使用機密模式保護 Gmail 郵件

本文專供管理員參考。Gmail 使用者請參閱這篇文章,進一步瞭解如何使用 Gmail 機密模式。

使用者可以運用 Gmail 機密模式,防止未經授權的人士存取機密資訊,以及避免不小心外洩這類資訊。只要郵件是以機密模式傳送,收件者就無法轉寄、複製、列印或下載該郵件或附件。

機密模式可讓您執行下列操作:

  • 設定郵件到期日
  • 隨時撤銷郵件存取權
  • 要求收件者必須輸入簡訊驗證碼才能開啟郵件

以機密模式傳送的郵件無法排定傳送時間

重要資訊:機密模式可以避免收件者不小心外洩郵件內容,但無法防止收件者對郵件/附件拍照或擷取螢幕截圖。收件者也可能使用惡意軟體應用程式來複製或下載郵件和附件內容。

Gmail 如何處理套用機密模式的郵件

如果郵件是以機密模式傳送,Gmail 會從寄給收件者的郵件中移除內文和附件,並用連結取代這些內容。

Gmail 會直接在郵件中顯示連結內容,第三方電子郵件用戶端則會將郵件原本的內容替換成連結。

Google 保管箱和套用機密模式的郵件

Google 保管箱可對網域使用者以機密模式傳送的所有郵件,執行資料保留、搜尋、匯出等作業及設定訴訟保留,但對於外部寄件者以機密模式傳送給貴機構的郵件,保管箱並無法存取或讀取其中的內容。如果您的網域使用保管箱,請詳閱這篇文章,瞭解保管箱會如何處理套用機密模式的郵件。

為了讓保管箱能存取以機密模式傳送的郵件,Gmail 會將機密模式內容的副本附在郵件中。

以下是有關這個副本的注意事項:

  • 只有在寄件者和收件者是同一個機構的成員時,Gmail 才會附上這個副本。
  • 這個副本只會提供給保管箱。
  • 寄件者和收件者都無法透過 Gmail 存取這個副本。
  • 第三方郵件封存工具無法存取這個副本。

如要完全刪除某封套用機密模式的郵件,就必須將寄件者和所有收件者帳戶中的相關郵件全數刪除。

第三方封存工具和套用機密模式的郵件

當使用者以 Gmail 的機密模式傳送郵件時,Gmail 會將郵件的內文和附件替換成連結。郵件只會有主旨和連結,並透過 SMTP 傳送。

如果您的網域使用第三方電子蒐證 (eDiscovery) 或封存工具,Gmail 機密模式可能會與貴機構的電子蒐證和資料保留政策相左。因此,建議您先和電子蒐證管理員及其他政策制定者討論,看看啟用這項功能會造成什麼影響。

開啟或關閉 Gmail 機密模式

您可以為整個網域或特定機構單位開啟或關閉 Gmail 機密模式。如果您停用機密模式,貴機構的使用者就無法透過機密模式傳送 Gmail 郵件。

如要防止貴機構的使用者收到以機密模式傳送的郵件,請設定規範規則來禁止接收以機密模式傳送的郵件

如何針對整個機構開啟或關閉 Gmail 機密模式:

  1. 登入 Google 管理控制台

    請使用「管理員帳戶」(結尾「不是」@gmail.com) 登入。

  2. 在管理控制台中,依序點選「選單」圖示 "" 接下來 ""「應用程式」接下來「Google Workspace」接下來「Gmail」接下來「使用者設定」
  3. 在「使用者設定」中,捲動至「機密模式」
  4. 取消勾選或勾選「啟用機密模式」方塊。
  5. 儲存變更。

變更最多可能需要 24 小時才會生效,但通常不會這麼久。瞭解詳情

如何針對特定機構單位開啟或關閉 Gmail 機密模式:

  1. 登入 Google 管理控制台

    請使用「管理員帳戶」(結尾「不是」@gmail.com) 登入。

  2. 在管理控制台中,依序點選「選單」圖示 "" 接下來 ""「應用程式」接下來「Google Workspace」接下來「Gmail」接下來「使用者設定」
  3. 在左側選取機構單位。
  4. 向下捲動至「機密模式」,然後勾選或取消勾選「啟用機密模式」方塊。
  5. 按一下「儲存」

變更最多可能需要 24 小時才會生效,但通常不會這麼久。瞭解詳情

禁止接收以機密模式傳送的郵件

如要建立規範規則,不讓網域收到以機密模式傳送的郵件,請按照本節的說明操作。

注意:如要進一步瞭解如何建立所有內容類型的規範規則,請參閱設定內容規範規則。  

郵件觸發規範規則的方式

您定義的規範規則會對以 Gmail 機密模式傳送的郵件造成以下影響:

  • 外寄郵件會遵循您為郵件主旨、內文或附件定義的所有規範規則。
  • 如果外寄郵件依照規範規則刪除附件,系統就不會寄出郵件,並會傳送退件通知給寄件者。
  • 系統會檢查內送郵件,但只會掃描郵件標頭 (包含主旨)。

系統如何隔離套用機密模式的郵件

系統會透過以下方式隔離套用 Gmail 機密模式的郵件:
  • 套用機密模式的內送郵件會傳送到管理員隔離區,但系統只會掃描這類郵件的標頭。
  • 套用機密模式的外寄郵件不會傳送到管理員隔離區,系統會拒絕這類郵件並傳送退件通知給寄件者。

如何禁止接收以機密模式傳送的郵件

  1. 登入 Google 管理控制台

    請使用「管理員帳戶」(結尾「不是」@gmail.com) 登入。

  2. 在管理控制台中,依序點選「選單」圖示 "" 接下來 ""「應用程式」接下來「Google Workspace」接下來「Gmail」接下來「法規遵循」

     

  3. 將滑鼠游標移至「內容規範」設定上,然後按一下「設定」。如果您先前已針對其他類型的郵件設定規範規則,請將滑鼠游標移至任一項規則,然後按一下「新增其他規則」

    畫面上會顯示「新增設定」對話方塊,請在其中輸入名稱、選取要比對的郵件類型,然後定義要對郵件採取的動作。

  4. 在「新增設定」對話方塊中輸入以下資訊:
    • 輸入規則名稱。
    • 針對「受影響的電子郵件」勾選「內送」方塊。
    • 在「新增運算式」部分選擇「如果郵件符合下列任一條件」
    • 在「運算式」部分按一下「新增」,然後選取「中繼資料比對」
    • 在「屬性」下拉式選單中,選擇「Gmail 機密模式」,然後針對「比對類型」選擇「郵件已套用 Gmail 機密模式」
    • 按一下「儲存」
  5. 下一部分會列出當郵件符合運算式時的處理方式,請選擇「拒絕郵件」
  6. (選用) 輸入要讓系統自動傳送給寄件者的自訂拒絕通知。
  7. 按一下「儲存」

變更最多可能需要 24 小時才會生效,但通常不會這麼久。瞭解詳情

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