Deze functie wordt ondersteund in de volgende versies: Business Starter, Business Standard en Business Plus, Enterprise Standard en Enterprise Plus. Versies vergelijken
Als een werknemer uw bedrijf verlaat, kunt u dat gebruikersaccount archiveren om de gegevens beveiligd te bewaren, zodat deze geen toegang meer heeft tot Google Workspace-services. Als een gebruikersaccount wordt gearchiveerd, wordt de status gewijzigd in Gearchiveerd en krijgt de gebruiker een licentie voor gearchiveerde gebruikers.
Wat gebeurt er met het account en de gegevens van een gearchiveerde gebruiker?
Als u een gebruikersaccount archiveert, worden de gegevens van de gebruiker in Google Workspace-services veilig beheer door Google. Als de gebruiker een Google Vault-licentie heeft of een licentie heeft van een abonnement voor gearchiveerde gebruikers dat Vault bevat, worden de gegevens van de gebruiker beschermd door Vault-bewaarregels en -bewaarplichten. U kunt zoeken in de gegevens en ze exporteren. Meer informatie
De gegevens van de gebruiker (uit kernservices, zoals Gmail en Google Drive, en niet-kernservices, zoals Classroom) zijn beschikbaar voor andere gebruikers in uw organisatie.
- De gegevens van gebruikers blijven in de door de beheerder ingestelde gegevensregio. Ga naar Een geografische locatie kiezen voor uw gegevens voor meer informatie.
- Gegevensverlies voorkomen (Data Loss Prevention, DLP) in Google Drive blijft actief voor de gegevens van gebruikers. Ga naar Workspace DLP gebruiken om gegevensverlies te voorkomen voor meer informatie.
Als de gebruiker een licentie heeft voor een add-onabonnement, zoals Vault of Google Voice, houdt de gebruiker de licentie nadat u de gebruiker heeft gearchiveerd. Als de gebruiker het add-onabonnement niet meer nodig heeft, kunt u de licentie verwijderen nadat u het gebruikersaccount heeft gearchiveerd. Meer informatie over licenties verwijderen
U kunt zowel actieve als opgeschorte gebruikers archiveren. Als u een gebruikersaccount archiveert, komt de actieve Google Workspace-licentie binnen 24 uur beschikbaar om opnieuw toe te wijzen aan een andere gebruiker.
Nadat een gebruiker is gearchiveerd
Nadat u een gebruiker heeft gearchiveerd, gebeurt het volgende:
- Ze kunnen op geen enkel systeem inloggen op hun beheerd Google-account. Dit geldt voor Google Workspace-services, zoals Gmail, Google Agenda en Drive.
- Ze worden niet weergegeven in de algemene adreslijst. In gebruikersdirectory's wordt de gebruiker weergegeven met de status Gearchiveerd. Ga naar De status van een gebruikersaccount bekijken.
- Ze kunnen worden verwijderd of uit het archief worden teruggezet, maar niet worden opgeschort in de Beheerdersconsole.
- De gearchiveerde status van een gebruiker wordt weergegeven in gebruikersrapporten, zodat gearchiveerde gebruikers eenvoudig kunnen worden gecontroleerd, beheerd en uiteindelijk verwijderd.
- Kan geen nieuwe e-mails en agenda-uitnodigingen krijgen, omdat ze worden geblokkeerd zodra ze naar het account van de gearchiveerde gebruiker worden gestuurd.
Hoe terugzetten uit archief werkt
Als u een gebruikersaccount uit het archief terugzet, krijgt deze de oude status terug en heeft deze weer toegang tot alle eerdere gegevens.
Als u een gebruiker wilt terugzetten uit het archief, heeft u een beschikbare licentie nodig die overeenkomt met de Google Workspace-versie van die gebruiker. Als er geen actieve licentie beschikbaar is, mislukt het terugzetten uit het archief en blijft de gebruiker gearchiveerd met de licentie voor gearchiveerde gebruikers.
Nadat u een gebruikersaccount heeft teruggezet uit het archief, moet u deze handmatig een licentie geven voor Google Workspace.
Voordat u begint: Een abonnement voor gearchiveerde gebruikers kopen
Als u een gebruiker wilt archiveren, heeft u een abonnement voor gearchiveerde gebruikers nodig. Hoe dit werkt, hangt af van uw Google Workspace-versie:
- Business Starter en Business Standard: Volg de stappen om een gebruiker te archiveren in Een individueel gebruikersaccount archiveren of terugzetten uit het archief (verderop op deze pagina). Klik als daarom wordt gevraagd op Abonnement voor gearchiveerde gebruiker kopen en volg de aanwijzingen. Als u deze optie niet ziet, kunt u in de Beheerdersconsole nog geen abonnement voor gearchiveerde gebruikers kopen. Je kunt het later opnieuw proberen.
- Business Plus, Enterprise Standard en Enterprise Plus: Koop een abonnement voor gearchiveerde gebruikers in de Google Beheerdersconsole. Ga naar Een betaald abonnement toevoegen aan uw account voor de te volgen stappen.
Voor alle versies kunt u ook contact opnemen met een Google-salesmedewerker of een Google Cloud Partner.
Een individueel gebruikersaccount archiveren of terugzetten uit het archief
U kunt één gebruikersaccount archiveren of terugzetten uit het archief op de pagina Gebruikers of op de pagina van die gebruiker.
-
Log in bij de Google Beheerdersconsole.
Log in met uw beheerdersaccount (dit eindigt niet op @gmail.com).
- Ga in de Beheerdersconsole naar Menu
Directory
Gebruikers.
- Zoek de gebruiker in de lijst Gebruikers. Ga naar Een gebruikersaccount zoeken als u hulp nodig heeft.
- Plaats de muisaanwijzer op het gebruikersaccount om het te archiveren of terug te zetten uit het archief.
- Als u een gebruiker wilt archiveren, klikt u op Meer opties en selecteert u de juiste optie voor uw Google Workspace-versie:
- Business Starter en Business Standard: Selecteer Gebruiker verwijderen. Klik op het volgende scherm op Gebruiker archiveren.
- Business Plus, Enterprise Standard en Enterprise Plus: Selecteer Gebruiker archiveren.
- Als u een gebruiker wilt terugzetten uit het archief, klikt u op Gebruiker terugzetten uit archief.
- Klik op Gereed om te bevestigen.
Gebruikers met meerdere tegelijk archiveren of terugzetten uit het archief
U kunt gebruikers met meerdere tegelijk archiveren of terugzetten uit het archief met een csv-bestand of de Admin SDK API's.
Zo kunt u meerdere gebruikers archiveren of terugzetten uit het archief met een csv-bestand:
- Volg de instructies in Meerdere gebruikers tegelijk toevoegen.
- Voer in de gedownloade csv-template, in de kolom New Status [Upload Only] (Nieuwe status [alleen uploaden]), Archived (Gearchiveerd) in om een gebruiker te archiveren en Active (Actief) om een gebruiker terug te zetten uit het archief.
Ga als volgt te werk om meerdere gebruikers te archiveren of terug te zetten uit het archief met de Admin SDK-API's:
- Volg de instructies in Methode: users.update.
- Stel de booleaanse waarde archived (gearchiveerd) voor elke gebruiker in op True (Waar) of False (Onwaar).
