使用機密模式保護 Gmail 郵件

本文專供管理員參考。Gmail 使用者請參閱這篇文章，進一步瞭解如何使用 Gmail 機密模式。

所有 Google Workspace 版本皆支援 Gmail 機密模式。

使用者可以運用 Gmail 機密模式，防止機密資訊意外洩漏，或遭未經授權人士存取。只要郵件是以機密模式傳送，收件者就無法轉寄、複製、列印或下載該郵件或附件。

機密模式可讓您執行下列操作：

• 設定郵件到期日
• 隨時撤銷郵件存取權
• 要求收件者必須輸入簡訊驗證碼才能開啟郵件

以機密模式傳送的郵件無法排定傳送時間。

重要資訊：機密模式可以避免收件者不小心外洩郵件內容，但無法防止收件者對郵件/附件拍照或擷取螢幕截圖。收件者也可能使用惡意軟體應用程式來複製或下載郵件和附件內容。

Gmail 如何處理套用機密模式的郵件

如果郵件是以機密模式傳送，Gmail 會從寄給收件者的郵件中移除內文和附件，並用連結取代這些內容。

Gmail 會直接在郵件中顯示連結內容，第三方電子郵件用戶端則會將郵件原本的內容替換成連結。

Google 保管箱和套用機密模式的郵件

Google 保管箱可對網域使用者以機密模式傳送的所有郵件，執行資料保留、搜尋、匯出等作業及設定訴訟保留，但對於外部寄件者以機密模式傳送給貴機構的郵件，保管箱並無法存取或讀取其中的內容。如果您的網域使用保管箱，請詳閱這篇文章，瞭解保管箱會如何處理套用機密模式的郵件。

為了讓保管箱能存取以機密模式傳送的郵件，Gmail 會將機密模式內容的副本附在郵件中。

以下是有關這個副本的注意事項：

• 只有在寄件者和收件者是同一個機構的成員時，Gmail 才會附上這個副本。
• 這個副本只會提供給保管箱。
• 寄件者和收件者都無法透過 Gmail 存取這個副本。
• 第三方郵件封存工具無法存取這個副本。

如要完全刪除某封套用機密模式的郵件，就必須將寄件者和所有收件者帳戶中的相關郵件全數刪除。

第三方封存工具和套用機密模式的郵件

當使用者以 Gmail 的機密模式傳送郵件時，Gmail 會將郵件的內文和附件替換成連結。郵件只會有主旨和連結，並透過 SMTP 傳送。

如果您的網域使用第三方電子蒐證 (eDiscovery) 或封存工具，Gmail 機密模式可能會與貴機構的電子蒐證和資料保留政策相左。因此，建議您先和電子蒐證管理員及其他政策制定者討論，看看啟用這項功能會造成什麼影響。

開啟或關閉 Gmail 機密模式

您可以為整個網域或特定機構單位開啟或關閉 Gmail 機密模式。如果您停用機密模式，貴機構的使用者就無法透過機密模式傳送 Gmail 郵件。

如要防止貴機構的使用者收到以機密模式傳送的郵件，請設定規範規則來禁止接收以機密模式傳送的郵件。

如何針對整個機構開啟或關閉 Gmail 機密模式：

1. 登入 Google 管理控制台。

   請使用「管理員帳戶」(結尾「不是」@gmail.com) 登入。

2. 在管理控制台中，依序點選「選單」圖示  「應用程式」「Google Workspace」「Gmail」「使用者設定」。
3. 在「使用者設定」中，捲動至「機密模式」。
4. 取消勾選或勾選「啟用機密模式」方塊。
5. 儲存變更。

變更最多可能需要 24 小時才會生效，但通常不會這麼久。瞭解詳情

如何針對特定機構單位開啟或關閉 Gmail 機密模式：

1. 登入 Google 管理控制台。

   請使用「管理員帳戶」(結尾「不是」@gmail.com) 登入。

2. 在管理控制台中，依序點選「選單」圖示  「應用程式」「Google Workspace」「Gmail」「使用者設定」。
3. 在左側選取機構單位。
4. 向下捲動至「機密模式」，然後勾選或取消勾選「啟用機密模式」方塊。
5. 按一下「儲存」。

變更最多可能需要 24 小時才會生效，但通常不會這麼久。瞭解詳情

禁止接收以機密模式傳送的郵件

如要建立規範規則，不讓網域收到以機密模式傳送的郵件，請按照本節的說明操作。

注意：如要進一步瞭解如何建立所有內容類型的規範規則，請參閱設定內容規範規則。  

郵件觸發規範規則的方式

您定義的規範規則會對以 Gmail 機密模式傳送的郵件造成以下影響：

• 外寄郵件會遵循您為郵件主旨、內文或附件定義的所有規範規則。
• 如果外寄郵件依照規範規則刪除附件，系統就不會寄出郵件，並會傳送退件通知給寄件者。
• 系統會檢查內送郵件，但只會掃描郵件標頭 (包含主旨)。

系統如何隔離套用機密模式的郵件

系統會透過以下方式隔離套用 Gmail 機密模式的郵件：

• 套用機密模式的內送郵件會傳送到管理員隔離區，但系統只會掃描這類郵件的標頭。
• 套用機密模式的外寄郵件不會傳送到管理員隔離區，系統會拒絕這類郵件並傳送退件通知給寄件者。

如何禁止接收以機密模式傳送的郵件

1. 登入 Google 管理控制台。

   請使用「管理員帳戶」(結尾「不是」@gmail.com) 登入。

2. 在管理控制台中，依序點選「選單」圖示  「應用程式」「Google Workspace」「Gmail」「法規遵循」。

    

3. 將滑鼠游標移至「內容規範」設定上，然後按一下「設定」。如果您先前已針對其他類型的郵件設定規範規則，請將滑鼠游標移至任一項規則，然後按一下「新增其他規則」。

   畫面上會顯示「新增設定」對話方塊，請在其中輸入名稱、選取要比對的郵件類型，然後定義要對郵件採取的動作。

4. 在「新增設定」對話方塊中輸入以下資訊：
   • 輸入規則名稱。
   • 針對「受影響的電子郵件」勾選「內送」方塊。
   • 在「新增運算式」部分選擇「如果郵件符合下列任一條件」。
   • 在「運算式」部分按一下「新增」，然後選取「中繼資料比對」。
   • 在「屬性」下拉式選單中，選擇「Gmail 機密模式」，然後針對「比對類型」選擇「郵件已套用 Gmail 機密模式」。
   • 按一下「儲存」。
5. 下一部分會列出當郵件符合運算式時的處理方式，請選擇「拒絕郵件」。
6. (選用) 輸入要讓系統自動傳送給寄件者的自訂拒絕通知。
7. 按一下「儲存」。

變更最多可能需要 24 小時才會生效，但通常不會這麼久。瞭解詳情