Libérer les salles de réunion Google Agenda inutilisées

Éditions compatibles pour cette fonctionnalité: Enterprise ; Education Plus ; G Suite Business.  Comparer votre édition

Activez la libération automatique des salles pour rendre disponibles les salles de réunion réservées qui ne sont plus nécessaires. Les salles sont libérées lorsque toutes les personnes sauf une déclinent l'invitation à une réunion. Lorsqu'une salle est libérée, une notification est envoyée par e-mail.

Le tableau de bord des statistiques sur les salles vous permet d'obtenir des informations relatives à la libération des salles au sein de votre organisation. Il indique le nombre total d'heures où des salles ont été libérées, où elles ont été réservées à nouveau et où elles sont restées non libérées.

Activer ou désactiver la libération des salles

Si vous avez un rôle d'administrateur possédant des droits pour gérer les bâtiments et les ressources attribués à votre compte, vous pouvez activer ou désactiver la libération automatique de salles pour une ou plusieurs salles.

  1. Connectez-vous à la Console d'administration Google.

    Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

  2. Sur la page d'accueil de la console d'administration, accédez à Bâtiments et ressources.
  3. Dans la section Tableau de bord des statistiques sur les salles, cliquez sur Ouvrir.
  4. Faites défiler la page jusqu'à la section Libération des salles, puis cliquez sur Modifier les paramètres.
  5. Cliquez sur le nom de la ressource pour ouvrir les informations la concernant.
  6. Dans la section Paramètres de la salle de réunion, cliquez sur la flèche vers le bas "".
  7. Sélectionnez Activer ou Désactiver pour l'option Autoriser la libération de salles en fonction de l'agenda.
  8. Cliquez sur Enregistrer.

Empêcher les libérations indésirables

Vous pouvez atténuer le nombre de libérations indésirables de salles en choisissant méthodiquement des exceptions relatives aux salles et aux organisateurs. Le fonctionnement logique de Google Agenda peut vous aider, mais votre choix de salles et de groupes d'utilisateurs reste essentiel.

Situations dans lesquelles Google Agenda ne libère pas de salles

Google Agenda ne libère pas de salles lorsque :
  • les invités déclinent l'invitation moins de 10 minutes avant le début d'une réunion ;
  • la réunion a lieu dans les 30 prochaines minutes ;
  • la réunion correspond à une ressource réservée directement dans l'agenda de la salle ;
  • la réunion dure plus de trois heures ;
  • la salle a déjà été libérée, puis réservée à nouveau pour une même réunion ;
  • la réunion n'a aucun invité en dehors de l'organisateur ;
  • la réunion est réservée dans un agenda secondaire.

Remarque : Cette liste de facteurs de libération des salles n'est pas exhaustive, et la logique de libération des salles est susceptible d'être modifiée.

Choisir des salles à libérer

Google recommande d'activer la libération automatique pour la plupart des salles, à l'exception de celles :
  • fréquemment utilisées par les employés importants, tels qu'une salle privée destinée aux PDG ;
  • utilisées pour des fonctions stratégiques de votre entreprise (entretiens d'embauche, réunions avec des clients ou événements spéciaux) ;
  • interdites à la plupart des employés ;
  • utilisées par des personnes externes à votre organisation, qui ne sont pas invitées à l'événement.

Définir des organisateurs de la répartition des salles

Les utilisateurs suivants ne doivent pas être désignés responsables de la libération automatique de salles :
  • Les utilisateurs créant des réunions pour les employés les plus importants
  • Les personnes réservant fréquemment des réunions pour d'autres utilisateurs sans y participer
  • Les cadres supérieurs
  • Les utilisateurs organisant des réunions stratégiques pour votre entreprise avec des personnes extérieures à votre organisation

Exclure des groupes d'utilisateurs dans la console d'administration

Pour exempter un groupe d'utilisateurs de la libération automatique de salles, vous devez disposer d'un compte administrateur dont les droits de consultation sont activés sous Services > Google Agenda et Groupes > Consulter.Pour savoir comment procéder, consultez Attribuer des rôles d'administrateur à un utilisateur ou Créer des rôles d'administrateur personnalisés.

  1. Connectez-vous à la Console d'administration Google.

    Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

  2. Sur la page d'accueil de la console d'administration, accédez à Bâtiments et ressources.
  3. Dans la section Paramètres généraux relatifs aux salles, cliquez sur la flèche vers le bas "".
  4. Sous Exempter un groupe d'utilisateurs, cliquez sur Modifier le groupe.
  5. Saisissez le nom du groupe d'utilisateurs et cliquez sur Enregistrer.

Articles associés

Ces informations vous-ont elles été utiles ?
Comment pouvons-nous l'améliorer ?

Vous avez encore besoin d'aide ?

Connectez-vous pour accéder à des options d'assistance supplémentaires afin de résoudre rapidement votre problème.