Voormalige werknemers en hun gegevens beheren

Als een medewerker uw bedrijf verlaat, kunt u de status van die gebruiker wijzigen van actief in gearchiveerd. Er wordt dan een licentie voor gearchiveerde gebruikers (GG) toegewezen aan de gebruiker. U kunt de gegevens van gebruikers veiliger bewaren, zonder dat de gebruikers toegang hebben tot Google Workspace-services.

Hoe werkt het toewijzen van GG-licenties?

Als u een gebruiker wilt archiveren, moet er een GG-licentie beschikbaar zijn.

Het licentietype komt overeen met uw Google Workspace-versie. Als u bijvoorbeeld Enterprise Plus heeft, koopt u Enterprise Plus – Gearchiveerde gebruiker-licenties. GG-licenties zijn beschikbaar voor deze versies:

  • Enterprise Plus
  • Enterprise Standard
  • Business Plus
  • G Suite Business

Als u een gebruiker archiveert, komt de actieve Google Workspace-licentie beschikbaar om toe te wijzen aan een andere gebruiker. Het kan 24 uur duren voordat u de actieve licentie kunt toewijzen aan een andere gebruiker.

Als u uw Google Workspace-abonnement overzet, moet u ook uw GG-abonnement overzetten zodat dit overeenkomt, voordat u meer gebruikers kunt archiveren. Als u al gearchiveerde gebruikers heeft, worden hun GG-licenties automatisch overgezet naar uw nieuwe GG-abonnement. Meer informatie over hoe u uw abonnement voor gearchiveerde gebruikers kunt overzetten.

De gevolgen van archiveren en terugzetten uit het archief voor een gebruiker

Als u een gebruiker archiveert, worden de gegevens van de gebruiker in Google Workspace-services beveiligd bewaard door Google en blijven deze beschikbaar in Google Vault. De gegevens worden beschermd door bewaarregels en bewaarplichten in Vault en u kunt de gegevens zoeken en exporteren. Meer informatie

Het volgende geldt voor gearchiveerde gebruikers:

  • Ze kunnen op geen enkel systeem inloggen op hun Google-account. Dit geldt voor Gmail, Google Agenda, Drive en alle andere Google Workspace-services.
  • Ze worden niet weergegeven in de algemene adreslijst. In gebruikersdirectory's wordt de gebruiker weergegeven met de status 'Gearchiveerd'. Meer informatie over de algemene adreslijst.

De gearchiveerde status van een gebruiker wordt weergegeven in gebruikersrapporten, zodat u gearchiveerde gebruikers makkelijk kunt controleren, beheren en uiteindelijk verwijderen.

Als u een gebruiker terugzet uit het archief, krijgt deze een licentie voor de Google Workspace-versie die overeenkomt met de GG-licentie van de gebruiker. De Currents-gegevens van de gebruiker worden weer toegankelijk voor andere gebruikers. Als er geen actieve licentie beschikbaar is, mislukt het terugzetten uit het archief en blijft de gebruiker gearchiveerd met de AU-licentie.

Hoe werken archivering en terugzetten uit archief?

U kunt gebruikers handmatig archiveren of het veld gearchiveerd in de Directory API gebruiken. Als er geen GG-licenties beschikbaar zijn, wordt er een foutmelding weergegeven wanneer u een gebruiker probeert te archiveren.

U kunt zowel actieve als opgeschorte gebruikers archiveren. Als u een gebruiker uit het archief terugzet, krijgt deze zijn oude status.

Een gearchiveerde gebruiker kan worden verwijderd of uit het archief worden teruggezet, maar niet worden opgeschort.

Gerelateerde onderwerpen

Was dit nuttig?
Hoe kunnen we dit verbeteren?

Meer hulp nodig?

Log in voor extra supportopties om uw probleem snel op te lossen