Hantera tidigare medarbetare och deras uppgifter

När en medarbetare lämnar företaget kan du ändra personens status från aktiv till arkiverad. Detta tilldelar användaren en AU-licens (arkiverad användare). Du kan skydda användarnas data på ett säkrare sätt och samtidigt förhindra att de får åtkomst till Google Workspace-tjänsterna.

Så här fungerar AU-licensiering

Du måste ha en AU-licens tillgänglig för att arkivera en användare.

Licenstypen motsvarar din Google Workspace-utgåva. Om du till exempel har Enterprise Plus köper du Enterprise Plus – licenser för arkiverade användare. AU-licenser är tillgängliga för dessa utgåvor:

  • Enterprise Plus
  • Enterprise Standard
  • Business Plus
  • G Suite Business

När du arkiverar en användare blir personens aktiva Google Workspace-licens tillgänglig för att tilldelas en annan användare. Det kan ta upp till 24 timmar om du kan tilldela den aktiva licensen till en annan användare.

Om du flyttar över din prenumeration på Google Workspace måste du även flytta över din AU-prenumeration innan du kan arkivera fler användare. Om du redan har arkiverade användare flyttas deras AU-licenser automatiskt över till din nya AU-prenumeration. Läs mer om att flytta prenumerationen med arkiverade användare.

Så här påverkas en användare av arkivering och borttagning från arkivering

När du arkiverar en användare lagrar Google användarens Google Workspace-tjänstdata på ett säkert sätt och är tillgänglig i Google Arkiv. Denna data skyddas av lagringsregler och spärrar i Arkiv och du kan söka i och exportera den. Läs mer

  • För Enterprise Plus- och G Suite Business-användare finns användarens kvar data i samma dataregioner som administratören har angett. Gå till Välj en geografisk plats för din data.
  • Currents-data (inlägg, kommentarer och gilla-markeringar) lagras, men andra användare har inte åtkomst till den.
  • För användare av Enterprise Plus och Enterprise Standard fortsätter DLP (Data Loss Prevention) att köras på deras data. Gå till Skanna och skydda Drive-filer med hjälp av DLP-regler.

En arkiverad användare:

  • kan inte logga in på sitt Google-konto på något system. Det inkluderar Gmail, Google Kalender, Drive och andra Google Workspace-tjänster.
  • Visas inte i den globala adresslistan. I användarkataloglistan visas användaren med arkiverad status. Läs mer om den globala adresslistan.

En användares arkiverade status visas i användarrapporter, vilket gör det lätt att övervaka, hantera och så småningom radera arkiverade användare.

Om du ångrar arkivering av en användare tillämpas den Google Workspace-utgåva som matchar användarens AU-licens. Användarens Currents-data blir tillgänglig för andra användare igen. Om det inte finns någon aktiv licens går det inte att ångra arkivering och användaren förblir arkiverad med sin AU-licens.

Så här arkiverar och ångrar du arkivering av arbete

Du kan arkivera användare manuellt eller använda fältet för arkiverad Directory API. Om inga AU-licenser finns tillgängliga visas ett felmeddelande när du försöker arkivera en användare.

Du kan arkivera både aktiva och avstängda användare. Om du ångrar arkivering av en användare återgår användaren till sin tidigare status.

En arkiverad användare kan raderas eller arkiveras, men inte stängas av.

Relaterade ämnen

Var det här till hjälp?
Hur kan vi förbättra den?

Behöver du mer hjälp?

Logga in för ytterligare supportalternativ så att du kan lösa problemet snabbt