Gmail-berichten beveiligen met de vertrouwelijke modus

Dit artikel is bestemd voor G Suite-beheerders. Voor Gmail-gebruikers bevat dit artikel meer informatie over het gebruik van de vertrouwelijke modus van Gmail.

Gmail-gebruikers kunnen gevoelige informatie beschermen tegen ongeautoriseerde toegang met de vertrouwelijke modus van Gmail. Ontvangers van berichten in de vertrouwelijke modus kunnen geen berichten en bijlagen doorsturen, kopiëren, afdrukken of downloaden. Gebruikers kunnen een vervaldatum instellen voor een bericht, de toegang tot het bericht op elk moment intrekken en een sms-verificatiecode vereisen om toegang te krijgen tot het bericht.

Belangrijk: Hoewel de vertrouwelijke modus helpt voorkomen dat ontvangers per ongeluk een e-mail delen, voorkomt deze modus niet dat ontvangers screenshots of foto's van berichten of bijlagen maken. Ontvangers die schadelijke programma's op hun computer hebben staan, kunnen uw berichten of bijlagen wellicht wel kopiëren of downloaden.

Hoe Gmail berichten in de vertrouwelijke modus verwerkt

Wanneer iemand een bericht verzendt in de vertrouwelijke modus, verwijdert Gmail de berichttekst en eventuele bijlagen uit het exemplaar van de ontvanger van het bericht. Deze worden vervangen door een link naar de content. In Gmail-clients wordt de gelinkte content weergegeven als onderdeel van het bericht. In e-mailclients van derden wordt er een link weergegeven in plaats van de content.

Berichten in de vertrouwelijke modus en Vault

Vault kan alle berichten in de vertrouwelijke modus die worden verzonden door gebruikers in uw domein bewaren, zoeken, exporteren en er een bewaarplicht op plaatsen. De content van berichten in de vertrouwelijke modus die door externe gebruikers naar uw organisatie worden verzonden, is niet zichtbaar voor Vault. Als uw domein Vault gebruikt, bekijkt u hoe Vault berichten in de vertrouwelijke modus verwerkt.

Gmail voegt een kopie van de content van het bericht in de vertrouwelijke modus toe aan het bericht van de ontvanger om te zorgen dat Vault toegang krijgt tot berichten in de vertrouwelijke modus.

Voor deze kopie geldt het volgende:

  • De kopie wordt alleen bijgevoegd wanneer de afzender en ontvanger van het bericht zich in dezelfde organisatie bevinden.
  • De kopie is alleen beschikbaar voor Vault.
  • Afzenders en ontvangers hebben geen toegang tot de kopie via Gmail.
  • E-mailarchiveringstools van derden hebben geen toegang tot de kopie.

Als u alle kopieën van een bericht in de vertrouwelijke modus wilt verwijderen, moet u het bericht verwijderen uit het account van de afzender en alle ontvangers.

Berichten in de vertrouwelijke modus en archiveringstools van derden

Wanneer een bericht wordt verzonden in de vertrouwelijke modus, vervangt Gmail de berichttekst en bijlagen door een link. Alleen het onderwerp en de link worden verzonden via SMTP. Als uw domein eDiscovery- of archiveringstools van derden gebruikt, kan de vertrouwelijke modus van Gmail in strijd zijn met de eDiscovery- en bewaarverplichtingen van uw organisatie. Voordat u deze functie inschakelt, raden we u aan de gevolgen hiervan te bespreken met uw eDiscovery-beheerders en andere verantwoordelijken.

De vertrouwelijke modus van Gmail in- of uitschakelen 

Als G Suite-beheerder kunt u de vertrouwelijke modus van Gmail in- of uitschakelen voor uw hele domein of voor bepaalde organisatie-eenheden. Als u de vertrouwelijke modus van Gmail uitschakelt, kunnen gebruikers geen berichten verzenden in de vertrouwelijke modus. Als u geen binnenkomende berichten in de vertrouwelijke modus wilt ontvangen, stelt u een complianceregel in om binnenkomende berichten te blokkeren.

Ga als volgt te werk om de vertrouwelijke modus van Gmail in of uit te schakelen voor uw domein:

  1. Log in bij de Google Beheerdersconsole.

    Log in met uw beheerdersaccount (dit eindigt niet op @gmail.com).

  2. Ga op de homepage van de beheerdersconsole naar Appsen danG Suiteen danGmail.
  3. Scroll in Gebruikersinstellingen naar Vertrouwelijke modus. 
  4. Haal het vinkje weg of vink het vakje aan voor Vertrouwelijke modus inschakelen.  
  5. Sla de wijzigingen op.

Ga als volgt te werk om de vertrouwelijke modus van Gmail in of uit te schakelen voor een organisatie-eenheid:

  1. Log in bij de Google Beheerdersconsole.

    Log in met uw beheerdersaccount (dit eindigt niet op @gmail.com).

  2. Ga op de homepage van de beheerdersconsole naar Appsen danG Suiteen danGmail.
  3. Selecteer links de juiste organisatie-eenheid.
  4. Klik op Gebruikersinstellingen en selecteer vervolgens links in het venster de juiste organisatie-eenheid.
  5. Scroll naar Vertrouwelijke modus en vink het vakje aan of haal het vinkje weg voor Vertrouwelijke modus inschakelen.  
  6. Klik op Opslaan.

Regels maken voor berichten in de vertrouwelijke modus

U kunt opgeven welke actie er moet worden uitgevoerd op binnenkomende of uitgaande berichten in de vertrouwelijke modus van Gmail door een of meer complianceregels te maken. U kunt bijvoorbeeld complianceregels gebruiken om binnenkomende berichten naar uw domein te blokkeren. 

Hoe complianceregels worden getriggerd voor berichten 

  • Instellingen voor content-compliance of regels die u heeft gemaakt voor onderwerp, berichttekst en berichtbijlagen gelden voor uitgaande berichten die in de vertrouwelijke modus worden verzonden. 
  • Uitgaande berichten waarvoor een complianceregel geldt waarmee bijlagen worden verwijderd, worden geweigerd. De afzender krijgt een bouncebericht.
  • Binnenkomende berichten in de vertrouwelijke modus worden gecontroleerd, maar alleen de berichtkop wordt gescand (inclusief het onderwerp). 

Hoe berichten in de vertrouwelijke modus in quarantaine worden geplaatst 

  • Uitgaande berichten in de vertrouwelijke modus worden niet in de beheerdersquarantaine geplaatst. Ze worden geweigerd en de afzender krijgt een bouncebericht.
  • Binnenkomende berichten in de vertrouwelijke modus worden in de beheerdersquarantaine geplaatst, maar alleen de berichtkop wordt gescand. 

Een complianceregel maken om binnenkomende berichten te blokkeren

Met de instructies in dit gedeelte kunt u een complianceregel maken om binnenkomende berichten in de vertrouwelijke modus naar uw domein te blokkeren. Zie Regels instellen voor content-compliance voor uitgebreide informatie over het maken van complianceregels voor alle soorten content.      

  1. Log in bij de Google Beheerdersconsole.

    Log in met uw beheerdersaccount (dit eindigt niet op @gmail.com).

  2. Ga op de homepage van de beheerdersconsole naar Appsen danG Suiteen danGmailen danGeavanceerde instellingen.

    Tip: Scroll naar beneden op de Gmail-pagina om 'Geavanceerde instellingen' te zien.

  3. Ga in het gedeelte Compliance naar Content-compliance
  4. Plaats de muisaanwijzer op de instelling 'Content-compliance' en klik op Configureren. (Als u eerder complianceregels heeft ingesteld voor andere soorten e-mail, plaatst u de muisaanwijzer op een regel en klikt u op Nog een toevoegen.)

    Het venster 'Instelling toevoegen' verschijnt. Hier voert u een naam in, selecteert u voor welk soort berichten de instelling moet gelden en welke actie er moet worden uitgevoerd, gebaseerd op het bericht. 

  5. Voer in het dialoogvenster 'Instelling toevoegen' de volgende gegevens in:
    • Voer een naam in voor de regel.
    • Vink onder E-mailberichten waarop dit van toepassing is het vakje aan voor Binnenkomend.   
    • Kies onder 'Expressies toevoegen' de optie Als EEN van de volgende overeenkomt met het bericht
    • Klik onder 'Expressies' op Toevoegen en selecteer Overeenkomende metadata.
    •  Kies in het dropdownmenu 'Kenmerk' de optie Vertrouwelijke modus van Gmail en kies onder Overeenkomsttype de optie Bericht staat in de vertrouwelijke modus van Gmail.
    • Klik op Opslaan.
  6. Kies in het volgende gedeelte, waarin u opgeeft wat er moet gebeuren als een bericht overeenkomt met de regel, de optie Bericht weigeren.
  7. (Optioneel) Voer eventueel een aangepast weigeringsbericht in dat naar de afzender wordt gestuurd.  
  8. Klik op Instelling toevoegen.     

 

Was dit nuttig?
Hoe kunnen we dit verbeteren?