Artikel ini ditujukan untuk administrator. Jika Anda pengguna Gmail, pelajari lebih lanjut cara menggunakan mode rahasia Gmail.
Mode rahasia Gmail tersedia di semua edisi Google Workspace.
Dengan mode rahasia Gmail, pengguna Anda dapat membantu melindungi informasi sensitif agar tidak dibagikan secara tidak sah atau tidak sengaja. Pesan mode rahasia tidak memiliki opsi untuk meneruskan, menyalin, mencetak, atau mendownload pesan maupun lampiran.
Dengan mode rahasia, Anda dapat:
- Menyetel tanggal habis masa berlaku pesan
- Mencabut akses pesan kapan saja
- Meminta kode verifikasi melalui SMS untuk membuka pesan
Pesan mode rahasia tidak dapat dijadwalkan untuk dikirim.
Penting: Mode rahasia membantu mencegah penerima membagikan pesan secara tidak sengaja. Mode rahasia tidak dapat mencegah penerima mengambil screenshot atau foto pesan atau lampiran Anda. Penerima juga dapat menggunakan aplikasi software berbahaya untuk menyalin atau mendownload pesan dan lampiran.
Cara Gmail memproses pesan mode rahasia
Gmail menghapus isi pesan dan semua lampiran dari salinan pesan mode rahasia milik penerima. Gmail mengganti konten pesan dan lampiran dengan link ke konten.
Di Gmail, konten yang ditautkan tampak sebagai bagian dari pesan. Program email pihak ketiga menampilkan link sebagai pengganti konten pesan.
Google Vault dan pesan mode rahasia
Google Vault dapat membekukan, mempertahankan, menelusuri, dan mengekspor semua pesan mode rahasia yang dikirim oleh pengguna di domain Anda. Vault tidak dapat mengakses atau membaca konten pesan mode rahasia yang dikirimkan ke organisasi Anda dari pengirim eksternal. Jika domain Anda menggunakan Vault, tinjau dengan cermat cara Vault menangani pesan mode rahasia.
Agar memenuhi persyaratan Vault untuk mengakses pesan mode rahasia, Gmail melampirkan salinan konten mode rahasia ke pesan penerima.
Berikut hal-hal yang perlu Anda ketahui tentang salinan ini:
- Salinan hanya dilampirkan jika pengirim dan penerima pesan berada di organisasi yang sama.
- Salinan hanya tersedia untuk Vault.
- Pengirim dan penerima tidak dapat mengakses salinan dari Gmail.
- Alat pengarsipan email pihak ketiga tidak dapat mengakses salinan.
Untuk menghapus semua salinan pesan mode rahasia, Anda harus menghapusnya dari akun pengirim dan semua akun penerima.
Alat pengarsipan pihak ketiga dan pesan mode rahasia
Jika pesan dikirim dalam mode rahasia Gmail, Gmail akan mengganti isi pesan dan lampiran dengan link. Hanya subjek dan link yang akan dikirim melalui SMTP.
Jika domain Anda menggunakan eDiscovery atau alat pengarsipan pihak ketiga, mode rahasia Gmail mungkin bertentangan dengan kebijakan eDiscovery dan retensi organisasi Anda. Sebelum mengaktifkan fitur ini, sebaiknya diskusikan dampaknya dengan administrator eDiscovery dan pembuat kebijakan lainnya.
Mengaktifkan atau menonaktifkan mode rahasia Gmail
Anda dapat mengaktifkan atau menonaktifkan mode rahasia Gmail untuk seluruh domain Anda, atau untuk unit organisasi tertentu. Saat mode rahasia dinonaktifkan, pengguna di organisasi Anda tidak dapat mengirimkan pesan Gmail dalam mode rahasia.
Untuk mencegah pengguna di organisasi Anda menerima pesan mode rahasia, siapkan aturan kepatuhan untuk memblokir pesan mode rahasia yang masuk.
Untuk mengaktifkan atau menonaktifkan mode rahasia Gmail bagi organisasi Anda:
-
Login ke Konsol Google Admin.
Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).
-
Di konsol Admin, buka Menu
Aplikasi
Google Workspace
- Di bagian Setelan pengguna, scroll ke Mode rahasia.
- Centang atau hapus centang kotak Aktifkan mode rahasia.
- Simpan perubahan Anda.
Perubahan dapat membutuhkan waktu hingga 24 jam, tetapi biasanya berlangsung lebih cepat. Pelajari lebih lanjut
Untuk mengaktifkan atau menonaktifkan mode rahasia Gmail bagi unit organisasi:
-
Login ke Konsol Google Admin.
Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).
-
Di konsol Admin, buka Menu
- Di sebelah kiri, pilih unit organisasi.
- Scroll ke Mode rahasia, lalu centang atau hapus centang kotak Aktifkan mode rahasia.
- Klik Simpan.
Perubahan dapat membutuhkan waktu hingga 24 jam, tetapi biasanya berlangsung lebih cepat. Pelajari lebih lanjut
Memblokir pesan mode rahasia yang masuk
Untuk membuat aturan kepatuhan guna memblokir pesan mode rahasia yang masuk dari domain Anda, ikuti petunjuk di bagian ini.
Catatan: Untuk mengetahui informasi selengkapnya tentang cara membuat aturan kepatuhan untuk semua jenis konten, lihat Menyiapkan aturan untuk kepatuhan konten.
Bagaimana pesan memicu aturan kepatuhan?
Aturan kepatuhan yang telah Anda tetapkan memengaruhi pesan mode rahasia Gmail dengan cara berikut:
- Pesan keluar tunduk pada aturan kepatuhan yang ditetapkan untuk subjek, isi, dan lampiran pesan.
- Pesan keluar yang cocok dengan aturan kepatuhan untuk menghapus lampiran tidak akan dikirim. Pengirim akan mendapatkan pesan email tidak terkirim.
- Pesan masuk akan diperiksa, tetapi hanya header pesan (termasuk subjek) yang dipindai.
Bagaimana pesan mode rahasia dikarantina?
- Pesan masuk dalam mode rahasia dikirim ke Karantina admin, tetapi hanya header pesan yang dipindai.
- Pesan keluar dalam mode rahasia tidak akan dikirim ke Karantina admin. Pesan tersebut ditolak dan pengirim akan menerima pesan email tidak terkirim.
Untuk memblokir pesan mode rahasia yang masuk:
-
Login ke Konsol Google Admin.
Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).
-
Di konsol Admin, buka Menu
- Arahkan kursor ke setelan Kepatuhan konten, lalu klik Konfigurasi. Jika Anda sudah menyiapkan aturan kepatuhan untuk jenis email lainnya, arahkan kursor ke aturan mana pun, lalu klik Tambahkan aturan lain.
Dialog Tambahkan setelan akan muncul untuk diisi dengan nama, pilihan jenis pesan yang akan dicocokkan, dan tindakan yang akan diambil menurut pesan.
- Masukkan informasi berikut ke dialog Tambahkan setelan:
- Masukkan nama untuk aturan.
- Pada Pesan email yang akan terpengaruh, centang kotak Masuk.
- Dari bagian Tambahkan ekspresi, pilih Jika salah satu dari yang berikut ini cocok dengan pesan.
- Pada bagian Ekspresi, klik Tambahkan, lalu pilih Pencocokan metadata.
- Dari bagian drop-down Atribut, pilih Mode rahasia Gmail, dan untuk Jenis pencocokan, pilih Pesan berada dalam mode Rahasia Gmail.
- Klik Simpan.
- Pada bagian selanjutnya, yang mengidentifikasi tindakan yang akan diambil jika ekspresi cocok, pilih Tolak pesan.
- (Opsional) Masukkan pesan penolakan kustom yang akan otomatis dikirimkan ke pengirim pesan yang diblokir.
- Klik Simpan.
Perubahan dapat membutuhkan waktu hingga 24 jam, tetapi biasanya berlangsung lebih cepat. Pelajari lebih lanjut
