Notifikasi

Duet AI kini menjadi Gemini untuk Google Workspace. Pelajari lebih lanjut

Menggunakan fasilitas terstruktur Google Kalender

Google merekomendasikan Anda untuk menentukan fasilitas Kalender menggunakan format terstruktur. Fasilitas terstruktur mencakup informasi tentang lokasi, kapasitas, atau peralatan dari fasilitas. Kalender menggunakan data ini untuk memberikan info yang lebih detail tentang ruang dan fasilitas, sehingga membantu pengguna memilih fasilitas terbaik yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Tentukan fasilitas terstruktur untuk memanfaatkan fitur Kalender baru dan kemampuan yang ditingkatkan.

Fasilitas (lama) yang tidak terstruktur hanya menggunakan kolom berikut:

  • ID Fasilitas
  • Nama
  • Deskripsi

Jika suatu fasilitas hanya memiliki kolom di atas, fasilitas tersebut adalah fasilitas lama. Fasilitas yang dibuat sebelum 17 Oktober 2017 mungkin merupakan fasilitas lama.

Manfaat fasilitas terstruktur 

Mengubah data Anda ke format terstruktur memerlukan usaha ekstra, tetapi hasilnya akan sepadan. Ketika Anda mengubah fasilitas ke format terstruktur, pengguna dapat: 

Beralih ke fasilitas terstruktur

Ganti format fasilitas ke dalam format terstruktur agar Anda dapat menikmati manfaat peningkatan kualitas di masa mendatang pada Google Kalender. Saat Anda menggunakan fasilitas terstruktur, pengguna dapat menikmati pengalaman terbaik saat memesan ruang dan menggunakan perlengkapan kalender lainnya.

Pahami perubahan, lakukan pengujian, dan komunikasikan

Menggunakan informasi fasilitas terstruktur akan mengubah cara pengguna berinteraksi dengan Kalender. Sebaiknya Anda mempersiapkan perubahan ini dengan cara-cara berikut:

  • Analisis cara pengelolaan fasilitas Anda saat ini dan pahami bagaimana migrasi ke format terstruktur dapat mengubah pengalaman pengguna.
  • Gunakan fasilitas terstruktur dalam lingkungan pengujian terlebih dahulu untuk melihat bagaimana perubahan akan muncul. Simpan cadangan informasi fasilitas Anda saat ini.
  • Perbarui aplikasi internal dan software pihak ketiga. Misalnya, aplikasi yang mengandalkan konvensi penamaan kustom. 
  • Beri tahu pengguna tentang perubahan serta perilaku baru, dan kelola peluncuran perubahan ini.

Perubahan pada pengalaman pengguna

Pengguna akan melihat perubahan berikut ketika format terstruktur baru diterapkan di perusahaan Anda. 

Perubahan pada hasil penelusuran

Sebelum

Fasilitas ditampilkan sebagai satu nama fasilitas yang panjang

Setelah

Fasilitas ditampilkan dengan informasi yang teratur

Perubahan tampilan ruang dan bukan ruang

Untuk ruang (Kategori CONFERENCE_ROOM)  
  1. Nama fasilitas
  2. Gedung
  3. Lantai & unit
  4. Kapasitas
  5. Perlengkapan A/V

 

Untuk bukan ruang (Kategori OTHER)
  1. Nama fasilitas
  2. Gedung
  3. Lantai & unit
  4. Kapasitas
  5. Jenis fasilitas
  6. Perlengkapan A/V (jika ada)

Perubahan tampilan fasilitas  

Saat Anda mengarahkan kursor ke fasilitas, detail tambahan akan ditampilkan:

 

Untuk ruang (Kategori CONFERENCE_ROOM)


Untuk fasilitas non-ruang (Kategori OTHER)

Perubahan pada urutan fasilitas

Sebelum 17 Oktober 2017

Sebelumnya, pengelompokan dalam daftar ruang berdasarkan nama fasilitas. Misalnya, daftar ruang tersebut dibuat menurut awalan, dan bukan informasi yang lebih membantu dalam memutuskan fasilitas mana yang akan digunakan. Jika Anda memiliki banyak ruang dengan awalan tertentu (misalnya: CH-ZRHA), semua ruang tersebut dikelompokkan bersama menurut awalan ini.

Contoh nama fasilitas:

CH-ZRHA-RuanganFavorit’1 [Telepon, VC]

CH-ZRHA-RuanganFavoritKedua’1 [Telepon, VC]

US-SFO-RuangdiSFO’2 [Telepon, VC]

Pengelompokkan berdasarkan awalan:

Gedungnya adalah ZRH-KantorA dan SFO-KantorB

Setelah 17 Oktober 2017

Pengelompokan didasarkan pada gedung yang Anda buat. Fasilitas ruang dan non-ruang akan dikelompokkan dalam node gedungnya.

Contoh nama baru yang dibuat secara otomatis:

ZRH-KantorA-1-RuanganFavorit (4) [Telepon, VC]

ZRH-KantorA-1-RuanganFavoritKedua (2) [Telepon, VC]

SFO-KantorB-RuangandiSFO (2) [Telepon, VC]

Gedungnya adalah ZRH-KantorA dan SFO-KantorB

Pengelompokan berdasarkan nama gedung:

Penamaan lantai dan urutan tampilan:

Lantai di gedung ditampilkan dalam urutan angka. Contoh:

  • Lantai “1” ditampilkan sebelum “2”
  • Lantai “12A” ditampilkan sebelum “1A”; karena “2”<”A”

Untuk menampilkan lantai dalam urutan yang benar, gunakan lantai bernomor seperti: “01”, “02, …, “12”

Perubahan pada tampilan dan nama fasilitas 

Untuk fasilitas lama, Google merekomendasikan format nama khusus untuk fasilitas. Hierarki fasilitas akan dibuat secara otomatis jika ada penambahan lebih dari 10 fasilitas yang menggunakan karakter '-'. Jika ada lebih dari 100 fasilitas di grup header, grup akan dibagi menjadi beberapa sub-header.

Dengan informasi fasilitas terstruktur, konvensi penamaan Google menjadi standar dan digunakan dalam pembuatan nama secara otomatis dari masing-masing kolom fasilitas. Nama yang dibuat secara otomatis akan dihasilkan jika ada kolom fasilitas selain nama, jenis, atau deskripsi fasilitas yang diperbarui.

  • [gedung]-[lantai] [nama ruang] ([kapasitas ruang]) [Perlengkapan audio dan video]
  • [jenis fasilitas]-[gedung]-[lantai] [nama ruang] ([kapasitas ruang]) [Perlengkapan audio dan video]

Nama yang dibuat secara otomatis: 

  • Membuat format nama fasilitas yang konsisten di seluruh organisasi. 
  • Memperbarui info detail ruang secara otomatis (misalnya, jika kapasitas meningkat, perlengkapan ditambahkan atau diubah).
  • Memudahkan untuk memahami properti setiap ruang atau fasilitas cukup dengan melihat namanya.

Nama baru yang dibuat secara otomatis akan ditampilkan di lokasi ini:

Daftar peserta

Dalam Daftar peserta untuk acara Kalender, format baru nama fasilitas yang dibuat secara otomatis akan menggantikan nama fasilitas lama.

Kolom Tempat di web dan seluler

Di kolom Tempat pada acara Kalender, format baru nama fasilitas yang dibuat secara otomatis akan menggantikan nama fasilitas lama.

Notifikasi di perangkat seluler

Dalam notifikasi di seluler atau web, format baru nama yang dibuat secara otomatis akan menggantikan nama fasilitas lama.

Mengonversi fasilitas, perlengkapan, dan gedung  

Ada 3 cara untuk memperbarui fasilitas:

Mengubah fasilitas menggunakan CSV

Jika Anda memiliki peran administrator dengan hak istimewa untuk mengelola gedung dan fasilitas yang ditetapkan ke akun Anda, perbarui fasilitas di organisasi menggunakan langkah-langkah berikut.    

Langkah 1: Download CSV dari konsol Admin

Mulailah dengan mendownload informasi fasilitas dalam file CSV.

  1. Login ke Konsol Google Admin.

    Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).

  2. Di konsol Admin, buka Menu laluDirektorilaluGedung dan fasilitas.
  3. Buka Pengelolaan fasilitas.
  4. Klik Download  laluDownload.
  5. Simpan file CSV.

Langkah 2: Impor data CSV ke spreadsheet  

Setelah file CSV didownload, impor ke spreadsheet. 

  1. Buka Spreadsheet Google kosong, lalu buka File > Impor
  2. Arahkan ke file CSV yang didownload, lalu klik Pilih
  3. Di jendela Impor, buat pilihan, lalu klik Impor data.

Langkah 3: Edit fasilitas di spreadsheet 

Tinjau informasi di spreadsheet dan catat setiap bidang kosong di kolom yang tidak sesuai, lalu perbarui seperti yang disarankan pada tabel di Format yang digunakan.

Catatan: Jangan ubah ID fasilitas. Jika Anda mengubahnya, sistem akan membuat fasilitas baru, bukan memperbarui fasilitas yang sudah ada 

Mengedit spreadsheet 

  1. Gunakan spreadsheet yang dibuat pada langkah sebelumnya di atas.
  2. Edit kolom sesuai kebutuhan.  

    Penting: Untuk mengidentifikasi perlengkapan di spreadsheet, nama perlengkapan harus diawali dengan #. Misalnya,  #Papan tulis

  3. Setelah selesai diedit, simpan spreadsheet sebagai file CSV.

Spreadsheet contoh 

Resource ID*

Resource Name*

Resource Category*

Resource Type

Floor Name*

Capacity*

Building ID*

123 Auditorium CONFERENCE_ROOM   1 40 81
234 Kantor Jajang OTHER Lounge 4 5 82

* Wajib diisi

User Visible Description

Description

#Papan tulis

#Telepon

  Dikelola oleh admin@perusahaansaya.com TRUE TRUE
Minta asisten Jajang untuk memesan Dikelola oleh admin@perusahaansaya.com FALSE FALSE

Langkah 4: Upload CSV setelah pengeditan   

Setelah spreadsheet diedit, Anda siap mengupload perubahan ke Kalender. 

  1. Login ke Konsol Google Admin.

    Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).

  2. Di konsol Admin, buka Menu laluDirektorilaluGedung dan fasilitas.
  3. Buka Pengelolaan fasilitas.
  4. Arahkan kursor ke Tambahkan  dan klik Upload  .
  5. Klik Lampirkan CSV, lalu ikuti petunjuk untuk melampirkan file CSV.
  6. Klik Upload.

Format yang digunakan

Saat mengedit spreadsheet, gunakan format berikut.   

Format untuk semua fasilitas  

Gunakan format ini untuk fasilitas yang dibuat di Kalender. 

Nama properti Deskripsi Contoh
Resource Id*

ID ruang unik yang dibuat Google untuk Anda saat membuat fasilitas.

(jangan edit atau hapus untuk fasilitas yang ada)

28AF38E
Resource Name*

Nama singkat ruang.

(batas karakter maksimum yang disarankan 45)

Ruang Lebah
Building Id*     ID Gedung ini harus sama persis dengan ID Gedung yang ditetapkan untuk gedung tempat fasilitas berada. SBY-PUSAT
Resource Category*

Ruang konferensi: Fasilitas yang digunakan untuk rapat atau konferensi yang dapat memiliki ukuran sekecil bilik telepon. 

Lainnya: Fasilitas yang tidak digunakan untuk rapat. Misalnya, Jamboard, sepeda, atau mobil perusahaan.

Kategori tidak dikenal: Fasilitas yang tidak sesuai dengan format struktur

(untuk fasilitas baru, gunakan Ruang konferensi dan Lainnya)

CONFERENCE_ROOM 
Resource Type Kolom yang ada. Saat Kategori fasilitas disetel ke Lainnya, kolom ini ditambahkan sebagai awalan pada nama yang dibuat secara otomatis dan membantu membedakan antara fasilitas ruangan dan bukan ruangan. Opsi ini juga membantu mengategorikan jenis fasilitas. Misalnya: Sepeda, Kendaraan, Ruangan Laktasi, atau Mikroskop.  Sepeda
Floor Name*

Nama lantai harus sesuai dengan salah satu lantai yang ditetapkan di dalam gedung.

(batas karakter maksimum yang disarankan 15)

10
Capacity*     Jumlah orang yang direkomendasikan untuk ruang tersebut. Harus berupa bilangan bulat positif. 4
Floor Section

Menunjukkan di bagian lantai mana ruang tersebut berada.

(batas karakter maksimum yang disarankan 15)

A
User Visible Description Deskripsi bebas untuk ruang yang dapat dilihat pengguna di detail ruang. Catatan: Deskripsi ini hanya ditampilkan saat memesan fasilitas. Setelah memilih fasilitas atau menyimpan acara, deskripsi ini tidak akan ditampilkan lagi. Ekstensi telepon #4119
Description Deskripsi opsional ruangan atau fasilitas yang dapat dilihat di konsol Admin sebagai referensi.

Setiap anggota room-admins@example.com berhak untuk memesan ruang

Gedung sisi timur

#Feature

Perlengkapan adalah atribut atau peralatan di ruangan atau fasilitas, misalnya:

  • Perlengkapan Audio: #Telepon.
  • Perlengkapan Video: #VC, #Unit konferensi Cisco.
  • Perlengkapan Lainnya: #Papan tulis, #Bisa diakses pengguna kursi roda, #Tamu eksternal.
TRUE
Autogenerated name Hanya baca. Nama dibuat saat kategori fasilitas disetel ke Ruang_konferensi atau Lainnya. SBY-PUSAT-Ruang Lebah (4) [VC]

* Wajib diisi

Format untuk gedung 

Gunakan format ini untuk gedung yang dibuat di Kalender. 

Nama properti Deskripsi Contoh
Building Id* ID Gedung ini harus sama persis dengan ID Gedung yang ditetapkan untuk gedung tersebut. SBY-PUSAT
Building Name Nama tampilan untuk gedung Kantor Pusat Surabaya
Address*   Informasi alamat gedung. Lihat Format alamat gedung 678 Lafayette Ave
Suite 2B

Graha Bumi Surabaya Lt. V
Jl. Basuki Rahmat no.106 - 128

雨竜郡秩父別町秩父別4105
 
Floors* Harus dipisahkan dengan koma dan dicantumkan dengan urutan naik dari lantai bawah ke lantai atas. Lobi, M, 2, 3, 4, 5, 5A, 6
Description Deskripsi opsional gedung yang terlihat di konsol Admin sebagai referensi. Gedung sisi timur
Coordinates 

Lintang dan bujur gedung 

40.730610,
-73.935242

* Wajib diisi

Mengelola fasilitas lama

Jika Anda memutuskan untuk tidak mengubah semua fasilitas menjadi fasilitas terstruktur, pastikan Anda mengikuti ketentuan penamaan fasilitas untuk fasilitas lama tersebut agar lebih mudah diidentifikasi dan digunakan.

Fasilitas ruang konferensi

Salah satu format yang disarankan untuk ruang konferensi adalah:

[singkatan kota]-[gedung]-[lantai] [nama ruang] ([kapasitas ruang]) [Fitur audio dan video]

Contoh:

NYC-14-12-Ruang Rapat (15) VC

Ruang konferensi ini berada di kota New York di gedung 14, lantai 12. Nama ruangnya adalah Ruang Rapat. Kapasitasnya 15 orang dan memiliki perlengkapan untuk konferensi video.

Fasilitas lainnya

Untuk membedakan semua jenis fasilitas lainnya dari ruang konferensi, sebaiknya ikuti format berikut.

[(jenis fasilitas)]-[singkatan kota]-[gedung]-[lantai atau lokasi]-[Perlengkapan audio dan video]
 

Dalam format ini, semua fasilitas bukan ruang akan dimulai dengan ' ( ' sehingga tidak akan keliru dengan ruang konferensi. Idealnya, semua fasilitas bukan ruang akan muncul di bagian bawah daftar fasilitas.

Contoh fasilitas bukan ruang Deskripsi
(Sepeda)-London-43-Lobi-Sepeda-1 Sepeda ini berada di London di lobi gedung 43. Ini adalah 'Sepeda 1' (bukan 'Sepeda 2' atau 'Sepeda 3').
(Kendaraan)-LA-Prius-Utama-Utara-4 Kendaraan ini berada di Los Angeles. Kendaraan tersebut adalah Prius yang diparkir di gedung Utama, tempat parkir sebelah Utara, di ruang parkir 4.

Apakah ini membantu?

Bagaimana cara meningkatkannya?
Telusuri
Hapus penelusuran
Tutup penelusuran
Aplikasi Google
Menu utama
5029244692522911853
true
Pusat Bantuan Penelusuran
true
true
true
true
true
73010
false
false