Gestionar antiguos empleados y sus datos

Cuando un empleado se va de la empresa, puedes cambiar su estado de activo a archivado. De este modo, se asigna al usuario una licencia de Usuario archivado (UA). Esto permite conservar sus datos de forma más segura, al tiempo que se les impide acceder a los servicios de Google Workspace.

Cómo funcionan las licencias de Usuario archivado

Para archivar un usuario, debes tener disponible una licencia de UA.

El tipo de licencia depende de la edición de Google Workspace que utilices. Por ejemplo, si utilizas Enterprise Plus, debes adquirir licencias de Usuario archivado de Enterprise Plus. Existen licencias de UA para estas ediciones:

  • Enterprise Plus
  • Enterprise Standard
  • Business Plus
  • G Suite Business

Después de archivar un usuario, su licencia activa de Google Workspace pasa a estar disponible para que puedas asignarla a otro usuario en un plazo de 24 horas.

Si cambias tu suscripción de Google Workspace, debes hacer lo mismo con tu suscripción de UA para que coincida y así poder seguir archivando usuarios. Si ya tienes usuarios archivados, sus licencias de UA cambiarán automáticamente a la nueva suscripción de Usuario archivado. Consulta cómo cambiar la suscripción de Usuario archivado.

Consecuencias de archivar y desarchivar usuarios

Al archivar usuarios, Google conserva sus datos de los servicios de Google Workspace y permite consultarlos en Google Vault. Los datos se protegen de acuerdo con las reglas de conservación y las retenciones de Vault, y puedes hacer búsquedas en ellos y exportarlos. Más información

Los datos de los usuarios (tanto de servicios principales, como Gmail y Drive, como de servicios no principales, como Google Classroom) estarán disponibles para otros usuarios de la organización.

Usuarios archivados

  • No pueden iniciar sesión en su cuenta de Google desde ningún ordenador ni dispositivo, por lo que no pueden acceder a ningún servicio de Google Workspace, incluidos Gmail, Google Calendar y Drive.
  • No aparecen en la Lista global de direcciones. En los listados del directorio de usuarios, se muestran como archivados. Más información sobre la lista global de direcciones
  • Se pueden eliminar o desarchivar, pero no suspender en la consola de administración.

El estado de un usuario archivado se mostrará en los informes de usuarios, lo que facilita su supervisión, su gestión y, llegado el momento, su eliminación.

Cómo funciona el archivado y el desarchivado

Puedes archivar usuarios de forma manual o con el campo archived de la API Directory. Si no hay licencias de UA disponibles, aparecerá un mensaje de error cuando intentes archivar usuarios.

Puedes archivar tanto usuarios activos como usuarios suspendidos. Cuando desarchivas un usuario, recupera su estado anterior y recupera el acceso a todos los datos que tenía.

Al desarchivar un usuario, debe estar disponible una licencia que coincida con su edición de Google Workspace. Si no hay ninguna licencia activa disponible, el usuario no se podrá desarchivar, seguirá archivado y mantendrá la licencia correspondiente.

Una vez que hayas desarchivado un usuario, deberás asignarle una licencia de Google Workspace manualmente.

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