Exigir revisores en acciones en bloque

Como administrador de G Suite, con la herramienta de investigación puedes realizar acciones en bloque para eliminar o modificar grandes cantidades de datos de tu organización. Por ejemplo, puedes utilizar la herramienta de investigación para suspender o eliminar muchos usuarios. Si quieres impedir que la herramienta se use de forma accidental o malintencionada, los superadministradores de tu organización pueden configurarla para exigir que los revisores tengan que aprobar las acciones en bloque.

Este ajuste es global, por lo que se aplica a todos los administradores que utilicen la herramienta de investigación. Cuando esté habilitada y un administrador realice una acción en más de 300 elementos, como usuarios o mensajes de correo electrónico, se debe designar un segundo administrador que confirme la acción.

Activar el ajuste Exigir revisor

Para exigir revisores en acciones en bloque en la herramienta de investigación, sigue estos pasos:

  1. Ve a admin.google.com e inicia sesión en la consola de administración de Google con tu cuenta de superadministrador.
    Recuerda que debes iniciar sesión con esa cuenta, no con tu cuenta personal de Gmail.
  2. Haz clic en Seguridad.
  3. Haz clic en Herramienta de investigación.
  4. Desde la página Investigación, haz clic en el icono de la rueda dentada, situado en la parte derecha de la pantalla.
    Se mostrará la ventana Configuración de investigación.
  5. Activa el ajuste Exigir revisor.
  6. Haz clic en APLICAR.

Elegir revisores

Una vez habilitado el ajuste Exigir revisor, todos los administradores con acceso a la herramienta de investigación deben elegir al menos un revisor antes de realizar acciones en más de 300 elementos, ya sean usuarios o mensajes de correo electrónico.

Los revisores deben tener los privilegios necesarios para realizar acciones en datos relacionados con esa acción en bloque, como Drive, Gmail o Móvil. Esa acción caduca si los revisores no aprueban la acción pasadas 72 horas.

Para elegir revisores de acciones en bloque, sigue estos pasos:

  1. Ve a admin.google.com e inicia sesión en la consola de administración de Google con tu cuenta de administrador.
    Recuerda que debes iniciar sesión con esa cuenta, no con tu cuenta personal de Gmail.
  2. Haz clic en Seguridad.
  3. Haz clic en Herramienta de investigación.
  4. Realiza una búsqueda (siguiendo lo descrito en el artículo Personalizar búsquedas con la herramienta de investigación).
  5. Selecciona elementos en los resultados de búsqueda (por ejemplo, usuarios).
  6. Haz clic en ACCIONES.
  7. Ve seleccionando Restaurar usuario o Suspender usuario por las filas seleccionadas.
  8. Escribe la dirección de correo electrónico del administrador designado como revisor y añade un mensaje.
  9. Haz clic en ENVIAR.

Nota: Puedes cancelar la acción en bloque antes de que se conceda la aprobación si vas a la parte inferior de la página Investigación y haces clic en CANCELAR.

Verificar el estado de las acciones en bloque

Cuando realizas una acción, aparece una tarjeta con su estado debajo de tu búsqueda. Este mensaje puede indicar, por ejemplo, si la acción aún está pendiente de aprobación o si ha finalizado o caducado.

Puedes verificar el estado de las tareas más grandes en la consola de administración de Google para ver si todavía están en progreso o finalizadas. Por ejemplo, en el caso de que una de las acciones en bloque que has realizado en la herramienta de investigación tarde mucho tiempo en completarse, puedes salir de la consola de administración y volver más tarde para verificar el estado de la acción. 

En la parte superior de la consola de administración, haz clic en Tareas Tasks para ver el estado de las tareas más grandes.

  Se señala dónde hacer clic en Tareas.

El estado de la acción en bloque se muestra en la ventana de tareas, por ejemplo: Esperando la aprobación para suspender usuarios, Suspendiendo usuarios, Se ha completado la suspensión de usuarios, Se ha cancelado la suspensión de usuarios o Ha caducado la acción de suspender usuarios.

En la ventana de tareas, también puedes hacer clic en Ver detalles para consultar los datos de una acción en bloque: Número total de intentos, Con éxito y Fallos. Haz clic en Ver resultados para consultar los de la herramienta de investigación y obtener más información sobre elementos concretos. Por ejemplo, los resultados pueden mostrar que no se ha suspendido un usuario en la acción en bloque porque su cuenta ya estaba suspendida.

Para obtener más detalles, consulta también el artículo Comprobar el estado de tareas grandes.

Aprobar acciones en bloque

Puedes aprobar acciones en bloque si otro administrador te elige como revisor. Recibirás una notificación por correo electrónico con datos sobre la acción en bloque y una solicitud para aprobarla.

Si no apruebas esa acción en menos de 72 horas, caducará.

Para aprobar acciones en bloque, sigue estos pasos:

  1. En la notificación por correo electrónico, haz clic en VER, para iniciar sesión en la consola de administración de Google.
  2. Escribe el nombre de usuario y la contraseña de tu cuenta de administrador para verificar tu identidad.
    Se te dirigirá a la herramienta de investigación de la consola de administración de Google.
  3. Haz clic en APROBAR. También tienes la posibilidad de rechazar la acción.

Cancelar acciones en bloque

Puedes cancelar acciones en bloque antes de que las apruebe un revisor. En la parte inferior de la página Investigación, haz clic en CANCELAR. Si, en el momento en que se canceló, la acción ya la había aprobado un revisor y estaba en curso, se generarán resultados parciales.

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