормативных требований.
2. Слева на странице выберите организационное подразделение, в котором хотите применить настройки, например "Учащиеся младшей школы".
3. Прокрутите страницу вниз до раздела "Соблюдение нормативных требований", наведите указатель мыши на параметр "Соответствие содержания" и выберите нужный вариант:
   • Нажмите Настроить.
   • Если параметр уже настроен, нажмите Изменить или Добавить.
4. Добавьте или измените описание правила, например Запретить учащимся младшей школы получать сообщения с заголовками high-school и middle-school.
5. В разделе Типы сообщений установите флажок Внутреннее – получение.
6. В разделе Добавление выражений, описывающих контент, который нужно искать в каждом сообщении нажмите Добавить.
7. В раскрывающемся списке под заголовком Выражения выберите Соответствие по расширенному содержанию.
8. В раскрывающемся списке Местоположение выберите Полные заголовки.
9. В раскрывающемся списке Тип соответствия выберите Соответствует регулярному выражению.
10. В поле Регулярное выражение введите:
    ^X-user-type: (high-school|middle-school)$
11. В поле Описание регулярного выражения введите Отклонять сообщение, если оно помечено выражениями high-school или middle-school.
12. Нажмите Сохранить.
13. В разделе Если указанные выше выражения совпадают, выполнить следующие действия выберите в раскрывающемся меню вариант Отклонить сообщение.
14. В поле Введите текст уведомления об отказе напишите текст сообщения, которое получит отправитель, с объяснением, почему оно было возвращено.
    Например, такое: Это сообщение было отклонено, поскольку пользователям из вашей организации запрещено отправлять электронные письма пользователям из организации "Учащиеся младшей школы".
15. Нажмите Добавление настроек.
16. Нажмите Сохранить.

Статьи по теме

Рекомендации по более эффективному тестированию правил