Liberar salas de conferências do Google Agenda não utilizadas

Esse recurso está disponível no G Suite Business, G Suite Enterprise e G Suite Enterprise for Education. Compare as edições.

Ative a liberação automática de sala para cancelar a reserva de salas de reunião que não serão mais usadas. As salas são liberadas quando apenas um convidado confirma a participação em uma reunião. Uma notificação é enviada por e-mail quando não é possível reservar uma sala.

O Painel de insights da sala ajuda você a ter uma visão geral do uso das salas na sua organização. Com esse painel, você pode ver o total de horários de salas liberados, reservados novamente e não liberados. 

Ativar ou desativar a liberação de sala  

Você pode ativar ou desativar a liberação automática para uma ou mais salas.

  1. Faça login no Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin Console, acesse Edifícios e recursos.
  3. Na seção Painel de insights da sala, clique em Abrir.
  4. Role até a seção Liberação de sala e clique em Editar configurações
  5. Clique no nome do recurso para abrir os detalhes.
  6. Na seção Configurações da sala, clique na seta para baixo "".
  7. Altere Permitir liberação de sala com base na agenda para Ativado ou Desativado.
  8. Clique em Salvar.

Corrigir liberações de sala indesejadas 

Para reduzir as liberações de sala indesejadas, você precisa escolher as exceções para salas e organizadores de forma criteriosa. O Google Agenda usa lógica para ajudar, mas é essencial escolher corretamente as salas e os grupos de usuários. 

Situações em que o Agenda não libera salas    

O Agenda não libera salas de reunião quando:
  • os convidados recusam a participação menos de 10 minutos antes do início da reunião;
  • a reunião está programada para os próximos 30 minutos;
  • a reserva é feita diretamente na agenda da sala;
  • a reunião tem mais de três horas de duração;
  • a sala de uma reunião é liberada e reservada novamente em seguida;
  • a reunião não tem convidados além do organizador;
  • a reunião está reservada em uma agenda secundária.

Observação: essa não é uma lista completa dos fatores de liberação de sala, e a lógica está sujeita a alterações.

Escolher as salas que serão liberadas   

O Google recomenda que a liberação automática de sala seja ativada para a maioria das suas salas, exceto aquelas: 
  • usadas frequentemente por funcionários importantes, como uma sala particular de CEOs;
  • usadas para funções essenciais aos negócios (contratação, reuniões com clientes ou eventos especiais);
  • restritas a um pequeno grupo de funcionários; 
  • usadas por convidados externos que não estejam participando de um evento.

Escolher os organizadores da sala

Exclua da liberação automática de sala os usuários que: 
  • criam reuniões para funcionários de nível hierárquico alto; 
  • agendam reuniões com frequência para outras pessoas, mas não participam dessas reuniões;
  • são executivos de nível hierárquico alto; 
  • marcam reuniões essenciais para os negócios ou externas.

Excluir grupos de usuários no Admin Console

Para remover um grupo de usuários da liberação automática de sala, você precisa ter uma conta de administrador com os privilégios Serviços > Agenda e Grupos > Leitura. Veja as instruções em Atribuir funções de administrador a um usuário ou Criar funções personalizadas de administrador.

  1. Faça login no Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin Console, acesse Edifícios e recursos.
  3. Na seção  Configurações globais das salas, clique na seta para baixo "".
  4. Em Isentar grupos de usuários, clique em Editar grupo
  5. Digite o nome do grupo de usuários e clique em Salvar.

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