Как включить конфиденциальный режим для защиты сообщений

Пользователи Gmail могут защитить конфиденциальную информацию от несанкционированного доступа, используя конфиденциальный режим. Получатель письма, отправленного в этом режиме, не сможет его переслать, скопировать или распечатать, а также скачать его и прикрепленные к нему файлы. Конфиденциальный режим позволяет ограничить срок доступа к сообщению, в любое время запретить доступ к нему и включить доступ по SMS-коду.

Важно! Конфиденциальный режим помогает предотвратить случайную пересылку письма, но не гарантирует защиту от вредоносного ПО, позволяющего копировать и скачивать сообщения и прикрепленные файлы. Кроме того, получатель может сделать скриншот или фотографию письма.

Подробнее о конфиденциальном режиме Gmail

Как работает конфиденциальный режим в Gmail

Когда пользователь отправляет письмо в конфиденциальном режиме, тело письма и прикрепленные файлы удаляются из копии получателя и замещаются ссылкой. В клиентах Gmail контент, доступный по ссылке, отображается как письмо, а в сторонних клиентах показывается только ссылка.

Как Сейф обрабатывает сообщения в конфиденциальном режиме

Сейф служит для хранения, установки запрета на удаление, поиска и экспорта сообщений, отправленных пользователями домена, в том числе в конфиденциальном режиме. Сообщения внешних пользователей, отправленные в конфиденциальном режиме, недоступны в Сейфе. Подробнее о том, как Сейф обрабатывает письма в конфиденциальном режиме

Чтобы отправленные в конфиденциальном режиме письма были доступны в Сейфе, Gmail прикрепляет копию их содержимого к сообщению получателя.

Эта копия:

  • прикрепляется, только если отправитель и получатель принадлежат к одной и той же организации;
  • доступна только в Сейфе;
  • недоступна ни отправителю, ни получателю в Gmail;
  • недоступна сторонним средствам архивирования.

Чтобы удалить все копии сообщения, отправленного в конфиденциальном режиме, необходимо удалить это сообщение из аккаунтов его отправителя и получателей.

Как конфиденциальный режим влияет на работу сторонних средств архивирования

Когда пользователь отправляет письмо в конфиденциальном режиме, тело письма и прикрепленные файлы заменяются ссылкой. По протоколу SMTP передаются только тема и эта ссылка. Если в вашем домене используются сторонние средства архивирования или инструменты для предоставления электронных документов, применение конфиденциального режима Gmail может ограничить их функциональность. Прежде чем включать конфиденциальный режим, обсудите возможные последствия с администраторами и коллегами, которые отвечают за предоставление электронных документов.

Как включить или отключить конфиденциальный режим Gmail 

Как администратор G Suite, вы можете разрешить или запретить использовать конфиденциальный режим Gmail для всего домена либо отдельных организационных подразделений. Если отключить эту функцию, пользователи не смогут отправлять сообщения в конфиденциальном режиме. Чтобы запретить получать такие письма, потребуется настроить правило соответствия содержания, блокирующее входящие сообщения.

Как включить или отключить конфиденциальный режим для домена

  1. Войдите в Консоль администратора Google.

    Войдите в аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

  2. На главной странице консоли администратора выберите Приложения а затем G Suite а затем Gmail.
  3. В разделе Пользовательские настройки найдите параметр Конфиденциальный режим и выберите один из следующих вариантов:
    • Отключить – пользователи в домене не смогут отправлять сообщения в конфиденциальном режиме.
    • Включить сейчас (бета-версия). Функция останется включенной в общедоступной версии – конфиденциальный режим будет сразу включен для всех пользователей домена. После появления общедоступной версии функция останется включенной.
    • Включить, когда функция появится в общедоступной версии – параметр, заданный по умолчанию. Конфиденциальный режим будет включен, когда появится его общедоступная версия.
  4. Сохраните изменения.

Как включить или отключить конфиденциальный режим для организационного подразделения

  1. Войдите в Консоль администратора Google.

    Войдите в аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

  2. На главной странице консоли администратора выберите Приложения а затем G Suite а затем Gmail.
  3. В левой части экрана выберите нужное организационное подразделение.
  4. Откройте Пользовательские настройки и выберите нужное организационное подразделение в левой части экрана.
  5. В разделе Конфиденциальный режим снимите или установите флажок Включить конфиденциальный режим.  
  6. Нажмите Сохранить.

Как настроить правила для обработки сообщений в конфиденциальном режиме

Чтобы указать, какое действие необходимо применять к входящим и исходящим сообщениям Gmail в конфиденциальном режиме, создайте одно или несколько правил соответствия содержания. Например, вы можете задать правило, блокирующее входящие сообщения. 

Как правила соответствия содержания применяются к сообщениям 

  • К исходящим сообщениям, отправленным в конфиденциальном режиме, применяются любые параметры или правила соответствия содержания, заданные для темы, текста и прикрепленных файлов. 
  • Исходящие сообщения, к которым применяется правило удаления прикрепленных файлов, отклоняются. Отправитель такого письма получит уведомление о недоставке. 

  • Входящие сообщения, отправленные в конфиденциальном режиме, также проверяются на соответствие правилам. Однако при этом сканируются только заголовки писем (в том числе тема). 

Карантин сообщений в конфиденциальном режиме 

  • Исходящие сообщения в конфиденциальном режиме не отправляются в административный карантин. Они отклоняются, а их отправитель получает уведомление о недоставке.
  • Входящие сообщения в конфиденциальном режиме отправляются в административный карантин. При этом сканируются только их заголовки. 

Как запретить входящие сообщения, отправленные в конфиденциальном режиме

Ниже описано, как создать правило, которое блокирует входящие сообщения, отправленные в конфиденциальном режиме из вашего домена. Подробную информацию о создании правил для всех типов контента можно найти в статье Настройка правил соответствия содержания.

  1. Войдите в Консоль администратора Google.

    Войдите в аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

  2. На главной странице консоли администратора выберите Приложения а затем G Suite а затем Gmail а затем Расширенные настройки.

    Совет. Ссылка на раздел "Расширенные настройки" находится в самом низу страницы Gmail.

  3. В разделе Соблюдение нормативных требований найдите параметр Соответствие содержания
  4. Наведите на него указатель мыши и нажмите Настроить. Если этот параметр уже настроен для других типов почты, наведите указатель на любое правило и нажмите Добавить.

    Появится диалоговое окно "Добавление настроек". В нем потребуется указать название правила, тип сообщений, к которым оно будет применяться, и выполняемое для них действие. 

  5. В диалоговом окне "Добавление настроек" выполните перечисленные ниже действия.
    • Введите название правила.
    • Для параметра Типы сообщений установите флажок Входящие.   
    • В разделе "Добавление выражений" выберите Если ХОТЯ БЫ ОДНО из приведенного ниже соответствует сообщению
    • В поле "Выражения" нажмите Добавить, а затем в раскрывающемся списке выберите Соответствие метаданных.
    •  В раскрывающемся списке "Атрибут" выберите Конфиденциальный режим Gmail, а в списке Тип соответствия – Сообщение в конфиденциальном режиме Gmail.
    • Нажмите Сохранить.
  6. В следующем разделе, определяющем, какое действие будет применяться, если указанные выражения найдены, выберите Отклонить сообщение.
  7. При необходимости введите текст уведомления об отклонении, которое получит отправитель.  
  8. Нажмите Добавление настроек.     

 

Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?