Как включить конфиденциальный режим для защиты сообщений

Эта статья предназначена для администраторов. Пользователям Gmail рекомендуем ознакомиться со статьей об использовании конфиденциального режима Gmail.

С помощью конфиденциального режима пользователи Gmail могут защитить конфиденциальную информацию от несанкционированного доступа. Получатель письма, отправленного в этом режиме, не сможет переслать, скопировать, распечатать или скачать это сообщение или прикрепленные к нему файлы.

Конфиденциальный режим позволяет:

  • ограничить срок доступа к письму;
  • отменить доступ в любое время;
  • включить доступ по коду из SMS.

Важно! Конфиденциальный режим помогает предотвратить случайную пересылку письма, но не может помешать получателю сделать скриншот или фотографию сообщения или прикрепленного файла. Он также не гарантирует защиту от вредоносного ПО, позволяющего получателю копировать и скачивать сообщения и прикрепленные файлы.

Как работает конфиденциальный режим Gmail

В конфиденциальном режиме текст письма и прикрепленные файлы удаляются из копии получателя и заменяются ссылкой.

В Gmail контент, доступный по ссылке, отображается как письмо, а в сторонних почтовых клиентах показывается только ссылка.

Google Сейф и письма, отправленные в конфиденциальном режиме

Сейф позволяет работать с письмами, отправленными в конфиденциальном режиме пользователями из вашего домена: устанавливать для них правила хранения и запреты на удаление, выполнять их поиск и экспорт. Сообщения внешних пользователей, отправленные в конфиденциальном режиме, недоступны в Сейфе. Подробнее о том, как Сейф обрабатывает письма в конфиденциальном режиме

Чтобы отправленные в конфиденциальном режиме письма были доступны в Сейфе, Gmail прикрепляет копию их содержимого к сообщению получателя.

Эта копия:

  • прикрепляется, только если отправитель и получатель принадлежат к одной и той же организации;
  • доступна только в Сейфе;
  • недоступна ни отправителю, ни получателю в Gmail;
  • недоступна сторонним средствам архивирования.

Чтобы удалить все копии сообщения, отправленного в конфиденциальном режиме, необходимо удалить это сообщение из аккаунтов его отправителя и получателей.

Сторонние средства архивирования и письма, отправленные в конфиденциальном режиме

Когда пользователь отправляет письмо в конфиденциальном режиме, текст письма и прикрепленные файлы заменяются ссылкой. По протоколу SMTP отправляется только тема и ссылка.

Если в вашем домене используются сторонние средства архивирования или инструменты для предоставления электронных документов, применение конфиденциального режима Gmail может ограничить их функциональность. Прежде чем включать конфиденциальный режим, обсудите возможные последствия с администраторами и коллегами, которые отвечают за предоставление электронных документов.

Как включить или отключить конфиденциальный режим Gmail

Как администратор, вы можете включить или отключить конфиденциальный режим Gmail для всего домена или отдельных организационных подразделений. Если конфиденциальный режим отключен, пользователи в организации не смогут отправлять в Gmail письма в этом режиме.

Чтобы запретить пользователям получать такие письма, создайте правило соответствия содержания, отклоняющее входящие сообщения, отправленные в конфиденциальном режиме.

Чтобы включить или отключить конфиденциальный режим Gmail для всей организации:

  1. Войдите в Консоль администратора Google.

    Используйте аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

  2. На главной странице консоли администратора выберите Приложенияа затемGoogle Workspaceа затемGmailа затемПользовательские настройки.
  3. В разделе Пользовательские настройки найдите параметр Конфиденциальный режим.
  4. Установите или снимите флажок Включить конфиденциальный режим.  
  5. Сохраните изменения.

Изменения вступают в силу в течение 24 часов.

Чтобы включить или отключить конфиденциальный режим Gmail для организационного подразделения:

  1. Войдите в Консоль администратора Google.

    Используйте аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

  2. На главной странице консоли администратора выберите Приложенияа затемGoogle Workspaceа затемGmailа затемПользовательские настройки.
  3. Слева выберите организационное подразделение.
  4. В разделе Конфиденциальный режим снимите или установите флажок Включить конфиденциальный режим.  
  5. Нажмите Сохранить.

Изменения вступают в силу в течение 24 часов.

Как блокировать входящие сообщения, отправленные в конфиденциальном режиме

Чтобы создать правило соответствия содержания, которое блокирует в вашем домене получение писем, отправленных в конфиденциальном режиме, выполните инструкции из этого раздела.

Примечание. Подробную информацию о создании правил соответствия для разных типов содержания можно найти в этой статье.  

Как действуют правила соответствия в отношении писем

Заданные вами правила соответствия содержания для писем, отправленных в конфиденциальном режиме, работают следующим образом:

  • Исходящие письма проверяются на соответствие правилам, заданным для темы, текста сообщения и прикрепленных файлов.
  • Исходящие сообщения, к которым применяется правило удаления прикрепленных файлов, отклоняются. Отправитель такого письма получит уведомление о недоставке.
  • Входящие сообщения проверяются на соответствие правилам, но при этом сканируются только заголовки писем (в том числе тема).

Карантин сообщений, отправленных в конфиденциальном режиме 

Письма Gmail, отправленные в конфиденциальном режиме, могут помещаться в карантин.
  • Входящие сообщения, отправленные в конфиденциальном режиме, помещаются в административный карантин. При этом сканируются только их заголовки. 
  • Исходящие сообщения, отправленные в конфиденциальном режиме, не помещаются в административный карантин. Они отклоняются, а их отправитель получает уведомление о недоставке.

Чтобы заблокировать входящие сообщения, отправленные в конфиденциальном режиме:

  1. Войдите в Консоль администратора Google.

    Используйте аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

  2. На главной странице консоли администратора выберите Приложенияа затемGoogle Workspaceа затемGmailа затемСоблюдение нормативных требований.

    Примечание. Вы можете найти эту настройку в разделе Приложенияа затемGoogle Workspaceа затемGmailа затемРасширенные настройки.

  3. Наведите указатель мыши на параметр "Соответствие содержания" и нажмите Настроить. Если этот параметр уже настроен для других типов почты, наведите указатель на любое правило и нажмите Добавить.

    Появится диалоговое окно "Добавление настроек". В нем потребуется указать название правила, тип сообщений, к которым оно будет применяться, и выполняемое для них действие. 

  4. В диалоговом окне "Добавление настроек" выполните перечисленные ниже действия.
    • Введите название правила.
    • Для параметра Типы сообщений установите флажок Входящие.
    • В разделе "Добавление выражений" выберите Если ХОТЯ БЫ ОДНО из приведенного ниже соответствует сообщению.
    • В поле "Выражения" нажмите Добавить, а затем в раскрывающемся списке выберите Соответствие метаданных.
    • В раскрывающемся списке "Атрибут" выберите Конфиденциальный режим Gmail, а в списке Тип соответствия – Сообщение в конфиденциальном режиме Gmail.
    • Нажмите Сохранить.
  5. В следующем разделе, определяющем, какое действие будет выполняться, если указанные выражения найдены, выберите Отклонить сообщение.
  6. При необходимости составьте свое сообщение, которое будет автоматически отсылаться отправителю заблокированного письма.
  7. Нажмите Добавление настроек.

Изменения вступают в силу в течение 24 часов.

Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?

Требуется помощь?

Войдите в свой аккаунт, чтобы мы могли предоставить вам дополнительные варианты поддержки и быстрее решить вашу проблему.