Эта функция доступна в версиях Enterprise, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade и Education Plus, G Suite Business. Сравнение версий
Вы можете включить автоматическую отмену бронирования переговорных комнат, когда в них больше нет потребности. Бронирование будет отменено, если встречу подтвердил только один участник, а остальные отклонили ее. При освобождении комнаты будет отправлено уведомление по электронной почте.
Для отслеживания занятости переговорных комнат воспользуйтесь панелью мониторинга. На ней отображается общее количество отмененных, повторно забронированных и неотмененных часов.
Как включить или отключить отмену бронирования переговорных комнат
Пользователь с ролью администратора и правами на управление зданиями и ресурсами может включать и выключать автоматическую отмену бронирования для различных переговорных комнат.
-
Войдите в консоль администратора Google.
Войдите в аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).
-
На главной странице консоли администратора выберите Здания и ресурсы.
- В разделе Панель мониторинга переговорных комнат нажмите Открыть.
- Найдите раздел Освобождение переговорных комнат и нажмите Изменить настройки.
- Нажмите на название ресурса, чтобы посмотреть подробные сведения о нем.
Если вы не видите список ресурсов, нажмите Очистить фильтры. - В разделе Настройки переговорных комнат нажмите на стрелку вниз
.
- Включите параметр Разрешить освобождение переговорных комнат на основе информации из Календаря.
- Нажмите Сохранить.
Как уменьшить количество отмен бронирования
Чтобы бронирование переговорных комнат отменялось как можно реже, нужно тщательно продумать, к каким комнатам и организаторам мероприятий следует применять исключения. В Google Календаре для этого используются определенные алгоритмы, однако более важную роль играет ваш собственный выбор комнат и групп пользователей.
В каких случаях Календарь не отменяет бронирование
- гости отклоняют встречу менее чем за 10 минут до ее начала;
- встречи назначаются менее чем за 30 минут до начала;
- встреча забронирована напрямую в календаре переговорной комнаты, которая находится в режиме удержания;
- встреча длится более трех часов;
- бронирование переговорной комнаты для этой встречи уже было отменено, после чего комната была добавлена заново;
- на встрече нет ни одного участника, кроме ее организатора;
- встреча забронирована в дополнительном календаре.
Примечание. Выше перечислены не все случаи отмены бронирования, а алгоритмы Календаря для решения этой задачи могут измениться.
Для каких переговорных комнат не следует включать автоматическую отмену бронирования
- комнаты, которые часто используются руководством, например переговорная комната генерального директора;
- комнаты, которые предназначены для важных задач, например для собеседований с соискателями работы, встреч с клиентами или проведения особых мероприятий;
- комнаты, недоступные большинству сотрудников;
- комнаты, которые используются гостями, не приглашенными на мероприятие.
Для каких организаторов не следует включать автоматическую отмену бронирования
- назначают встречи для VIP-сотрудников;
- часто организуют встречи для других людей, но сами в них не участвуют;
- являются руководителями высшего звена;
- создают критически важные встречи и встречи с участием третьих сторон.
Как исключить группу пользователей в консоли администратора
Отключить автоматическую отмену бронирования переговорных комнат для группы пользователей может только администратор с правами Службы > Календарь и Группы > Чтение. Подробнее о том, как назначать пользователям роли администраторов и как создавать персонализированные роли администратора…
-
Войдите в консоль администратора Google.
Войдите в аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).
-
На главной странице консоли администратора выберите Здания и ресурсы.
- В разделе Глобальные настройки для переговорных комнат нажмите на стрелку вниз
- В разделе Настройка исключений нажмите Изменить группу.
- Введите название группы и нажмите Сохранить.
