Как освободить неиспользуемые переговорные комнаты

Эта функция доступна в версиях Enterprise, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade и Education Plus, G Suite Business.  Сравнение версий

Вы можете включить автоматическую отмену бронирования переговорных комнат, когда в них больше нет потребности. Бронирование будет отменено, если встречу подтвердил только один участник, а остальные отклонили ее. При освобождении комнаты будет отправлено уведомление по электронной почте.

Для отслеживания занятости переговорных комнат воспользуйтесь панелью мониторинга. На ней отображается общее количество отмененных, повторно забронированных и неотмененных часов. 

Как включить или отключить отмену бронирования переговорных комнат

Пользователь с ролью администратора и правами на управление зданиями и ресурсами может включать и выключать автоматическую отмену бронирования для различных переговорных комнат.

  1. Войдите в консоль администратора Google.

    Войдите в аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

  2. На главной странице консоли администратора выберите Здания и ресурсы.
  3. В разделе Панель мониторинга переговорных комнат нажмите Открыть.
  4. Найдите раздел Освобождение переговорных комнат и нажмите Изменить настройки.
  5. Нажмите на название ресурса, чтобы посмотреть подробные сведения о нем.
    Если вы не видите список ресурсов, нажмите Очистить фильтры.
  6. В разделе Настройки переговорных комнат нажмите на стрелку вниз "".
  7. Включите параметр Разрешить освобождение переговорных комнат на основе информации из Календаря.
  8. Нажмите Сохранить.

Как уменьшить количество отмен бронирования

Чтобы бронирование переговорных комнат отменялось как можно реже, нужно тщательно продумать, к каким комнатам и организаторам мероприятий следует применять исключения. В Google Календаре для этого используются определенные алгоритмы, однако более важную роль играет ваш собственный выбор комнат и групп пользователей. 

В каких случаях Календарь не отменяет бронирование   

Бронирование переговорных комнат в Календаре не отменяется, если:
  • гости отклоняют встречу менее чем за 10 минут до ее начала;
  • встречи назначаются менее чем за 30 минут до начала;
  • встреча забронирована напрямую в календаре переговорной комнаты, которая находится в режиме удержания;
  • встреча длится более трех часов;
  • бронирование переговорной комнаты для этой встречи уже было отменено, после чего комната была добавлена заново;
  • на встрече нет ни одного участника, кроме ее организатора;
  • встреча забронирована в дополнительном календаре.

Примечание. Выше перечислены не все случаи отмены бронирования, а алгоритмы Календаря для решения этой задачи могут измениться.

Для каких переговорных комнат не следует включать автоматическую отмену бронирования

Google рекомендует включать автоматическую отмену бронирования для большинства переговорных комнат, за исключением следующих:
  • комнаты, которые часто используются руководством, например переговорная комната генерального директора;
  • комнаты, которые предназначены для важных задач, например для собеседований с соискателями работы, встреч с клиентами или проведения особых мероприятий;
  • комнаты, недоступные большинству сотрудников;
  • комнаты, которые используются гостями, не приглашенными на мероприятие.

Для каких организаторов не следует включать автоматическую отмену бронирования

Отключите автоматическую отмену бронирования для пользователей, которые:
  • назначают встречи для VIP-сотрудников;
  • часто организуют встречи для других людей, но сами в них не участвуют;
  • являются руководителями высшего звена;
  • создают критически важные встречи и встречи с участием третьих сторон.

Как исключить группу пользователей в консоли администратора

Отключить автоматическую отмену бронирования переговорных комнат для группы пользователей может только администратор с правами Службы > Календарь и Группы > Чтение. Подробнее о том, как назначать пользователям роли администраторов и как создавать персонализированные роли администратора

  1. Войдите в консоль администратора Google.

    Войдите в аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

  2. На главной странице консоли администратора выберите Здания и ресурсы.
  3. В разделе Глобальные настройки для переговорных комнат нажмите на стрелку вниз "".
  4. В разделе Настройка исключений нажмите Изменить группу.
  5. Введите название группы и нажмите Сохранить.

Статьи по теме

Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?

Требуется помощь?

Войдите в свой аккаунт, чтобы мы могли предоставить вам дополнительные варианты поддержки и быстрее решить вашу проблему.

Поиск
Удалить поисковый запрос
Закрыть поиск
Приложения Google
Главное меню
Поиск по Справочному центру
true
73010
false
false