Liberar salas de reunião não utilizadas

Ative a liberação automática de sala para cancelar a reserva de salas de reunião que não serão mais usadas. As salas são liberadas quando apenas um convidado confirma a participação em uma reunião. Uma notificação é enviada por e-mail quando não é possível reservar uma sala.

O Painel de insights da sala ajuda você a ter uma visão geral do uso das salas na sua organização. Ele mostra os horários livres, novamente reservados e ocupados. 

Esse recurso está disponível apenas para as edições G Suite Business, G Suite Enterprise e G Suite Enterprise for Education. 

Ativar ou desativar a liberação de sala  

Ative a liberação automática para uma ou mais salas.

  1. Faça login no Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin Console, acesse Edifícios e recursos.
  3. Marque a caixa de seleção ao lado de um ou mais recursos. 
  4. Na parte superior, clique na seta para baixo Seta para baixo ao lado de Editar. 
  5. Clique em Editar liberação de sala com base na agenda
  6. Ative ou desative a configuração.
  7. Clique em Aplicar.

Corrigir liberações de sala indesejadas 

Para reduzir as liberações de sala indesejadas, você precisa escolher as exceções para salas e organizadores de forma criteriosa. O Agenda usa lógica para ajudar, mas é essencial escolher corretamente as salas e os grupos de usuários. 

Lógica de liberação de sala do Agenda   

O Agenda não libera salas de reunião quando: 
  • os convidados recusam a participação menos de 10 minutos antes do início da reunião;
  • as reuniões são agendadas para os próximos 30 minutos; 
  • a sala é reservada diretamente na agenda da sala;
  • a reunião tem mais de três horas de duração;
  • a sala de uma reunião é liberada e reservada novamente em seguida;
  • a reunião não tem convidados além do organizador;
  • a reunião está reservada em uma agenda secundária.

Escolher as salas que serão liberadas   

O Google recomenda que a liberação automática de sala seja ativada para a maioria das suas salas, exceto aquelas: 
  • usadas frequentemente por funcionários de nível hierárquico alto;

    Por exemplo, a sala particular da diretoria. 

  • onde acontecem atividades essenciais aos negócios;

    Por exemplo, salas reservadas para contratações, reuniões com clientes ou eventos especiais.

  • restritas a um pequeno grupo de funcionários; 
  • usadas por convidados externos que não estejam participando de um evento.

Escolher os organizadores da sala

Exclua da liberação automática de sala os usuários que: 
  • criam reuniões para funcionários de nível hierárquico alto; 
  • agendam reuniões com frequência para outras pessoas, mas não participam dessas reuniões;
  • são executivos de nível hierárquico alto; 
  • marcam reuniões essenciais para os negócios ou externas.

Excluir grupos de usuários no Admin console

Para remover um grupo de usuários da liberação automática de sala, você precisa ter uma conta de administrador com os privilégios Serviços > Agenda e Grupos > Leitura. Veja as instruções em Atribuir funções de administrador a um usuário ou em Criar funções personalizadas de administrador.

  1. Na página inicial do Admin console, clique em Edifícios e recursos.
  2. Em "Configurações da sala", clique em Isentar grupo de usuários
  3. Em "Isentar grupo de usuários", clique em Adicione o nome do grupo aqui
  4. Digite o nome do grupo de usuários e clique em Salvar.

Links relacionados

Ver como as salas de reunião são usadas (em inglês)

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