Empezar: guía de configuración de Voice para administradores

Asignar números de Voice a usuarios

Una vez que hayas asignado licencias de Google Voice a usuarios, puedes darles un número de este servicio o permitir que lo elijan directamente. Cada número de Voice solo se puede asignar una vez.

Estás en el paso 4 de 9

Opciones para asignar números

Dejar que los usuarios elijan su número

Esta función solo está disponible en Estados Unidos y Canadá.

Puedes permitir que los usuarios de tu organización elijan su número de teléfono e introduzcan su dirección de servicio al registrarse en Voice.

Antes de empezar

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones y luego G Suite y luego Google Voice.
  3. Haz clic en Ajustes generales.
  4. Para aplicar el ajuste a todos los usuarios, deja seleccionado el nivel organizativo superior. Si quieres aplicarlo a usuarios concretos, selecciona una unidad organizativa secundaria o un grupo de configuración.
  5. Marca la casilla Permitir que cualquier usuario se registre en Google Voice.
  6. Haz clic en Guardar. Si has configurado una unidad organizativa o un grupo, puedes Heredar o Anular una unidad organizativa principal, o bien elegir la opción Sin definir para un grupo.

Invitar a los usuarios a registrarse

Una vez que hayas activado el registro de usuarios, puedes indicarles cómo tienen que registrarse y facilitarles instrucciones sobre cómo seleccionar su propio número e introducir su dirección de servicio.

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones y luego G Suite y luego Google Voice y luego Gestión del servicio.
  3. Haz clic en Usuarios.
    En la página Usuarios aparecen todos los usuarios junto con su número de Voice. Si aún no has asignado ninguna licencia, la página estará en blanco.
  4. Arriba a la derecha, haz clic en Más "" y luego Enviar invitaciones.
  5. En la ventana de confirmación, haz clic en Enviar invitaciones.

Al hacerlo, se enviará un correo a los usuarios que cumplan alguna de estas condiciones:

  • Pertenecen a una unidad organizativa que les permite registrarse en Google Voice.
  • Tienen asignada una licencia de Voice, pero no un número.

Nota: Los usuarios que no se encuentran en Estados Unidos ni en Canadá no pueden registrarse en Voice ellos mismos, así que en el correo que reciben se les indica que deben ponerse en contacto con su administrador de G Suite.

Asignar números a usuarios concretos

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones y luego G Suite y luego Google Voice y luego Gestión del servicio.
  3. Haz clic en Usuarios.
    En la página Usuarios aparecen todos los usuarios junto con su número de Voice. Si aún no has asignado ninguna licencia, la página estará en blanco.
  4. Coloca el cursor sobre un usuario al que quieras asignar un número y haz clic en Editar "".
    Al hacerlo, aparece la ventana de asignación de números.
  5. En el campo País/región, haz clic en la flecha hacia abajo "" y selecciona un país o una región de la lista. Si eliges un país o una región que no has registrado como una de tus ubicaciones, aparecerá un mensaje de error. Consulta cómo añadir ubicaciones.
  6. En el campo Dirección de servicio, selecciona la ubicación del usuario que se utilizará para los servicios de emergencia.
  7. En el campo Número de Google Voice, se muestra un número disponible:
    • Si quieres conservar ese número, haz clic en Asignar.
    • Para buscar otro número, sigue estos pasos:
      1. Haz clic en Cambiar.
      2. Junto al número que quieras de la lista, haz clic en Seleccionar.
      3. Haz clic en Asignar.
Asignar números a muchos usuarios a la vez

Si tienes muchos usuarios, puedes asignarles números a todos a la vez mediante un archivo de Hojas de cálculo de Google. A los usuarios que no tienen una licencia de Voice se les asigna una.

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones y luego G Suite y luego Google Voice y luego Gestión del servicio.
  3. Haz clic en Usuarios.
    En la página Usuarios aparecen todos los usuarios junto con su número de Voice. Si aún no has asignado ninguna licencia, la página estará en blanco.
  4. Arriba a la derecha, haz clic en Más "" y luego Asignación por lotes.
    Al hacerlo, se abre una ventana con opciones para crear una lista o usar una que ya tengas.
  5. Haz clic en Crear lista o en Usar existente:
    • Crear lista: Voice crea una hoja de cálculo con el nombre de archivo "Asignación en bloque el [fecha]".
    • Usar existente: se abre una ventana con las hojas de cálculo que tengas.
    • Haz clic en el nombre de la hoja de cálculo que quieras usar. Si no aparece, haz clic en la opción Subir, situada en la parte superior.
    • Haz clic en Seleccionar.
  • Haz clic en el nombre de la hoja de cálculo.
    Se abrirá una pestaña nueva del navegador con el archivo en Hojas de cálculo de Google.
  • En la fila de cada usuario al que quieras asignar un número, rellena las tres columnas con su dirección de correo electrónico, país y dirección de servicio.
    Introduce la dirección completa de la ubicación de cada usuario. Comprueba que sea correcta, porque es la que se utiliza en casos de emergencia.
  • Después de introducir todos los datos necesarios en la hoja de cálculo, vuelve a la consola de administración y haz clic en Continuar.
    Voice verifica todas las direcciones de servicio y de correo electrónico:
    • Si hay errores, se abre una ventana para que puedas corregirlos. Más abajo encontrarás información adicional sobre los errores de verificación.
    • Una vez que Voice haya verificado todas las direcciones, se mostrará una ventana con información de los usuarios.
  • Revisa la información de cada uno de ellos y haz clic en Asignar números.
    • Los usuarios que no tengan licencia recibirán una. Si no dispones de suficientes licencias de Voice, aparecerá un mensaje de error y no se podrán asignar números.
    • Si se muestra el mensaje "Error al procesar la solicitud. Inténtalo de nuevo", es posible que la cuenta de alguno de los usuarios esté suspendida. Quita los usuarios suspendidos de la lista y vuelve a enviarla.
  • Arriba a la derecha, haz clic en Tareas "" para ver el estado de la asignación de números.
    En función de la cantidad de usuarios que subas y del proveedor de servicios, la asignación de números puede tardar hasta 24 horas en completarse.
  • Directrices y consejos

    Solo puedes introducir información en las columnas disponibles del archivo descargado, al que no puedes añadir ninguna columna más.

    • Dirección de correo electrónico: debe tener el formato nombredeusuario@example.com.
    • Dirección de servicio: introduce la dirección completa de la ubicación de los usuarios, incluidos el número de la calle, la ciudad, el estado y el código postal. Comprueba que sea correcta, porque es la que se utiliza en casos de emergencia.

    Errores de verificación

    Si se produce algún error al subir una lista, búscalo en este apartado para saber más información sobre él. Una vez que hayas corregido todos los errores, vuelve a subir la lista.

    • La dirección no se ha podido verificar: no hemos podido verificar la dirección; cámbiala por una que sea válida.
    • Ya tiene un número asignado: el usuario ya tiene un número de Google Voice; quítalo de la lista.
    • No cumple con los requisitos de Google Voice: el usuario no cumple los requisitos para obtener un número de Google Voice; quítalo de la lista.
    • El formato del correo electrónico es incorrecto: la dirección de correo electrónico no tiene el formato correcto; corrígelo.
    • Google Voice no está disponible en este país: la dirección de servicio se encuentra en un país o región donde Google Voice no está disponible; quita el usuario de la lista.
    • Sin dirección de correo electrónico: no hay ninguna dirección de correo electrónico en la fila; añade una.
    • Sin dirección de servicio: no hay ninguna dirección de servicio en la fila; añade una.
    • No se encuentra un usuario para la dirección de correo electrónico proporcionada: la dirección no pertenece a ningún usuario de tu organización; cámbiala por una dirección válida.
    • La dirección de servicio está incompleta: la dirección no se puede verificar porque la información no está completa; añade todos los datos que falten. Si te equivocas al escribirla o te olvidas de poner el código postal, Google Voice la corregirá.
    • Es necesario migrar el usuario a una cuenta gestionada: este usuario tiene una cuenta de Google Voice que no está gestionada; mígralo a una que sí lo esté. Consulta más información en el artículo Migrar usuarios a cuentas gestionadas.

    Anular la asignación de números de Voice

    Puedes anular la asignación de los números de Voice asociados a usuarios que han dejado la empresa o ya no necesitan uno.

    1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

      Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

    2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones y luego G Suite y luego Google Voice y luego Gestión del servicio.
    3. Haz clic en Usuarios.
    4. Junto al usuario cuyo número quieras quitar, haz clic en Editar "".
    5. Haz clic en Anular asignación "".
    6. Para confirmar la operación, haz clic en Anular asignación.

    Para obtener detalles sobre la facturación, consulta cómo se cobran los números.

    Vídeo: Asignar números y licencias de Voice

    Get started: Google Voice number and user provisioning

    Dirección de servicio para llamadas de emergencia

    Si un usuario llama a un número de emergencia, Voice envía a los servicios de emergencia su dirección de servicio, es decir, la dirección que añades al asignar números de Voice a los usuarios o, si les permites seleccionar su propio número, la que ellos introducen al registrarse.

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