Skydda Gmail-meddelanden med konfidentiellt läge

Gmail-användare kan skydda känslig information från obehörig åtkomst genom att använda Gmail i konfidentiellt läge. Mottagare av meddelanden i konfidentiellt läge kan inte vidarebefordra, kopiera, skriva ut eller ladda ned meddelanden, inklusive bilagor. Användare kan ställa in ett utgångsdatum för meddelandet, återkalla åtkomst till meddelanden när som helst samt kräva en verifieringskod via sms för att få åtkomst till meddelanden.

Viktigt: Konfidentiellt läge bidrar till att förhindra att mottagarna delar ett e-postmeddelande av misstag, men det hindrar inte mottagarna från att ta skärmdumpar eller bilder av dina meddelanden eller bilagor. Mottagare som har skadlig programvara på datorn kan eventuellt kopiera eller ladda ned dina meddelanden eller bilagor.

Läs mer om att använda konfidentiellt läge i Gmail.

Så här hanterar Gmail meddelanden i konfidentiellt läge

När någon skickar ett meddelande i konfidentiellt läge, tar Gmail bort brödtexten och eventuella bilagor från mottagarens kopia av meddelandet. De ersätts med en länk till innehållet. Gmail-klienter gör att det länkade innehållet visas som om det ingår i meddelandet. Externa e-postklienter visar en länk i stället för innehållet.

Meddelanden i konfidentiellt läge och Arkiv

Arkiv kan lagra, behålla, söka i och exportera alla meddelanden i konfidentiellt läge som skickas av användare på domänen. Arkiv har ingen insyn i innehållet i meddelanden i konfidentiellt läge som skickas till din organisation från externa parter. Om domänen använder Arkiv ska du noggrant granska hur Arkiv hanterar meddelanden i konfidentiellt läge

I Gmail bifogas en kopia av innehållet i konfidentiellt läge till mottagarens meddelande för att stödja Arkiv-kraven på åtkomst till meddelanden i konfidentiellt läge.

Det här måste du veta om kopian:

  • Den bifogas enbart när meddelandets avsändare och mottagare finns i samma organisation.
  • Den är bara tillgänglig för Arkiv.
  • Sändare och mottagare kan inte få åtkomst till kopian från Gmail.
  • Externa e-postklienter kan inte få åtkomst till kopian.

Om du vill ta bort alla kopior av ett meddelande i konfidentiellt läge måste du radera det från avsändarkontot och alla mottagares konton.

Meddelanden i konfidentiellt läge och externa arkiveringsverktyg

När ett meddelande skickas i konfidentiellt läge i Gmail ersätter Gmail meddelandetexten och bilagorna med en länk. Det är enbart ämnet och länken som skickas via SMTP. Om din domän använder extern eDiscovery eller externa arkiveringsverktyg kan konfidentiellt läge i Gmail strida mot organisationens eDiscovery- och lagringsförpliktelser. Innan du aktiverar den här funktionen rekommenderar vi att du diskuterar effekterna med eDiscovery-administratörerna och andra policyansvariga.

Inaktivera eller aktivera konfidentiellt läge i Gmail 

Som G Suite-administratör kan du inaktivera eller aktivera konfidentiellt läge i Gmail för hela domänen eller för specifika organisationsenheter. Om du inaktiverar funktionen för konfidentiellt läge i Gmail hindrar det användarna från att skicka meddelanden i konfidentiellt läge. Om du vill blockera alla inkommande meddelanden i konfidentiellt läge ställer du in en efterlevnadsregel för att blockera inkommande meddelanden.

Så här inaktiverar eller aktiverar du konfidentiellt läge i Gmail för din domän:

  1. Logga inGoogles administratörskonsol.

    Logga in med ditt administratörskonto (slutar inte på @gmail.com).

  2. Öppna Appar följt av G Suite följt av Gmail på startsidan för administratörskonsolen.
  3. I Användarinställningar bläddrar du till Konfidentiellt läge och väljer ett av följande alternativ:
    • Inaktivera – hindra användare på domänen från att skicka meddelanden med konfidentiellt läge.
    • Aktivera nu (beta). Förblir aktiverad för allmän tillgänglighet – aktiverar konfidentiellt läge omedelbart för alla användare på domänen. Förblir på när konfidentiellt läge blir allmänt tillgängligt.
    • Aktivera när funktionen är allmänt tillgänglig (standard) – aktiverar konfidentiellt läge när funktionen blir allmänt tillgänglig.
  4. Spara ändringarna.

Så här inaktiverar eller aktiverar du konfidentiellt läge i Gmail för en organisationsenhet:

  1. Logga inGoogles administratörskonsol.

    Logga in med ditt administratörskonto (slutar inte på @gmail.com).

  2. Öppna Appar följt av G Suite följt av Gmail på startsidan för administratörskonsolen.
  3. Välj önskad organisationsenhet till vänster.
  4. Klicka på Användarinställningar och välj sedan önskad organisationsenhet till vänster i fönstret.
  5. Bläddra till Konfidentiellt läge och avmarkera eller markera rutan Aktivera konfidentiellt läge.  
  6. Klicka på Spara.

Definiera regler för hantering av meddelanden i konfidentiellt läge

Du kan ange vilka åtgärder som ska vidtas för inkommande eller utgående konfidentiella Gmail-meddelanden genom att skapa en eller flera regler för efterlevnad. Du kan till exempel använda regler för efterlevnad för att blockera inkommande meddelanden till domänen. 

Så här aktiveras regler för efterlevnad på meddelanden 

  • Utgående meddelanden som skickas i konfidentiellt läge påverkas av inställningar för innehållsefterlevnad eller regler som du har definierat för meddelandets ämne, text och bilagor. 
  • Utgående meddelanden som är kopplade till en regel för efterlevnad för att ta bort bilagor avvisas och avsändaren får ett avvisningsmeddelande. 

  • Inkommande meddelanden i konfidentiellt läge kontrolleras, men enbart meddelanderubriken genomsöks. 

Så här karantänplaceras meddelanden i konfidentiellt läge 

  • Utgående meddelanden i konfidentiellt läge placeras inte i administrativ karantän. De avvisas och avsändaren får ett avvisningsmeddelande.
  • Inkommande meddelanden i konfidentiellt läge placeras i administrativ karantän, men endast meddelanderubriken genomsöks. 

Skapa en efterlevnadsregel för att blockera inkommande meddelanden

Instruktionerna i det här avsnittet visar hur du skapar en regel för efterlevnad för att blockera inkommande meddelanden i konfidentiellt läge till din domän. Detaljerad information om hur du skapar efterlevnadsregler för alla typer av innehåll finns i Skapa regler för innehållsefterlevnad.

  1. Logga inGoogles administratörskonsol.

    Logga in med ditt administratörskonto (slutar inte på @gmail.com).

  2. Öppna Appar följt av G Suite följt av Gmail följt av Avancerade inställningar på startsidan för administratörskonsolen.

    Tips! Om du vill se Avancerade inställningar rullar du längst ned på Gmail-sidan.

  3. Bläddra till Innehållsefterlevnad i avsnittet Efterlevnad
  4. Håll muspekaren över inställningen för innehållsefterlevnad och klicka på Konfigurera. (Om du tidigare har angett efterlevnadsregler för andra typer av e-post sveper du över en regel och klickar på Lägg till ytterligare en.)

    Dialogrutan Lägg till inställning visas där du anger ett namn, väljer meddelandetyp som ska matchas och definierar vilken åtgärd som ska vidtas baserat på meddelandet. 

  5. Ange följande information i dialogrutan Lägg till inställning:
    • Ge regeln ett namn.
    • I E-postmeddelanden som ska beröras markerar du rutan Inkommande.   
    • Från Lägg till uttryck väljer du Om något av följande matchar meddelandet
    • I Uttryck klickar du på Lägg till och väljer sedan Metadatamatchning.
    •  Från rullgardinsmenyn Attribut väljer du Konfidentiellt läge i Gmail och för Matchningstyp väljer du Meddelandet är i konfidentiellt läge i Gmail.
    • Klicka på Spara.
  6. I nästa avsnitt, som identifierar vad som ska göras om uttrycken matchar, väljer du Avvisa meddelande.
  7. (Valfritt) Om du vill kan du ange ett meddelande om avvisande, som riktas tillbaka till avsändaren.  
  8. Klicka på Lägg till inställning.     

 

Var det här till hjälp?
Hur kan vi förbättra den?