Vérifiez rapidement l'utilisation des salles et des ressources Google Agenda. Le tableau de bord des statistiques sur les salles vous fournit des données vous permettant de mieux analyser l'utilisation de l'espace au sein de votre organisation. Utilisez ces informations lors de la planification afin de gagner du temps et de réduire les coûts.
Informations disponibles dans le tableau de bord
Le tableau de bord permet de répondre à certaines questions. En voici quelques exemples :
- Quelles sont les salles les plus utilisées ?
- Vos salles sont-elles sous-exploitées ou surexploitées ?
- Quelles sont les tailles de salles les plus utilisées ?
- Quel matériel entraîne une utilisation plus forte d'une salle ?
- Sur quelles plages horaires est-il préférable de programmer les travaux de réparation et de maintenance ?
Avant de commencer
- Utilisez un format structuré pour les salles : seules les informations concernant les ressources structurées sont affichées dans le tableau de bord des statistiques sur les salles.
Pour en savoir plus, consultez Utiliser des ressources structurées Google Agenda.
- Définissez la catégorie de salle sur "Espace de réunion" : cette option sert à afficher les statistiques dans le tableau de bord des statistiques sur les salles.
- Définissez le fuseau horaire de chaque salle : renseignez le fuseau horaire local afin de garantir le bon affichage des données dans le tableau de bord.
- Activez la détection de l'occupation dans les salles équipées de matériel Meet.
Pour en savoir plus, consultez Activer la détection d'occupation.
Définir les fuseaux horaires
Il existe deux façons d'indiquer le fuseau horaire de vos ressources. Vous pouvez en définir plusieurs à la fois en utilisant une API, ou les configurer un par un dans Google Agenda.
Utiliser l'API pour définir plusieurs fuseaux horaires en même temps
Définir des fuseaux horaires individuellement dans Google Agenda
Pour ce faire, vous devez être connecté en tant que super-administrateur.
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Connectez-vous avec votre compte administrateur et ouvrez Google Agenda.
- Dans la barre située à gauche de l'écran, placez le curseur sur Autres agendas.
- Cliquez sur Ajouter
Parcourir les ressources.
- À côté de la ressource que vous souhaitez ajouter, cliquez sur la flèche vers le bas
et cochez la case correspondante. La ressource s'affiche désormais dans la liste Paramètres de mes agendas.
- Dans Paramètres de mes agendas, cliquez sur la ressource souhaitée pour ouvrir les options de paramètres.
- Dans Paramètres de l'agenda, sous Fuseau horaire, cliquez sur la flèche vers le bas
Accéder au tableau de bord
Vous devez disposer des droits d'accès aux ressources pour consulter le tableau de bord.
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Connectez-vous à la Console d'administration Google.
Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").
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Dans la console d'administration, accédez à Menu
Annuaire
Modifier les éléments d'affichage et les périodes concernées du tableau de bord
Vous pouvez définir un filtre dans le tableau de bord pour afficher une salle, un bâtiment, un étage, une capacité ou une fonctionnalité spécifique. Vous pouvez également modifier la période pour laquelle les données s'affichent. Définissez par exemple un filtre pour les jours de la semaine afin d'afficher les données portant uniquement sur ces jours, et non sur les samedis et dimanches.
Les commandes de filtre et de plage de dates sont affichées en haut du tableau de bord. La plage de dates se situe sur la partie tout à droite de l'écran, et le filtre du tableau de bord se trouve sur la partie gauche.
Pour définir un filtre, cliquez sur Ajouter un filtre , sélectionnez les critères souhaités et cliquez sur Appliquer. Vos modifications s'appliquent immédiatement.
Pour définir la plage de dates, cliquez sur celle existant afin d'ouvrir les commandes. Après avoir sélectionné une nouvelle plage, cliquez sur Appliquer pour actualiser votre rapport.
Remarques :
- Pour afficher les informations importantes de chaque graphique, passez la souris sur À propos de ce graphique
dans l'angle supérieur.
- L'affichage des données d'utilisation des salles dans le tableau de bord peut prendre au minimum 24 heures.
- Si vous réservez une ressource pour une date passée, le tableau de bord ne l'enregistre pas. Par exemple, si vous réservez le 27 décembre 2021 une ressource pour le 26 décembre 2021, le tableau de bord ignore cette réservation.
Télécharger les données du tableau de bord pour les analyser
Les administrateurs peuvent vouloir afficher les données du tableau de bord sous forme de feuille de calcul ou de tableau pour une analyse plus approfondie. Pour télécharger les taux de réservation et d'occupation des salles, cliquez sur Télécharger en haut à droite du tableau de bord des statistiques.
Le tableau de bord exporte alors les données dans un fichier CSV. Il affiche la vue que vous avez définie en sélectionnant les options de filtre et de plage de dates. Avant de télécharger les données, assurez-vous de bien définir les options correspondant aux ressources et aux périodes que vous souhaitez étudier.
Matériel Google Meet et détection de l'occupation
Si votre organisation utilise du matériel Google Meet et dispose d'appareils compatibles avec la détection d'occupation, vous pouvez consulter des graphiques supplémentaires dans le tableau de bord des statistiques sur les salles pour vous aider à prendre des décisions éclairées concernant la planification de l'espace. Pour en savoir plus, consultez Suivre l'utilisation des salles et des appareils avec le matériel Meet.
