Questo articolo è rivolto agli amministratori. Se sei un utente di Gmail, scopri di più sull'utilizzo della modalità riservata di Gmail.
La modalità riservata di Gmail è disponibile in tutte le versioni di Google Workspace.
Grazie alla modalità riservata di Gmail, gli utenti possono contribuire a proteggere le informazioni sensibili dalla condivisione accidentale o non autorizzata. Nei messaggi inviati in modalità riservata non sono presenti le opzioni per inoltrare, copiare, stampare o scaricare messaggi o allegati.
La modalità riservata consente di:
- Impostare la data di scadenza di un messaggio.
- Revocare l'accesso ai messaggi in qualsiasi momento.
- Richiedere l'inserimento di un codice di verifica tramite SMS per aprire i messaggi.
Per i messaggi in modalità riservata non è possibile programmare l'invio.
Importante: la modalità riservata contribuisce a impedire la condivisione accidentale delle email da parte dei destinatari, ma non impedisce loro di acquisire screenshot o scattare foto dei messaggi o degli allegati. Inoltre, i destinatari possono utilizzare applicazioni software dannose per copiare o scaricare messaggi e allegati.
In che modo Gmail elabora i messaggi in modalità riservata
Gmail rimuove il corpo del messaggio e gli eventuali allegati dalla copia del destinatario di un messaggio inviato in modalità riservata e li sostituisce con un link ai contenuti.
In Gmail, i contenuti a cui fa riferimento il link compaiono come parte del messaggio, ma nei client di posta di terze parti viene visualizzato il link al posto dei contenuti.
Google Vault e i messaggi inviati in modalità riservata
In Google Vault è possibile sottoporre ad archiviazione a fini legali e conservazione, cercare ed esportare tutti i messaggi inviati in modalità riservata dagli utenti che appartengono al tuo dominio, ma Vault non può leggere o accedere ai contenuti dei messaggi inviati in modalità riservata alla tua organizzazione da mittenti esterni. Se è in uso nel tuo dominio, esamina accuratamente come Vault gestisce i messaggi inviati in modalità riservata.
Per rendere possibile l'accesso di Vault come da requisito ai messaggi inviati in modalità riservata, Gmail allega una copia dei contenuti in modalità riservata al messaggio del destinatario.
In relazione a questa copia, è importante sapere che:
- La copia viene allegata soltanto quando il mittente e il destinatario del messaggio si trovano nella stessa organizzazione.
- La copia è disponibile solo per Vault.
- Mittenti e destinatari non possono accedere alla copia da Gmail.
- La copia non è accessibile da parte di strumenti di terze parti per l'archiviazione della posta.
Per eliminare tutte le copie di un messaggio inviato in modalità riservata, devi eliminare il messaggio dall'account del mittente e da quello di tutti i destinatari.
Strumenti di archiviazione di terze parti e messaggi inviati in modalità riservata
Quando un messaggio viene inviato utilizzando la modalità riservata di Gmail, il corpo del messaggio e gli allegati vengono sostituiti con un link. Vengono inviati solo l'oggetto e il link, tramite SMTP.
Se il tuo dominio utilizza strumenti di eDiscovery o di archiviazione di terze parti, la modalità riservata di Gmail potrebbe andare in conflitto con i criteri di eDiscovery e di conservazione dell'organizzazione. Prima di attivare questa funzionalità, ti consigliamo di discuterne le conseguenze con gli amministratori e altri responsabili di eDiscovery.
Attivare o disattivare la modalità riservata di Gmail
Puoi attivare o disattivare la modalità riservata di Gmail per l'intero dominio o per unità organizzative specifiche. Se disattivi la modalità riservata, gli utenti dell'organizzazione non potranno inviare messaggi Gmail con questa modalità.
Per impedire che utenti della tua organizzazione ricevano messaggi inviati in modalità riservata, puoi configurare una regola di conformità per bloccare i messaggi in arrivo inviati in modalità riservata.
Per attivare o disattivare la modalità riservata di Gmail per la tua organizzazione:
-
Accedi alla Console di amministrazione Google.
Accedi utilizzando l'account amministratore (che non termina con @gmail.com).
-
Nella Console di amministrazione, vai al Menu
Applicazioni
Google Workspace
- In Impostazioni utente, scorri fino a Modalità riservata.
- Deseleziona o seleziona la casella Attiva modalità riservata.
- Salva le modifiche.
Le modifiche possono richiedere fino a 24 ore, ma in genere sono più rapide. Scopri di più
Per attivare o disattivare la modalità riservata di Gmail per un'unità organizzativa:
-
Accedi alla Console di amministrazione Google.
Accedi utilizzando l'account amministratore (che non termina con @gmail.com).
-
Nella Console di amministrazione, vai al Menu
- Sulla sinistra, seleziona l'unità organizzativa.
- Scorri fino a visualizzare Modalità riservata e deseleziona o seleziona la casella Attiva modalità riservata.
- Fai clic su Salva.
Le modifiche possono richiedere fino a 24 ore, ma in genere sono più rapide. Scopri di più
Bloccare i messaggi in arrivo inviati in modalità riservata
Per creare una regola di conformità che blocchi i messaggi in arrivo dal tuo dominio che sono stati inviati in modalità riservata, segui le istruzioni riportate in questa sezione.
Nota: per informazioni dettagliate sulla creazione di regole di conformità per tutti i tipi di contenuti, vedi Configurare le regole relative alla conformità dei contenuti.
In che modo i messaggi attivano le regole di conformità
Le regole di conformità che definisci interessano i messaggi inviati utilizzando la modalità riservata di Gmail nei modi seguenti:
- I messaggi in uscita sono soggetti alle eventuali regole di conformità configurate per l'oggetto, il corpo e gli allegati dei messaggi.
- I messaggi in uscita che corrispondono a regole che prevedono la rimozione degli allegati non vengono inviati e il mittente riceve un avviso di mancato recapito.
- I messaggi in arrivo vengono controllati, ma soltanto l'intestazione del messaggio (incluso l'oggetto) viene analizzata.
In che modo i messaggi inviati in modalità riservata vengono messi in quarantena
- I messaggi in arrivo che sono stati inviati in modalità riservata vengono messi in quarantena amministrativa, ma ne viene analizzata soltanto l'intestazione.
- I messaggi in uscita che sono stati inviati in modalità riservata non vengono messi in quarantena amministrativa, ma vengono rifiutati e il mittente riceve un avviso di mancato recapito.
Per bloccare i messaggi in arrivo che sono stati inviati in modalità riservata:
-
Accedi alla Console di amministrazione Google.
Accedi utilizzando l'account amministratore (che non termina con @gmail.com).
-
Nella Console di amministrazione, vai al Menu
- Posiziona il cursore del mouse sull'impostazione Conformità dei contenuti e fai clic su Configura. Se hai già configurato regole di conformità per altri tipi di posta, posiziona il cursore del mouse su una qualsiasi delle regole e fai clic su Aggiungi un'altra regola.
Viene visualizzata la finestra di dialogo Aggiungi impostazione, in cui devi inserire un nome, scegliere il tipo di messaggio con cui stabilire una corrispondenza e definire l'azione da eseguire in base al messaggio.
- Nella finestra di dialogo Aggiungi impostazione, inserisci le seguenti informazioni:
- Inserisci un nome per la regola.
- In Messaggi email interessati, seleziona la casella In entrata.
- Da Aggiungi espressioni, scegli Se UNO degli elementi che seguono corrisponde al messaggio.
- In Espressioni, fai clic su Aggiungi, quindi seleziona Corrispondenza metadati.
- Dal menu a discesa Attributo, seleziona Modalità riservata di Gmail e, per Tipo di corrispondenza, scegli Messaggio in modalità riservata di Gmail.
- Fai clic su Salva.
- Nella sezione successiva, in cui devi indicare cosa fare se le espressioni trovano una corrispondenza, scegli Rifiuta messaggio.
- (Facoltativo) Inserisci un messaggio di rifiuto personalizzato che viene inviato automaticamente al mittente del messaggio bloccato.
- Fai clic su Salva.
Le modifiche possono richiedere fino a 24 ore, ma in genere sono più rapide. Scopri di più
