设置会议室预订建议

帮助会议组织者为身处任何地点的邀请对象周到地预订会议室和资源。

Google 日历的自动会议室建议功能会检查会议邀请对象的工作地点。在“会议室”标签中,Google 日历会智能地显示离各位邀请对象最近且最符合要求的会议室。各邀请对象的建筑物和楼层位置、以前的预订记录、音频和视频设备使用情况以及容纳人数需求都在 Google 日历的考量范围之内。

重要注意事项

您可以执行下列两项操作,让自动会议室建议功能达到最佳效果:

  • 为所有用户添加工作地点 - 如果某位用户未设置主要工作地点,Google 日历在提供会议室建议时就不会考虑该用户的情况。这就表示系统可能会建议过小的会议室,或者在建议时不考虑建筑物中的所有会议室。
  • 以结构化格式设置会议室信息 - Google 日历只会根据结构化的会议室信息自动提供会议室建议。Google 日历会根据各会议室的详细信息作出智能的决策。

    要详细了解结构化资源,请参阅使用结构化资源的影响将资源转换为结构化格式

添加主要工作地点

添加主要工作地点的方式有两种。您可以为用户添加,也可以让用户自行添加。

用户设置与管理员设置对比

每个工作环境都不尽相同。对于每种设置方法,您可以考虑下列几个方面,确定哪种方式最适合您的公司。

管理员设置 用户设置

用户的工作地点已知,而且是准确无误的最新数据。

优点

  • 确保 Google 服务中的用户数据与您拥有的数据同步
  • 避免用户自行操作时出错

方法

  • API(建筑物、楼层、楼层分区、办公桌)
  • GCDS(建筑物、楼层)

用户体验

  • 工作地点仅供查看

您不知道或不确定单位中用户的工作地点数据。

优点

  • 一键快速设置
  • Google 日历会通知用户添加和更新工作地点数据
  • 减轻管理员的工作负担

方法

  • 通过 Google 管理控制台进行初始设置
  • 用户自行更新工作地点数据(建筑物、楼层)

用户体验 

  • 工作地点的查看和更新都由用户控制
  • Google 会推断用户的工作地点,有时也会为用户设置
  • Google 会提示用户更新工作地点

以管理员的身份添加工作地点

如果您选择为用户设置主要工作地点,可以使用 API 或 Google Cloud Directory Sync (GCDS)。

使用 Google Cloud Directory Sync


在下列任何情况下,均可使用 GCDS 为用户添加工作地点:

  • 用户较多,且分布在许多不同的地点。
  • 您需要持续更改和更新用户的工作地点。
  • 您已经使用 GCDS 将用户个人资料从 Active Directory 同步到 G Suite。

在 GCDS 配置管理器的用户个人资料属性标签中,将下列工作地点字段映射到您当前存储建筑物和楼层信息的位置:

  • 建筑物 ID
  • 楼层名称

您可以选择是否同步这些字段。请确保建筑物 ID 与您在管理建筑物时创建的建筑物 ID 一致。

有关详情,请参阅关于 Google Cloud Directory Sync

使用 API

在下列任何情况下,均可使用 API 为用户添加工作地点:

  • 用户较多,且分布在许多不同的地点。
  • 您已经有系统使用 API 调用用户的工作地点。
  • 用户工作地点需要定期修改和更新。
  • 您希望通过自动化的方式让用户工作地点数据保持同步。
  • 楼层分区和办公桌代码有特定的值。

有关详情,请参阅 G Suite Admin SDK 指南 - Users

结构化的用户地点信息最长可能需要 24 小时才会生效,并在用户的个人资料中显示。

设置 API 时,请使用以下属性:

属性名称 说明 示例
type(字符串)*

地点类型:自定义、默认、办公桌


注意:如要更新用户的主要工作地点,您必须将 type 设为“办公桌”

办公桌
customType(字符串)

如果 type 为“自定义”,那么此字段将包含自定义值

free_text
area(字符串)*

文字最能准确描述用户的工作地点。例如“南京市秦淮区”或“新街口附近”


 

南京市秦淮区
buildingId(字符串)*

建筑物 ID 必须与您为建筑物创建的 buildingId 完全一致

保留值字符串:

  • 表示用户没有办公楼建筑物信息。例如,如果用户是远程办公,请使用“$$NO_BUILDING$$”
  • 要表示建筑物资源中尚无相关建筑物,请使用“$$MISSING_BUILDING$$”
     
NJ
floorName(字符串)

楼层 ID 必须与 buildingId 中指定的楼层完全一致。

注意:未指定建筑物 ID 的楼层名称无效
 

大厅, 中区, 2 楼, 3 楼, 4 楼, 5 楼, 5A 楼, 6 楼
floorSection(字符串)

表示用户所在的楼层分区

A 区, 南侧
deskCode(字符串)*

表示确切的办公桌位置

17 室, 13-A

*必填

 

让用户自行添加工作地点

启用日历提示功能,帮助用户添加主要工作地点。

  1. 登录您的Google 管理控制台

    请使用您的管理员帐号(不是以“@gmail.com”结尾的帐号)登录。

  2. 在管理控制台首页,转到“菜单”菜单 然后 目录 然后 目录设置
  3. 点击个人资料修改
  4. 在左侧面板的单位部门下方,选择您要应用更改的单位。

    警告:如果您为整个单位的根级单位部门应用更改,相应更改将不会应用于您之前覆盖了个人资料信息的单位部门。

  5. 选中工作地点旁边的复选框,然后点击保存

更改最长需要 30 分钟才会生效,届时用户就可以自行设置工作地点了。

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