Unterstützte Versionen für diese Funktion: Business Starter, Business Standard und Business Plus; Enterprise Standard und Enterprise Plus. G Suite-Versionen vergleichen
Wenn ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlässt, können Sie sein Nutzerkonto archivieren, um seine Daten sicher aufzubewahren und ihn daran zu hindern, auf Google Workspace-Dienste zuzugreifen. Wenn Sie ein Nutzerkonto archivieren, wird sein Status in „Archiviert“ geändert und ihm wird eine Lizenz für archivierte Nutzer zugewiesen.
Was passiert mit dem Konto und den Daten eines archivierten Nutzers?
Wenn Sie ein Nutzerkonto archivieren, werden die Daten aus den Google Workspace-Diensten des Nutzers sicher von Google gespeichert. Wenn der Nutzer eine Google Vault-Lizenz oder eine Lizenz aus einem Abo für archivierte Nutzer hat, das Vault enthält, werden die Daten des Nutzers gemäß den Vault-Aufbewahrungsregeln und Holds geschützt und Sie können die Daten suchen und exportieren. Weitere Informationen
Die Nutzerdaten, die aus den Hauptdiensten wie Gmail und Google Drive sowie aus nicht zu den Hauptdiensten gehörenden Diensten wie Classroom stammen, sind für andere Nutzer in Ihrer Organisation verfügbar.
- Die Daten der Nutzer verbleiben in dem vom Administrator festgelegten Speicherort. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Standort für Daten auswählen.
- Der Google Drive-Schutz vor Datenverlust (Data Loss Prevention, DLP) ist weiterhin für Nutzerdaten aktiviert. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel DLP für Workspace verwenden, um Datenverluste zu verhindern.
Wenn der Nutzer eine Lizenz für ein Add-on-Abo hat, z. B. Vault oder Google Voice, behält er die Lizenz nach der Archivierung. Wenn der Nutzer das Add-on-Abo nicht mehr benötigt, können Sie die Lizenz nach dem Archivieren des Nutzerkontos entfernen. Weitere Informationen zum Entfernen von Lizenzen
Sie können sowohl aktive als auch gesperrte Nutzer archivieren. Wenn Sie einen Nutzer archivieren, kann seine aktive Google Workspace-Lizenz nach 24 Stunden einem anderen Nutzer zugewiesen werden.
Nachdem ein Nutzer archiviert wurde
Wenn Sie einen Nutzer archivieren, passiert Folgendes:
- Er kann sich mit seinem verwalteten Google-Konto in keinem System mehr anmelden. Dazu zählen Google Workspace-Dienste wie Gmail, Google Kalender und Google Drive.
- Er wird nicht in der globalen Adressenliste angezeigt. Im Nutzerverzeichnis lautet der Status „Archiviert“. Weitere Informationen finden Sie unter Status eines Nutzerkontos ansehen.
- Kann gelöscht oder wieder aktiviert, aber nicht in der Admin-Konsole gesperrt werden.
- In Berichten zu Nutzern wird der Status „Archiviert“ angezeigt. So können Sie archivierte Nutzer ganz einfach überwachen, verwalten und löschen.
- Sie können keine neuen E-Mails und Kalendereinladungen empfangen, da sie blockiert sind, wenn sie an das Konto des archivierten Nutzers gesendet werden.
Nutzer wieder aktivieren
Wenn Sie einen Nutzer wieder aktivieren, gelten für ihn sein vorheriger Status und der Zugriff auf alle vorherigen Daten.
Wenn Sie einen Nutzer wieder aktivieren möchten, benötigen Sie eine verfügbare Lizenz für die entsprechende Google Workspace-Version. Ist keine aktive Lizenz verfügbar, kann er nicht reaktiviert werden. Er bleibt archiviert und behält seine Lizenz für aktivierte Nutzer.
Nachdem Sie einen Nutzer wieder aktiviert haben, müssen Sie ihm eine Lizenz für Google Workspace manuell zuweisen.
Vorbereitung: Abo für archivierte Nutzer kaufen
Wenn Sie einen Nutzer archivieren möchten, benötigen Sie ein Abo für archivierte Nutzer. Die Vorgehensweise hängt von Ihrer Google Workspace-Version ab:
- Business Starter und Business Standard: Folgen Sie den Schritten zum Archivieren eines Nutzers im Abschnitt Konto eines einzelnen Nutzerkontos archivieren oder wieder aktivieren (weiter unten). Wenn Sie dazu aufgefordert werden, klicken Sie auf Abo für archivierte Nutzer kaufen und folgen Sie der Anleitung. Wenn Sie diese Option nicht sehen, können Sie in der Admin-Konsole noch kein Abo für archivierte Nutzer erwerben. Sie können es später noch einmal versuchen.
- Business Plus, Enterprise Standard und Enterprise Plus: Sie können in der Admin-Konsole ein Abo für archivierte Nutzer erwerben. Eine Anleitung dazu finden Sie im Hilfeartikel Ihrem Konto ein kostenpflichtiges Abo hinzufügen.
Alternativ können Sie sich für alle Versionen an einen Google-Vertriebsmitarbeiter oder einen Google Cloud-Partner wenden.
Einzelne Nutzer archivieren oder wieder aktivieren
Sie können einzelne Nutzer über die Seite Nutzer oder die Seite des jeweiligen Nutzers archivieren oder wieder aktivieren.
-
Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.
Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.
- Öffnen Sie in der Admin-Konsole das Dreistrich-Menü
Verzeichnis
Nutzer.
- Suchen Sie in der Liste Nutzer nach dem gewünschten Namen. Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Nutzerkonten finden.
- Bewegen Sie den Mauszeiger auf das Nutzerkonto, das Sie archivieren oder wieder aktivieren möchten.
- Wenn Sie einen Nutzer archivieren möchten, klicken Sie auf Weitere Optionen und wählen Sie die richtige Option für Ihre Google Workspace-Version aus:
- Business Starter und Business Standard: Wählen Sie Nutzer löschen aus. Klicken Sie auf dem nächsten Bildschirm auf Nutzer archivieren.
- Business Plus, Enterprise Standard und Enterprise Plus: Wählen Sie Nutzer archivieren aus.
- Wenn Sie einen Nutzer wieder aktivieren möchten, klicken Sie auf Nutzer wieder aktivieren.
- Klicken Sie zur Bestätigung auf Fertig.
Mehrere Nutzer gleichzeitig archivieren oder wieder aktivieren
Mithilfe einer Datei mit kommagetrennten Werten (CSV) oder der Admin SDK-APIs können Sie mehrere Nutzer auf einmal archivieren oder wieder aktivieren.
So können Sie mehrere Nutzer mithilfe einer CSV-Datei archivieren oder wieder aktivieren:
- Folgen Sie der Anleitung unter Mehrere Nutzer gleichzeitig hinzufügen.
- Geben Sie in der heruntergeladenen CSV-Vorlage in der Spalte New Status [UPLOAD ONLY] (Neuer Status [Nur Uploads]) Archived (Archiviert) ein, um einen Nutzer zu archivieren. Mit Active (Aktiv) reaktivieren Sie einen Nutzer.
So können Sie mehrere Nutzer mithilfe der Admin SDK APIs archivieren oder wieder aktivieren:
- Folgen Sie der Anleitung unter Methode: users.update.
- Sie können die boolesche Variable archived für jeden Nutzer einzeln auf True oder False festlegen.
