Este artículo está dirigido a administradores. Si eres un usuario de Gmail, consulta más información sobre cómo utilizar el modo Confidencial del servicio.
El modo Confidencial de Gmail está disponible en todas las ediciones de Google Workspace.
Con el modo Confidencial de Gmail, tus usuarios pueden evitar fácilmente que la información sensible se comparta por error o sin autorización. En los mensajes enviados en modo Confidencial, no aparecen las opciones de reenviar, copiar, imprimir ni descargar los mensajes ni los datos adjuntos.
Con el modo Confidencial puedes hacer lo siguiente:
- Definir una fecha de vencimiento para el mensaje
- Revocar el acceso al mensaje en cualquier momento
- Requerir un código de verificación, que se envía por mensaje de texto, para abrir el mensaje
Los mensajes enviados en modo Confidencial no se pueden programar para que se envíen más tarde.
Importante: Aunque con el modo Confidencial es más difícil que los destinatarios compartan tus mensajes por error, siempre pueden hacer capturas de pantalla o fotos del contenido o de los archivos adjuntos de tus mensajes. También pueden usar aplicaciones de software malicioso para copiar o descargar los mensajes y sus archivos adjuntos.
Cómo procesa Gmail los mensajes en modo Confidencial
Si envías un mensaje en modo Confidencial, Gmail quita el cuerpo del mensaje y los archivos adjuntos de la copia que recibe el destinatario y los sustituye por un enlace al contenido.
En Gmail, el contenido enlazado se muestra como si formara parte del mensaje, mientras que en los otros clientes de correo solo aparece el enlace.
Mensajes en modo Confidencial y Google Vault
En Google Vault, se pueden retener, conservar y exportar todos los mensajes enviados en modo Confidencial por usuarios de tu dominio, así como hacer búsquedas en ellos. Sin embargo, no se puede leer ni acceder al contenido de los mensajes de este tipo que haya recibido tu organización de remitentes externos. Si utilizas Vault en tu dominio, consulta detenidamente cómo se gestionan los mensajes en modo Confidencial en Vault.
Para que Vault pueda acceder a los mensajes que están en este modo, Gmail adjunta una copia del contenido al mensaje del destinatario.
Características de estas copias:
- Solo se adjuntan si el remitente y el destinatario son de la misma organización.
- Solo Vault puede acceder a ellas.
- Los remitentes y los destinatarios no pueden consultarlas en Gmail.
- No puede acceder a ellas ninguna herramienta externa de archivado de correo.
Para eliminar todas las copias de un mensaje en modo Confidencial, tienes que eliminar dicho correo de la cuenta del remitente y de las de todos los destinatarios.
Mensajes en modo Confidencial y herramientas de archivado externas
Cuando se envían mensajes en modo Confidencial, Gmail sustituye el cuerpo del mensaje y los archivos adjuntos por un enlace, y lo único que envía a través de SMTP es este enlace y el asunto del correo.
Si en tu dominio se utilizan herramientas externas de archivado o de descubrimiento electrónico, es posible que esta función de Gmail entre en conflicto con las políticas de descubrimiento electrónico y conservación de tu organización. Antes de hacer nada, te recomendamos que hables con tus administradores de descubrimiento electrónico y otros responsables de políticas para determinar el impacto que puede tener habilitar el modo Confidencial.
Activar o desactivar el modo Confidencial de Gmail
Puedes activar o desactivar el modo Confidencial de Gmail en todo tu dominio o en unidades organizativas concretas. Si lo desactivas, los usuarios de tu organización no podrán enviar mensajes de Gmail en modo Confidencial.
Si lo que quieres es impedir que lleguen mensajes en modo Confidencial a los usuarios de tu organización, crea una regla de cumplimiento para bloquear estos mensajes entrantes.
Para activar o desactivar el modo Confidencial de Gmail en tu organización, sigue estos pasos:
-
Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
-
En la consola de administración, ve a Menú
Aplicaciones
Google Workspace
- En Configuración de usuario, desplázate hasta Modo Confidencial.
- Desmarca o marca la casilla Habilitar el modo Confidencial.
- Guarda los cambios.
Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse, pero suelen hacerlo más rápido. Más información
Para activar o desactivar el modo Confidencial de Gmail en una unidad organizativa concreta, sigue estos pasos:
-
Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
-
En la consola de administración, ve a Menú
- En la parte izquierda, selecciona la unidad organizativa.
- Ve a Modo Confidencial y desmarca o marca la casilla Habilitar el modo Confidencial.
- Haz clic en Guardar.
Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse, pero suelen hacerlo más rápido. Más información
Bloquear los mensajes entrantes que estén en modo Confidencial
Para crear una regla de cumplimiento que bloquee en tu dominio los mensajes entrantes que estén en modo Confidencial, sigue las instrucciones de esta sección.
Nota: Si quieres más información sobre cómo crear reglas de cumplimiento para todo tipo de contenido, consulta el artículo sobre cómo configurar reglas para cumplir las normas de contenido.
Cómo activan los mensajes las reglas de cumplimiento
Las reglas de cumplimiento que defines afectan a los mensajes en modo Confidencial de Gmail de esta forma:
- Los mensajes salientes están sujetos a las reglas de cumplimiento definidas para el asunto, el cuerpo y los archivos adjuntos del mensaje.
- No se envían los mensajes salientes que coincidan con reglas de cumplimiento para quitar archivos adjuntos. El remitente recibirá un mensaje de rebote.
- Los mensajes entrantes se comprueban, pero solo se analiza su cabecera (asunto incluido).
Cómo se ponen en cuarentena los mensajes en modo Confidencial
- Los mensajes entrantes que están en modo Confidencial se envían a la cuarentena de administrador, pero solo se analiza su cabecera.
- Los mensajes salientes que están en modo Confidencial no se envían a la cuarentena de administrador. Se rechazan y al remitente se le envía un mensaje de rebote.
Para bloquear los mensajes entrantes que estén en modo Confidencial, sigue estos pasos:
-
Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
-
En la consola de administración, ve a Menú
- Coloca el cursor sobre el ajuste Cumplimiento de las normas de contenido y haz clic en Configurar. Si ya has creado reglas de cumplimiento para otros tipos de correos, coloca el cursor sobre una de ellas y haz clic en Añadir otra regla.
En el cuadro de diálogo Añadir ajuste que aparecerá a continuación, puedes dar un nombre al ajuste, seleccionar el tipo de mensaje con el que se debe activar y determinar qué medida debe tomarse en función del mensaje.
- En el cuadro de diálogo Añadir ajuste, haz lo siguiente:
- Da un nombre a la regla.
- En Mensajes afectados, marca la casilla Entrantes.
- En la sección para añadir expresiones, selecciona la opción Si alguno de los siguientes criterios coincide con el mensaje.
- En Expresiones, haz clic en Añadir y, a continuación, selecciona Coincidencia con metadatos.
- En el menú desplegable Atributo, selecciona Modo Confidencial de Gmail y, en Tipo de coincidencia, selecciona El mensaje está en el modo Confidencial de Gmail.
- Haz clic en Guardar.
- En la siguiente sección, en la que se identifican las medidas que se deben tomar en caso de que las expresiones coincidan, selecciona Rechazar mensaje.
- (Opcional) Escribe un mensaje de rechazo personalizado, que se enviará automáticamente al remitente del mensaje bloqueado.
- Haz clic en Guardar.
Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse, pero suelen hacerlo más rápido. Más información
