Personalizar el acceso a servicios de G Suite mediante grupos de acceso

Puedes activar G Suite y servicios adicionales de Google en grupos de usuarios concretos en vez de en toda una unidad organizativa. De este modo, puedes controlar el acceso de ciertos usuarios sin cambiar tu estructura organizativa.

Por ejemplo, puedes activar Google Drive y YouTube en un grupo que incluya usuarios de tus equipos de marketing y ventas, o bien permitir que un grupo de usuarios de tu equipo de TI utilice App Maker. Los grupos pueden incluir cualquier usuario de tu cuenta.

Si tienes menos de 50 usuarios, te será más fácil activar o desactivar servicios simplemente con unidades organizativas.

Contenido del artículo:

Activar servicios mediante grupos de acceso

En la consola de administración, puedes desactivar el acceso de una unidad organizativa a servicios de Google como, por ejemplo, Google Drive. Ahora bien, si algunos usuarios de esa unidad organizativa necesitan utilizar Drive, tendrás que trasladarlos a otra unidad que tenga Google Drive activado.

Sin embargo, con los grupos de acceso, basta con crear un grupo de usuarios y activar el servicio para que todos sus miembros puedan acceder a él, aunque el servicio no esté activado en su unidad organizativa. 

Unidades organizativas Con un grupo de acceso
Las organizaciones tienen el servicio desactivado Un grupo de acceso tiene el servicio activado
Google Drive está desactivado
en las unidades organizativas 1 y 2
Pero un grupo de usuarios de las unidades organizativas 
1 y 2 puede acceder a Google Drive

Cómo funcionan los grupos de acceso

  • Puedes utilizar grupos para que los usuarios puedan acceder a servicios principales de G Suite, así como a servicios adicionales de Google, como YouTube, y aplicaciones SAML. Sin embargo, no se puede revocar el acceso de los usuarios a un servicio que esté activado en una unidad organizativa de la que formen parte.
     
  • Un grupo de acceso puede contener cualquier usuario o grupo de tu cuenta. Puedes utilizar grupos que ya tengas, como ventas@example.com o equipo-proyecto@example.com.
     
  • Con los grupos de acceso solo puede controlarse si un usuario tiene activado un servicio determinado. La mayoría de los ajustes de servicios, como POP/IMAP de Gmail, deben personalizarse a nivel de unidad organizativa. Por ahora, la opción de personalizar la configuración mediante grupos solo está disponible en algunas aplicaciones. Más información 
     
  • Los grupos de acceso deben crearse en la consola de administración con Google Cloud Directory Sync o mediante la API Directory. Una vez creados, puedes editarlos con esas herramientas o con Grupos de Google para empresas.

Comparar grupos y unidades organizativas

  GRUPOS UNIDADES ORGANIZATIVAS
Función
  • Activar o desactivar servicios.
  • Configurar ajustes de servicios.
Acceso a servicios Activar servicios en las cuentas de los usuarios del grupo. Anula siempre el ajuste de la unidad organizativa. Activar o desactivar servicios en las cuentas de los usuarios de la unidad organizativa.
Servicios admitidos
  • Servicios principales de G Suite
  • Servicios adicionales de Google, como YouTube o AdWords
  • Aplicaciones SAML
  • Servicios principales de G Suite
  • Servicios adicionales de Google
  • Aplicaciones de Marketplace
  • Servicios de Google sin ajuste de activación o desactivación propio
Miembros En un mismo grupo puede haber usuarios de diferentes unidades organizativas. Además, un mismo usuario puede pertenecer a más de un grupo. Los usuarios solo pueden formar parte de una unidad organizativa.
Ajustes heredados Sí. Los grupos que pertenezcan a otros grupos tienen acceso al servicio. Sí. Las unidades organizativas pueden heredar o anular ajustes de la unidad organizativa principal.
Asignación automática de licencias No está disponible. Está disponible.

Configurar grupos de acceso

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Paso 1: Crea una lista con los usuarios y sus unidades organizativas

Identifica la unidad organizativa a la que pertenece cada usuario del grupo. Comprueba que los usuarios de los servicios incluidos con G Suite Business y G Suite Enterprise, como Vault, tengan asignadas las licencias correspondientes.

Paso 2: Configura los servicios

Los servicios se configuran a nivel de la unidad organizativa de los usuarios. Por ejemplo, si tu grupo de acceso contiene usuarios de diferentes unidades organizativas, puedes activar el uso compartido de Google Calendar con usuarios externos en una unidad y desactivarlo en otra.

Con los grupos, puedes personalizar la configuración de algunas aplicaciones, como App Maker, Drive y YouTube. Más información 

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, accede a Aplicaciones.
  3. Haz clic en G Suite, en Servicios adicionales de Google o en Aplicaciones SAML.
  4. Selecciona la unidad organizativa de un usuario del grupo de acceso.
  5. En la parte derecha, haz clic en el servicio que te interese.
  6. Configura el servicio. Si es necesario, repite el proceso para configurarlo en las unidades organizativas del resto de los miembros del grupo.
Paso 3: Crea un grupo de acceso
  1. Crea un grupo o utiliza uno que ya tengas creado.
    Debes crear el grupo en la consola de administración, con la API Directory o mediante Google Cloud Directory Sync, ya que los grupos creados con Grupos para empresas no pueden usarse como grupos de acceso. En la consola de administración no se indica si un grupo se ha creado con este último servicio.
     
  2. Añade usuarios (u otros grupos) a tu grupo de acceso. Por ejemplo, puedes configurar permisos de grupo para desactivar la publicación en el grupo o añadir un propietario. Además, con la API de Grupos puedes añadir otros ajustes para, por ejemplo, impedir que los usuarios abandonen un grupo.

Paso 4: Activa el servicio

Para completar este paso, necesitas los privilegios de administrador de Grupos, Unidades organizativas (nivel superior) y Configuración del servicio.

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, accede a Aplicaciones.
  3. Haz clic en G Suite, en Servicios adicionales de Google o en Aplicaciones SAML.
  4. En la sección Grupos, busca y selecciona tu grupo:

    Haz clic en la lista Grupos, situada a la izquierda

    • Haz clic en Buscar un grupo para ver la lista de grupos de acceso.
    • Busca el grupo por su dirección, no por su nombre.
      Si no aparece, es posible que se haya creado en Grupos para empresas. Utiliza grupos de acceso creados en la consola de administración, mediante la API Directory o con Google Cloud Directory Sync.
  5. En la parte derecha, coloca el cursor sobre la fila del servicio que quieres activar.

    Localiza el enlace Activar situado junto a cada una de las aplicaciones

    • Para activar el acceso al servicio, haz clic en Activar.

    • Para desactivar el acceso del grupo al servicio, haz clic en Sin definir. De este modo, los usuarios heredan la configuración de acceso de su organización. No obstante, si pertenecen a otro grupo de acceso que tenga ese servicio activado, podrán seguir accediendo a él.

    • Para configurar varios servicios, marca la casilla de cada uno de ellos y, en la parte superior derecha, haz clic en Sin definir o Activado.

Aunque los cambios suelen surtir efecto en unos minutos, a veces pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse a todos los usuarios.

Paso 5: Comprueba el acceso al servicio

Consultar los datos de usuarios de un grupo

Nota: Si el estado que tiene un servicio determinado en la unidad organizativa de un usuario es Desactivado, ese servicio no está activado en esa unidad organizativa. Los estados de los servicios (Activado, Desactivado y Activado para algunos) se basan solamente en el ajuste de las unidades organizativas y no tienen en cuenta el de los grupos de acceso.

Ver los grupos de acceso de un servicio

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, accede a Aplicaciones.
  3. Haz clic en G Suite, en Servicios adicionales de Google o en Aplicaciones SAML.
  4. Arriba a la izquierda, haz clic en Todos los usuarios de esta cuenta.

    Localiza el enlace Todos los usuarios de esta cuenta, situado en la esquina superior derecha

  5. Busca un servicio con el estado Activado para algunos, que indica que el servicio está activado en algún grupo de acceso o en alguna unidad organizativa.
  6. Coloca el cursor sobre Activado para algunos y haz clic en Ver detalles.

    Localiza el enlace Ver detalles, situado junto a la aplicación

  7. Puedes revisar el estado del servicio en todos los grupos y unidades organizativas.

    Los servicios pueden estar activados o desactivados

Paso 6: Ayuda a tus usuarios a utilizar los servicios

Informa a tus usuarios de que les has activado un nuevo servicio y envíales consejos, guías de inicio rápido y materiales de formación

Consultar a qué servicios pueden acceder los usuarios, grupos y unidades organizativas

Consultar los servicios y grupos de un usuario Consultar qué servicios y unidades organizativas tienen grupos de acceso Consultar el estado de un servicio
  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, accede a Aplicaciones.
  3. Haz clic en G Suite o en Servicios adicionales de Google.
  4. En la parte izquierda, selecciona la vista que quieras.

    Localiza el enlace Todos los usuarios de esta cuenta, situado en la esquina superior derecha

A continuación se muestran los estados de cada vista, así como lo que se puede hacer en cada una de ellas:

Vista Acciones del servicio Estado del servicio
Todos los usuarios de esta cuenta

Activar para todos

o

Desactivar para todos (con esta opción, todos los grupos de acceso pasan a tener el estado Sin definir)

El estado se basa en los grupos y en las unidades organizativas.
  • Activado para algunos
  • Activado para todos
  • Desactivado para todos
Grupos

Activado o Sin definir

  • Activado
Unidades organizativas

Activado o Desactivado

Los estados se aplican a nivel de unidades organizativas.
  • Activado para algunos
  • Activado
  • Desactivado

Editar grupos de acceso

Activar o desactivar el acceso de un grupo a un servicio
  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, accede a Aplicaciones.
  3. Haz clic en G Suite o en Servicios adicionales de Google.
  4. En la sección Grupos, selecciona o busca el grupo que quieras.

  5. En la parte derecha, coloca el cursor sobre la fila del servicio:

    • Para activar el acceso al servicio, haz clic en Activar.

    • Para desactivar el acceso del grupo al servicio, haz clic en Sin definir. De este modo, los usuarios heredan el ajuste de acceso de su unidad organizativa. No obstante, si pertenecen a otro grupo de acceso que tenga ese servicio activado, los usuarios podrán seguir accediendo a él.

Activar o desactivar el acceso de todos los usuarios a un servicio
  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, accede a Aplicaciones.
  3. Haz clic en G Suite, en Servicios adicionales de Google o en Aplicaciones SAML.
  4. A la izquierda, haz clic en Todos los usuarios de esta cuenta.

  5. Coloca el cursor sobre un servicio, haz clic en Más "" y selecciona Desactivar para todos o Activar para todos.

    • Desactivar para todos: todos los grupos de acceso pasan a tener el estado Sin definir; es decir, dejan de tener el estado Activado.

    • Activar para todos: no hay cambios en la configuración de los grupos de acceso.

Gestionar miembros de grupos

Cuando quitas miembros de un grupo de acceso o eliminas un grupo, los miembros dejan de tener acceso a los servicios de ese grupo.

Solución de problemas

No aparece ningún grupo de acceso en la página Aplicaciones
  • Es posible que el grupo se haya creado en Grupos para empresas. Solo puedes usar grupos de acceso creados en la consola de administración, mediante la API Directory o con Google Cloud Directory Sync.
  • Busca el grupo por su dirección, no por su nombre.
  • Es posible que estés en páginas de aplicaciones de Marketplace. Los grupos de acceso solo se aplican a los servicios principales de G Suite, a los servicios adicionales de Google (como YouTube) y a las aplicaciones SAML.
  • Prueba a actualizar la página Aplicaciones. Aunque los cambios suelen surtir efecto en unos minutos, a veces pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse.
  • Comprueba que tengas privilegios de administrador sobre grupos.
Un usuario pertenece a un grupo de acceso, pero no puede iniciar sesión en su servicio
  • Consulta los servicios a los que tiene acceso el usuario y los grupos a los que pertenece. A veces, hay que esperar hasta 24 horas para que se aplique la configuración del grupo de acceso.
  • Comprueba que el usuario tenga asignada una licencia del servicio; por ejemplo, una licencia de G Suite Business para acceder a Google Vault.
He activado un grupo de acceso, pero el estado del servicio aparece como "Desactivado" en todas las unidades organizativas

El estado indica si el servicio está activado o desactivado en la unidad organizativa en cuestión; no muestra si incluye usuarios de un grupo de acceso. Para revisar la configuración de los servicios de un grupo de acceso, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, accede a Aplicaciones.
  3. Haz clic en G Suite, en Servicios adicionales de Google o en Aplicaciones SAML.
  4. En la sección Grupos, busca y selecciona tu grupo.

    Haz clic en la lista Grupos, situada a la izquierda

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