Google merekomendasikan Anda untuk menentukan fasilitas Kalender menggunakan format terstruktur. Fasilitas terstruktur mencakup informasi tentang lokasi, kapasitas, atau peralatan dari fasilitas. Kalender menggunakan data ini untuk memberikan info yang lebih detail tentang ruang dan fasilitas, sehingga membantu pengguna memilih fasilitas terbaik yang sesuai dengan kebutuhan mereka. Tentukan fasilitas terstruktur untuk memanfaatkan fitur Kalender baru dan kemampuan yang ditingkatkan.
Fasilitas (lama) yang tidak terstruktur hanya menggunakan kolom berikut:
- ID Fasilitas
- Nama
- Deskripsi
Jika suatu fasilitas hanya memiliki kolom di atas, fasilitas tersebut adalah fasilitas lama. Fasilitas yang dibuat sebelum 17 Oktober 2017 mungkin merupakan fasilitas lama.
Manfaat fasilitas terstruktur
Mengubah data Anda ke format terstruktur memerlukan usaha ekstra, tetapi hasilnya akan sepadan. Ketika Anda mengubah fasilitas ke format terstruktur, pengguna dapat:
- Meningkatkan pengalaman mereka dengan tampilan fasilitas yang konsisten dan mudah dibaca.
- Memesan ruang atau fasilitas yang tepat dengan lebih cepat menggunakan saran ruang dan fasilitas otomatis
- Dengan cepat mengetahui perbedaan antara fasilitas ruang untuk rapat dan bukan ruang.
- Secara otomatis membebaskan ruang rapat yang tidak digunakan.
- Secara otomatis mengganti ruang yang menolak undangan.
- Mendapatkan manfaat dari peningkatan kualitas dan fitur Kalender pintar di masa mendatang (hanya mendukung fasilitas terstruktur).
Beralih ke fasilitas terstruktur
Ganti format fasilitas ke dalam format terstruktur agar Anda dapat menikmati manfaat peningkatan kualitas di masa mendatang pada Google Kalender. Saat Anda menggunakan fasilitas terstruktur, pengguna dapat menikmati pengalaman terbaik saat memesan ruang dan menggunakan perlengkapan kalender lainnya.
Pahami perubahan, lakukan pengujian, dan komunikasikan
Menggunakan informasi fasilitas terstruktur akan mengubah cara pengguna berinteraksi dengan Kalender. Sebaiknya Anda mempersiapkan perubahan ini dengan cara-cara berikut:
- Analisis cara pengelolaan fasilitas Anda saat ini dan pahami bagaimana migrasi ke format terstruktur dapat mengubah pengalaman pengguna.
- Gunakan fasilitas terstruktur dalam lingkungan pengujian terlebih dahulu untuk melihat bagaimana perubahan akan muncul. Simpan cadangan informasi fasilitas Anda saat ini.
- Perbarui aplikasi internal dan software pihak ketiga. Misalnya, aplikasi yang mengandalkan konvensi penamaan kustom.
- Beri tahu pengguna tentang perubahan serta perilaku baru, dan kelola peluncuran perubahan ini.
Perubahan pada pengalaman pengguna
Pengguna akan melihat perubahan berikut ketika format terstruktur baru diterapkan di perusahaan Anda.
Perubahan pada hasil penelusuran
Sebelum
Fasilitas ditampilkan sebagai satu nama fasilitas yang panjang
Setelah
Fasilitas ditampilkan dengan informasi yang teratur
Perubahan tampilan ruang dan bukan ruang
Nama fasilitas | |||
Gedung | |||
Lantai & unit | |||
Kapasitas | |||
Perlengkapan A/V |
Nama fasilitas | |||
Gedung | |||
Lantai & unit | |||
Kapasitas | |||
Jenis fasilitas | |||
Perlengkapan A/V (jika ada) |
Perubahan tampilan fasilitas
Saat Anda mengarahkan kursor ke fasilitas, detail tambahan akan ditampilkan:
Untuk ruang (Kategori CONFERENCE_ROOM)
Untuk fasilitas non-ruang (Kategori OTHER)
Perubahan pada urutan fasilitas
Sebelum 17 Oktober 2017
Sebelumnya, pengelompokan dalam daftar ruang berdasarkan nama fasilitas. Misalnya, daftar ruang tersebut dibuat menurut awalan, dan bukan informasi yang lebih membantu dalam memutuskan fasilitas mana yang akan digunakan. Jika Anda memiliki banyak ruang dengan awalan tertentu (misalnya: CH-ZRHA), semua ruang tersebut dikelompokkan bersama menurut awalan ini.
Contoh nama fasilitas:
CH-ZRHA-RuanganFavorit’1 [Telepon, VC]
CH-ZRHA-RuanganFavoritKedua’1 [Telepon, VC]
US-SFO-RuangdiSFO’2 [Telepon, VC]
Pengelompokkan berdasarkan awalan:
Gedungnya adalah ZRH-KantorA dan SFO-KantorB
Setelah 17 Oktober 2017
Pengelompokan didasarkan pada gedung yang Anda buat. Fasilitas ruang dan non-ruang akan dikelompokkan dalam node gedungnya.
Contoh nama baru yang dibuat secara otomatis:
ZRH-KantorA-1-RuanganFavorit (4) [Telepon, VC]
ZRH-KantorA-1-RuanganFavoritKedua (2) [Telepon, VC]
SFO-KantorB-RuangandiSFO (2) [Telepon, VC]
Gedungnya adalah ZRH-KantorA dan SFO-KantorB
Pengelompokan berdasarkan nama gedung:
Penamaan lantai dan urutan tampilan:
Lantai di gedung ditampilkan dalam urutan angka. Contoh:
- Lantai “1” ditampilkan sebelum “2”
- Lantai “12A” ditampilkan sebelum “1A”; karena “2”<”A”
Untuk menampilkan lantai dalam urutan yang benar, gunakan lantai bernomor seperti: “01”, “02, …, “12”
Perubahan pada tampilan dan nama fasilitas
Untuk fasilitas lama, Google merekomendasikan format nama khusus untuk fasilitas. Hierarki fasilitas akan dibuat secara otomatis jika ada penambahan lebih dari 10 fasilitas yang menggunakan karakter '-'. Jika ada lebih dari 100 fasilitas di grup header, grup akan dibagi menjadi beberapa sub-header.
Dengan informasi fasilitas terstruktur, konvensi penamaan Google menjadi standar dan digunakan dalam pembuatan nama secara otomatis dari masing-masing kolom fasilitas. Nama yang dibuat secara otomatis akan dihasilkan jika ada kolom fasilitas selain nama, jenis, atau deskripsi fasilitas yang diperbarui.
- [gedung]-[lantai] [nama ruang] ([kapasitas ruang]) [Perlengkapan audio dan video]
- [jenis fasilitas]-[gedung]-[lantai] [nama ruang] ([kapasitas ruang]) [Perlengkapan audio dan video]
Nama yang dibuat secara otomatis:
- Membuat format nama fasilitas yang konsisten di seluruh organisasi.
- Memperbarui info detail ruang secara otomatis (misalnya, jika kapasitas meningkat, perlengkapan ditambahkan atau diubah).
- Memudahkan untuk memahami properti setiap ruang atau fasilitas cukup dengan melihat namanya.
Nama baru yang dibuat secara otomatis akan ditampilkan di lokasi ini:
Daftar peserta
Dalam Daftar peserta untuk acara Kalender, format baru nama fasilitas yang dibuat secara otomatis akan menggantikan nama fasilitas lama.
Kolom Tempat di web dan seluler
Di kolom Tempat pada acara Kalender, format baru nama fasilitas yang dibuat secara otomatis akan menggantikan nama fasilitas lama.
Notifikasi di perangkat seluler
Dalam notifikasi di seluler atau web, format baru nama yang dibuat secara otomatis akan menggantikan nama fasilitas lama.
Mengonversi fasilitas, perlengkapan, dan gedung
Ada 3 cara untuk memperbarui fasilitas:
- Menggunakan API— Untuk mengetahui detailnya, lihat halaman Admin SDK Directory API untuk resources.features, resources.buildings, dan resources.calendars.
- Satu per satu melalui Konsol Admin— Untuk detailnya, ikuti petunjuk menambahkan gedung, perlengkapan, dan fasilitas di Menyiapkan gedung, perlengkapan, dan fasilitas lain.
- Mendownload, mengedit, dan mengupload file CSV—Lihat langkah-langkah di bawah.
Mengubah fasilitas menggunakan CSV
Jika Anda memiliki peran administrator dengan hak istimewa untuk mengelola gedung dan fasilitas yang ditetapkan ke akun Anda, perbarui fasilitas di organisasi menggunakan langkah-langkah berikut.
Langkah 1: Download CSV dari konsol Admin
Mulailah dengan mendownload informasi fasilitas dalam file CSV.
-
Login ke Konsol Google Admin.
Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).
-
Di konsol Admin, buka Menu DirektoriGedung dan fasilitas.
- Buka Pengelolaan fasilitas.
- Klik Download Download.
- Simpan file CSV.
Langkah 2: Impor data CSV ke spreadsheet
Setelah file CSV didownload, impor ke spreadsheet.
- Buka Spreadsheet Google kosong, lalu buka File > Impor.
- Arahkan ke file CSV yang didownload, lalu klik Pilih.
- Di jendela Impor, buat pilihan, lalu klik Impor data.
Langkah 3: Edit fasilitas di spreadsheet
Tinjau informasi di spreadsheet dan catat setiap bidang kosong di kolom yang tidak sesuai, lalu perbarui seperti yang disarankan pada tabel di Format yang digunakan.
Catatan: Jangan ubah ID fasilitas. Jika Anda mengubahnya, sistem akan membuat fasilitas baru, bukan memperbarui fasilitas yang sudah ada
Mengedit spreadsheet
- Gunakan spreadsheet yang dibuat pada langkah sebelumnya di atas.
- Edit kolom sesuai kebutuhan.
Penting: Untuk mengidentifikasi perlengkapan di spreadsheet, nama perlengkapan harus diawali dengan #. Misalnya, #Papan tulis.
- Setelah selesai diedit, simpan spreadsheet sebagai file CSV.
Spreadsheet contoh
Resource ID* |
Resource Name* |
Resource Category* |
Resource Type |
Floor Name* |
Capacity* |
Building ID* |
---|---|---|---|---|---|---|
123 | Auditorium | CONFERENCE_ROOM | 1 | 40 | 81 | |
234 | Kantor Jajang | OTHER | Lounge | 4 | 5 | 82 |
* Wajib diisi
User Visible Description |
Description |
#Papan tulis |
#Telepon |
---|---|---|---|
Dikelola oleh admin@perusahaansaya.com | TRUE | TRUE | |
Minta asisten Jajang untuk memesan | Dikelola oleh admin@perusahaansaya.com | FALSE | FALSE |
Langkah 4: Upload CSV setelah pengeditan
Setelah spreadsheet diedit, Anda siap mengupload perubahan ke Kalender.
-
Login ke Konsol Google Admin.
Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).
-
Di konsol Admin, buka Menu DirektoriGedung dan fasilitas.
- Buka Pengelolaan fasilitas.
- Arahkan kursor ke Tambahkan dan klik Upload .
- Klik Lampirkan CSV, lalu ikuti petunjuk untuk melampirkan file CSV.
- Klik Upload.
Format yang digunakan
Saat mengedit spreadsheet, gunakan format berikut.
Format untuk semua fasilitas
Gunakan format ini untuk fasilitas yang dibuat di Kalender.
Nama properti | Deskripsi | Contoh |
---|---|---|
Resource Id* |
ID ruang unik yang dibuat Google untuk Anda saat membuat fasilitas. (jangan edit atau hapus untuk fasilitas yang ada) |
28AF38E |
Resource Name* |
Nama singkat ruang. (batas karakter maksimum yang disarankan 45) |
Ruang Lebah |
Building Id* | ID Gedung ini harus sama persis dengan ID Gedung yang ditetapkan untuk gedung tempat fasilitas berada. | SBY-PUSAT |
Resource Category* |
Ruang konferensi: Fasilitas yang digunakan untuk rapat atau konferensi yang dapat memiliki ukuran sekecil bilik telepon. Lainnya: Fasilitas yang tidak digunakan untuk rapat. Misalnya, Jamboard, sepeda, atau mobil perusahaan. Kategori tidak dikenal: Fasilitas yang tidak sesuai dengan format struktur (untuk fasilitas baru, gunakan Ruang konferensi dan Lainnya) |
CONFERENCE_ROOM |
Resource Type | Kolom yang ada. Saat Kategori fasilitas disetel ke Lainnya, kolom ini ditambahkan sebagai awalan pada nama yang dibuat secara otomatis dan membantu membedakan antara fasilitas ruangan dan bukan ruangan. Opsi ini juga membantu mengategorikan jenis fasilitas. Misalnya: Sepeda, Kendaraan, Ruangan Laktasi, atau Mikroskop. | Sepeda |
Floor Name* |
Nama lantai harus sesuai dengan salah satu lantai yang ditetapkan di dalam gedung. (batas karakter maksimum yang disarankan 15) |
10 |
Capacity* | Jumlah orang yang direkomendasikan untuk ruang tersebut. Harus berupa bilangan bulat positif. | 4 |
Floor Section |
Menunjukkan di bagian lantai mana ruang tersebut berada. (batas karakter maksimum yang disarankan 15) |
A |
User Visible Description | Deskripsi bebas untuk ruang yang dapat dilihat pengguna di detail ruang. Catatan: Deskripsi ini hanya ditampilkan saat memesan fasilitas. Setelah memilih fasilitas atau menyimpan acara, deskripsi ini tidak akan ditampilkan lagi. | Ekstensi telepon #4119 |
Description | Deskripsi opsional ruangan atau fasilitas yang dapat dilihat di konsol Admin sebagai referensi. |
Setiap anggota room-admins@example.com berhak untuk memesan ruang Gedung sisi timur |
#Feature |
Perlengkapan adalah atribut atau peralatan di ruangan atau fasilitas, misalnya:
|
TRUE |
Autogenerated name | Hanya baca. Nama dibuat saat kategori fasilitas disetel ke Ruang_konferensi atau Lainnya. | SBY-PUSAT-Ruang Lebah (4) [VC] |
* Wajib diisi
Format untuk gedung
Gunakan format ini untuk gedung yang dibuat di Kalender.
Nama properti | Deskripsi | Contoh |
---|---|---|
Building Id* | ID Gedung ini harus sama persis dengan ID Gedung yang ditetapkan untuk gedung tersebut. | SBY-PUSAT |
Building Name | Nama tampilan untuk gedung | Kantor Pusat Surabaya |
Address* | Informasi alamat gedung. Lihat Format alamat gedung. | 678 Lafayette Ave Suite 2B Graha Bumi Surabaya Lt. V Jl. Basuki Rahmat no.106 - 128 雨竜郡秩父別町秩父別4105 |
Floors* | Harus dipisahkan dengan koma dan dicantumkan dengan urutan naik dari lantai bawah ke lantai atas. | Lobi, M, 2, 3, 4, 5, 5A, 6 |
Description | Deskripsi opsional gedung yang terlihat di konsol Admin sebagai referensi. | Gedung sisi timur |
Coordinates |
Lintang dan bujur gedung |
40.730610, -73.935242 |
* Wajib diisi
Mengelola fasilitas lama
Jika Anda memutuskan untuk tidak mengubah semua fasilitas menjadi fasilitas terstruktur, pastikan Anda mengikuti ketentuan penamaan fasilitas untuk fasilitas lama tersebut agar lebih mudah diidentifikasi dan digunakan.
Fasilitas ruang konferensi
Salah satu format yang disarankan untuk ruang konferensi adalah:
[singkatan kota]-[gedung]-[lantai] [nama ruang] ([kapasitas ruang]) [Fitur audio dan video]
Contoh:
NYC-14-12-Ruang Rapat (15) VC
Ruang konferensi ini berada di kota New York di gedung 14, lantai 12. Nama ruangnya adalah Ruang Rapat. Kapasitasnya 15 orang dan memiliki perlengkapan untuk konferensi video.
Fasilitas lainnya
Untuk membedakan semua jenis fasilitas lainnya dari ruang konferensi, sebaiknya ikuti format berikut.
[(jenis fasilitas)]-[singkatan kota]-[gedung]-[lantai atau lokasi]-[Perlengkapan audio dan video]
Dalam format ini, semua fasilitas bukan ruang akan dimulai dengan ' ( ' sehingga tidak akan keliru dengan ruang konferensi. Idealnya, semua fasilitas bukan ruang akan muncul di bagian bawah daftar fasilitas.
Contoh fasilitas bukan ruang | Deskripsi |
---|---|
(Sepeda)-London-43-Lobi-Sepeda-1 | Sepeda ini berada di London di lobi gedung 43. Ini adalah 'Sepeda 1' (bukan 'Sepeda 2' atau 'Sepeda 3'). |
(Kendaraan)-LA-Prius-Utama-Utara-4 | Kendaraan ini berada di Los Angeles. Kendaraan tersebut adalah Prius yang diparkir di gedung Utama, tempat parkir sebelah Utara, di ruang parkir 4. |