Gmail-Nachrichten mit dem Modus „Vertraulich“ schützen

Dieser Artikel richtet sich an Administratoren. Als Gmail-Nutzer erhalten Sie weitere Informationen unter Vertrauliche E-Mails senden und öffnen.

Mit dem Gmail-Modus „Vertraulich“ lassen sich vertrauliche Informationen leichter vor unbefugter oder versehentlicher Weitergabe schützen. Nachrichten, die in diesem Modus versendet werden, lassen sich nicht weiterleiten, kopieren, drucken oder herunterladen. Das gilt auch für ihre Anhänge.

Wenn Sie Nachrichten im Modus „Vertraulich“ verschicken, können Sie

  • ein Ablaufdatum für die Nachricht festlegen
  • den Zugriff auf Nachrichten jederzeit widerrufen
  • zum Öffnen von Nachrichten einen Bestätigungscode per SMS verlangen

Außerdem ist die Funktion „Senden planen“ nicht verfügbar, wenn dieser Modus aktiviert ist.

Wichtig: Der Modus „Vertraulich“ schützt besser davor, dass Nachrichten versehentlich weitergeleitet werden. Screenshots oder Fotos von Nachrichten oder Anhängen sind jedoch weiterhin möglich. Böswillige Empfänger können Nachrichten und Anhänge auch mithilfe von Schadsoftware kopieren oder herunterladen.

So werden Nachrichten im Gmail-Modus „Vertraulich“ verarbeitet

Wenn jemand eine Nachricht im Modus „Vertraulich“ sendet, werden in Gmail der Nachrichtentext und alle Anhänge aus dem Exemplar der Nachricht entfernt, das an den Empfänger geht. Der Nachrichteninhalt und die Anhänge werden durch einen Link zum betreffenden Inhalt ersetzt.

In Gmail wird der verlinkte Inhalt so angezeigt, als wäre er Teil der Nachricht. E-Mail-Clients von Drittanbietern zeigen nur den Link.

Google Vault und Nachrichten im Modus „Vertraulich“

In Google Vault können alle Nachrichten, die von Nutzern in Ihrer Domain im Modus „Vertraulich“ gesendet werden, auf „Hold“ gesetzt, aufbewahrt, gesucht und exportiert werden. Auf die Inhalte von Nachrichten, die von externen Absendern im Modus „Vertraulich“ an Ihre Organisation gesendet wurden, kann Vault allerdings nicht zugreifen und sie auch nicht lesen. Weitere Informationen zum Umgang mit vertraulichen Nachrichten in Vault

Damit über Vault auf Nachrichten zugegriffen werden kann, die im Modus „Vertraulich“ gesendet wurden, wird der empfangenen Nachricht in Gmail eine Kopie des vertraulichen Inhalts angehängt.

Folgendes sollten Sie über diese Kopie wissen:

  • Die Kopie wird nur hinzugefügt, wenn sich Sender und Empfänger der Nachricht in derselben Organisation befinden.
  • Die Kopie ist nur für Vault verfügbar.
  • Sender und Empfänger können nicht über Gmail auf die Kopie zugreifen.
  • Mit E-Mail-Archivierungstools von Drittanbietern kann nicht auf die Kopie zugegriffen werden.

Wenn alle Kopien einer im Modus „Vertraulich“ gesendeten Nachricht gelöscht werden sollen, müssen Sie diese Nachricht sowohl aus dem Absenderkonto als auch aus den Konten aller Empfänger löschen.

Archivierungstools von Drittanbietern und Nachrichten im Modus „Vertraulich“

Wenn eine Nachricht im Gmail-Modus „Vertraulich“ gesendet wird, werden der Nachrichtentext und die Anhänge in Gmail durch einen Link ersetzt. Nur der Betreff und der Link werden über SMTP gesendet.

Wenn in Ihrer Domain E-Discovery- oder Archivierungstools von Drittanbietern verwendet werden, steht der Gmail-Modus „Vertraulich“ möglicherweise in Konflikt mit den E-Discovery- und Aufbewahrungsrichtlinien Ihrer Organisation. Bevor Sie diese Funktion aktivieren, sollten Sie mit den E-Discovery-Administratoren und anderen Verantwortlichen klären, welche Auswirkungen dies hat.

Gmail-Modus „Vertraulich“ aktivieren oder deaktivieren

Sie können den Gmail-Modus „Vertraulich“ für die gesamte Domain oder für bestimmte Organisationseinheiten deaktivieren. Wenn Sie den vertraulichen Modus deaktivieren, können Nutzer in Ihrer Organisation keine vertraulichen Gmail-Nachrichten senden.

Wenn Sie verhindern möchten, dass Nutzer in Ihrer Organisation Nachrichten im Modus „Vertraulich“ erhalten, richten Sie eine Complianceregel ein, um eingehende Nachrichten im Modus „Vertraulich“ zu blockieren.

So aktivieren oder deaktivieren Sie den Gmail-Modus „Vertraulich“ für Ihre Organisation:

  1. Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.

    Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.

  2. Klicken Sie auf der Startseite der Admin-Konsole auf Apps und dann Google Workspace und dann Gmail und dann Nutzereinstellungen.
  3. Klicken Sie auf Nutzereinstellungen und scrollen Sie nach unten zum Modus „Vertraulich“
  4. Entfernen Sie das Häkchen bzw. klicken Sie auf das Kästchen neben Modus „Vertraulich“ aktivieren.  
  5. Speichern Sie die Änderungen.

Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis Änderungen wirksam werden.

So aktivieren oder deaktivieren Sie den Gmail-Modus „Vertraulich“ für eine Organisationseinheit:

  1. Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.

    Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.

  2. Klicken Sie auf der Startseite der Admin-Konsole auf Apps und dann Google Workspace und dann Gmail und dann Nutzereinstellungen.
  3. Wählen Sie links die Organisationseinheit aus.
  4. Scrollen Sie zum Modus „Vertraulich“ und klicken Sie auf das Kästchen Modus „Vertraulich“ aktivieren, um ihn ein- oder auszuschalten.  
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis Änderungen wirksam werden.

Eingehende Nachrichten im Modus „Vertraulich“ blockieren

Wenn Sie eine Complianceregel zum Blockieren eingehender Nachrichten im Modus „Vertraulich“ für Ihre Domain erstellen möchten, folgen Sie der Anleitung in diesem Abschnitt.

Hinweis: Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Regeln für die Inhaltscompliance einrichten.  

So lösen Meldungen Complianceregeln aus

Die von Ihnen festgelegten Complianceregeln wirken sich so auf Nachrichten im Gmail-Modus „Vertraulich“ aus:

  • Ausgehende Nachrichten unterliegen allen Complianceregeln, die für Nachrichtenbetreff, Nachrichtentext und Anhänge festgelegt wurden.
  • Ausgehende Nachrichten, die den Complianceregeln zum Entfernen von Anhängen entsprechen, werden nicht gesendet. Der Absender erhält eine Unzustellbarkeitsnachricht.
  • Eingehende Nachrichten werden geprüft, aber nur der Nachrichten-Header einschließlich Betreff wird gescannt.

So werden Nachrichten im Modus „Vertraulich“ unter Quarantäne gestellt 

Nachrichten im Gmail-Modus „Vertraulich“ werden so unter Quarantäne gestellt:
  • Eingehende Nachrichten im Modus „Vertraulich“ werden unter Administratorquarantäne gestellt, aber nur der Nachrichten-Header wird gescannt. 
  • Ausgehende Nachrichten im Modus „Vertraulich“ werden nicht unter Administratorquarantäne gestellt, sondern abgelehnt. Der Absender erhält eine Unzustellbarkeitsnachricht.

So blockieren Sie eingehende Nachrichten im Modus „Vertraulich“:

  1. Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.

    Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.

  2. Klicken Sie auf der Startseite der Admin-Konsole auf Appsund dannGoogle Workspaceund dannGmailund dannCompliance.

    Hinweis: Diese Einstellung finden Sie eventuell auch unter Appsund dannGoogle Workspaceund dannGmailund dannErweiterte Einstellungen.

  3. Bewegen Sie den Mauszeiger auf die Einstellung „Inhaltscompliance“ und klicken Sie auf Konfigurieren. Wenn Sie bereits Complianceregeln für andere Arten von E-Mails festgelegt haben, bewegen Sie den Mauszeiger auf eine beliebige Regel und klicken Sie auf Weitere hinzufügen.

    Das Dialogfeld „Einstellung hinzufügen“ wird angezeigt. Geben Sie einen Namen an, wählen Sie den zu überprüfenden Nachrichtentyp aus und legen Sie fest, wie damit verfahren werden soll. 

  4. Machen Sie im Dialogfeld „Einstellung hinzufügen“ die folgenden Angaben:
    • Geben Sie einen Namen für die Regel ein.
    • Klicken Sie unter Betroffene E-Mails auf das Kästchen neben Eingehend.   
    • Wählen Sie unter „Ausdrücke hinzufügen“ die Option Wenn die Nachricht mit einer BELIEBIGEN der folgenden Angaben übereinstimmt aus. 
    • Klicken Sie unter „Ausdrücke“ auf Hinzufügen und wählen Sie dann Metadatenabgleich aus.
    •  Wählen Sie aus der Drop-down-Liste „Attribut“ die Option Gmail-Modus „Vertraulich“ und für Art der Übereinstimmung den Typ Nachricht ist im Gmail-Modus „Vertraulich“ aus.
    • Klicken Sie auf Speichern.
  5. Im nächsten Abschnitt geben Sie an, wie bei übereinstimmenden Ausdrücken verfahren werden soll. Wählen Sie dort Nachricht ablehnen aus.
  6. Optional: Geben Sie eine benutzerdefinierte Ablehnungsnachricht ein, die automatisch an den Absender der blockierten Nachricht gesendet wird.
  7. Klicken Sie auf Einstellung hinzufügen.

Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis Änderungen wirksam werden.

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