Gmail-berichten beveiligen met de vertrouwelijke modus

Dit artikel is bestemd voor beheerders. Voor Gmail-gebruikers bevat dit artikel meer informatie over het gebruik van de vertrouwelijke modus van Gmail.

Met de vertrouwelijke modus van Gmail kunnen uw gebruikers gevoelige informatie beschermen tegen ongeautoriseerde toegang of voorkomen dat ze deze per ongeluk delen. Ontvangers van berichten in de vertrouwelijke modus kunnen geen berichten en bijlagen doorsturen, kopiëren, afdrukken of downloaden.

Als u de vertrouwelijke modus aanzet voor berichten, kunt u het volgende:

  • Een vervaldatum voor berichten instellen
  • De toegang tot berichten intrekken wanneer u wilt
  • Vereisen dat gebruikers een verificatiecode invullen die ze via sms hebben gekregen om berichten te openen

Belangrijk: De vertrouwelijke modus helpt voorkomen dat ontvangers per ongeluk een bericht delen. De modus kan echter niet voorkomen dat ontvangers screenshots of foto's van berichten of bijlagen maken. Ontvangers kunnen ook schadelijke software-apps gebruiken om berichten en bijlagen te kopiëren of te downloaden.

Hoe Gmail berichten in de vertrouwelijke modus verwerkt

Gmail verwijdert de berichttekst en eventuele bijlagen uit het exemplaar van de ontvanger van het bericht. Gmail vervangt de berichtcontent en -bijlagen door een link naar de content.

In Gmail-clients wordt de gelinkte content weergegeven als onderdeel van het bericht. In e-mailclients van derden wordt er een link weergegeven in plaats van de berichtcontent.

Google Vault en berichten in de vertrouwelijke modus

Google Vault kan alle berichten in de vertrouwelijke modus die worden verstuurd door gebruikers in uw domein bewaren, zoeken, exporteren en er een bewaarplicht op plaatsen. Vault heeft geen toegang tot de content van berichten in de vertrouwelijke modus die door externe gebruikers naar uw organisatie zijn gestuurd.Als uw domein Vault gebruikt, bekijkt u hoe Vault berichten in de vertrouwelijke modus verwerkt.

Gmail voegt een kopie van de content van het bericht in de vertrouwelijke modus toe aan het bericht van de ontvanger om te zorgen dat Vault toegang krijgt tot berichten in de vertrouwelijke modus.

Voor deze kopie geldt het volgende:

  • De kopie wordt alleen bijgevoegd wanneer de afzender en ontvanger van het bericht zich in dezelfde organisatie bevinden.
  • De kopie is alleen beschikbaar voor Vault.
  • Afzenders en ontvangers hebben geen toegang tot de kopie via Gmail.
  • E-mailarchiveringstools van derden hebben geen toegang tot de kopie.

Als u alle kopieën van een bericht in de vertrouwelijke modus wilt verwijderen, moet u het bericht verwijderen uit het account van de afzender en alle ontvangers.

Archiveringstools van derden en berichten in de vertrouwelijke modus

Als een bericht wordt verstuurd in de vertrouwelijke modus, vervangt Gmail de berichttekst en bijlagen door een link. Alleen het onderwerp en de link worden verstuurd via SMTP.

Als uw domein eDiscovery- of archiveringstools van derden gebruikt, kan de vertrouwelijke modus van Gmail in strijd zijn met het eDiscovery- en bewaarbeleid van uw organisatie. Voordat u deze functie aanzet, raden we u aan de gevolgen hiervan te bespreken met de eDiscovery-beheerders en andere verantwoordelijken.

De vertrouwelijke modus van Gmail aan- of uitzetten

U kunt de vertrouwelijke modus van Gmail aan- of uitzetten voor uw hele domein of voor bepaalde organisatie-eenheden.Als u de vertrouwelijke modus uitzet, kunnen gebruikers in uw organisatie geen Gmail-berichten sturen in de vertrouwelijke modus.

Als u niet wilt dat gebruikers in uw organisatie berichten in de vertrouwelijke modus ontvangen, stelt u een complianceregel in om binnenkomende berichten in de vertrouwelijke modus te blokkeren.

Ga als volgt te werk om de vertrouwelijke modus van Gmail aan of uit te zetten voor uw organisatie:

  1. Log in bij de Google Beheerdersconsole.

    Log in met uw beheerdersaccount (dit eindigt niet op @gmail.com).

  2. Ga op de homepage van de Beheerdersconsole naar Appsand thenGoogle Workspaceand thenGmailand thenGebruikersinstellingen.
  3. Scroll in Gebruikersinstellingen naar Vertrouwelijke modus.
  4. Haal het vinkje weg of vink het vakje aan voor Vertrouwelijke modus inschakelen.  
  5. Sla de wijzigingen op.

Het kan 24 uur duren voordat de wijzigingen van kracht worden.

Ga als volgt te werk om de vertrouwelijke modus van Gmail aan of uit te zetten voor een organisatie-eenheid:

  1. Log in bij de Google Beheerdersconsole.

    Log in met uw beheerdersaccount (dit eindigt niet op @gmail.com).

  2. Ga op de homepage van de Beheerdersconsole naar Appsand thenGoogle Workspaceand thenGmailand thenGebruikersinstellingen.
  3. Selecteer links de organisatie-eenheid.
  4. Scroll naar Vertrouwelijke modus en haal het vinkje weg of vink het vakje aan voor Vertrouwelijke modus inschakelen.  
  5. Klik op Opslaan.

Het kan 24 uur duren voordat de wijzigingen van kracht worden.

Binnenkomende berichten in de vertrouwelijke modus blokkeren

Volg de instructies in dit gedeelte om een complianceregel te maken om binnenkomende berichten in de vertrouwelijke modus te blokkeren voor uw domein.

Opmerking: Zie Regels instellen voor content-compliance voor uitgebreide informatie over hoe u complianceregels maakt voor alle soorten content.  

Hoe berichten complianceregels triggeren

De complianceregels die u heeft ingesteld, hebben de volgende effecten op berichten in de vertrouwelijke modus van Gmail:

  • Voor uitgaande berichten gelden eventuele complianceregels die u heeft gemaakt voor het onderwerp, de hoofdtekst en de bijlagen van de berichten.
  • Uitgaande berichten die overeenkomen met complianceregels waardoor bijlagen worden verwijderd, worden niet verstuurd. De afzender ziet een bouncebericht.
  • Binnenkomende berichten worden gecontroleerd, maar alleen de berichtkop (inclusief het onderwerp) wordt gescand.

Hoe berichten in de vertrouwelijke modus in quarantaine worden geplaatst

Berichten in de vertrouwelijke modus van Gmail worden op de volgende manieren in de quarantaine geplaatst:
  • Binnenkomende berichten in de vertrouwelijke modus worden in de beheerdersquarantaine geplaatst, maar alleen de berichtkop wordt gescand.
  • Uitgaande berichten in de vertrouwelijke modus worden niet in de beheerdersquarantaine geplaatst. Ze worden geweigerd en de afzender krijgt een bouncebericht.

Ga als volgt te werk om binnenkomende berichten in de vertrouwelijke modus te blokkeren:

  1. Log in bij de Google Beheerdersconsole.

    Log in met uw beheerdersaccount (dit eindigt niet op @gmail.com).

  2. Ga op de homepage van de Beheerdersconsole naar Appsand thenGoogle Workspaceand thenGmailand thenNaleving.

    Opmerking: U vindt deze instelling wellicht in Appsand thenGoogle Workspaceand thenGmailand thenGeavanceerde instellingen.

  3. Plaats de muisaanwijzer op de instelling Content-compliance en klik op Configureren. (Als u eerder complianceregels heeft ingesteld voor andere soorten e-mails, plaatst u de muisaanwijzer op een regel en klikt u op Nog een toevoegen.)

    Het venster 'Instelling toevoegen' wordt weergegeven. Hier voert u een naam in, selecteert u voor welk berichttype de instelling moet gelden en welke actie er moet worden uitgevoerd, gebaseerd op het bericht.

  4. Voer in het dialoogvenster 'Instelling toevoegen' de volgende gegevens in:
    • Voer een naam in voor de regel.
    • Vink onder E-mailberichten waarop dit van toepassing is het vakje aan voor Binnenkomend.   
    • Kies onder 'Expressies toevoegen' de optie Als EEN van de volgende overeenkomt met het bericht
    • Klik onder Expressies op Toevoegen en selecteer Overeenkomende metadata.
    • Kies in het dropdownmenu Kenmerk de optie Vertrouwelijke modus van Gmail en kies onder Overeenkomsttype de optie Bericht staat in de vertrouwelijke modus van Gmail.
    • Klik op Opslaan.
  5. Kies in het volgende gedeelte, waarin u opgeeft wat er moet gebeuren als een bericht overeenkomt met de regel, de optie Bericht weigeren.
  6. (Optioneel) Voer een aangepast weigeringsbericht in, dat automatisch naar de afzender van het geblokkeerde bericht wordt gestuurd.
  7. Klik op Instelling toevoegen.

Het kan 24 uur duren voordat de wijzigingen van kracht worden.

Was dit nuttig?
Hoe kunnen we dit verbeteren?

Meer hulp nodig?

Log in voor extra supportopties om uw probleem snel op te lossen