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É possível liberar automaticamente salas de reunião reservadas quando apenas uma pessoa aceita o convite no Google Agenda. Também é possível personalizar esse processo e excluir determinadas salas e usuários. Quando uma sala é liberada, o organizador da reunião recebe uma notificação por e-mail.
Dica: o Painel de insights da sala oferece uma perspectiva geral das liberações de salas na sua organização. Com ele, você confere o total de horários de salas liberados, reservados novamente e não liberados. Saiba mais
Ativar ou desativar a liberação de sala
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No Admin Console, acesse Menu
Diretório
Edifícios e recursos
- Em As salas são liberadas para eventos recusados, clique em Ativar ou Desativar.
- Clique em Salvar.
Excluir salas ou grupos de usuários das liberações de salas
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No Admin Console, acesse Menu
- Clique no nome do recurso da sala.
- Na seção Configurações da sala, clique na seta para baixo
.
- Em Isenção da liberação de sala, selecione Ativado.
- Clique em Salvar.
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No Admin Console, acesse Menu
- Na seção Configurações globais das salas, clique na seta para baixo
- Em Isentar grupos de usuários da liberação de sala, clique em Editar grupos.
- Digite o nome do grupo de usuários e clique em Salvar.
Corrigir liberações de sala indesejadas
Você pode diminuir as liberações de sala indesejadas com exceções para salas e organizadores. O Google Agenda usa lógica para ajudar, mas é essencial escolher corretamente as salas e os grupos de usuários.
Situações em que o Google Agenda não libera salas
- os convidados recusam a participação menos de 10 minutos antes do início da reunião;
- a reunião está programada para os próximos 30 minutos;
- a reserva é feita diretamente na agenda da sala;
- a reunião tem mais de quatro horas de duração;
- a sala foi liberada e adicionada novamente à mesma reunião;
- não há convidados além do organizador ou quando há participantes de fora da organização;
- a reunião está reservada em uma agenda secundária;
- a sala é ampla ou está reservada para uma reunião ou um evento grande.
Observação: essa não é uma lista completa dos fatores de liberação de sala, e a lógica está sujeita a alterações.
Escolher as salas que serão liberadas
- usadas frequentemente por funcionários de nível hierárquico alto, como uma sala particular de CEOs;
- usadas para funções essenciais aos negócios (contratação, reuniões com clientes ou eventos especiais);
- restritas a um pequeno grupo de funcionários;
- usadas por convidados externos que não estejam participando de um evento.
Escolher os organizadores da sala
- criam reuniões para funcionários de nível hierárquico alto;
- agendam reuniões com frequência para outras pessoas, mas não participam delas;
- são executivos de nível hierárquico alto;
- marcam reuniões essenciais para os negócios ou externas.
