Als Administrator können Sie Ihren Nutzern ermöglichen, offline in Gmail zu arbeiten. Auf diese Weise können Sie und Ihre Nutzer E-Mails weiterhin lesen, schreiben, suchen, löschen und mit einem Label versehen, auch wenn gerade keine Internetverbindung verfügbar ist. Sobald wieder eine Verbindung besteht, lädt Gmail automatisch neue E-Mails herunter und sendet die E-Mails in Ihrem Postausgang.
Standardmäßig speichert Gmail die E-Mails der letzten 30 Tage mitsamt Anhängen. Spam und in den Papierkorb verschobene E-Mails werden nicht gespeichert.
Voraussetzungen
Folgendes ist nötig, damit Sie offline in Gmail für Google Workspace arbeiten können:
- Sie benötigen die neueste Version des Chrome-Browsers, Version 61 oder höher. Gmail Web Offline ersetzt die Chrome-App "Gmail Offline".
- Gmail muss in einem einzigen Browsertab geöffnet sein.
- Ein Administrator muss Gmail Offline in der Admin-Konsole aktivieren (siehe unten).
Schritt 1: Zugriff auf Gmail Offline für Nutzer aktivieren
Bevor Nutzer Gmail Offline in ihren Gmail-Einstellungen aktivieren können, muss die Offlinefunktion in der Admin-Konsole aktiviert werden.
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Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.
Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.
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Gehen Sie in der Admin-Konsole zu „Menü“
Apps
Google Workspace
- Scrollen Sie zu Gmail Web Offline.
- Klicken Sie auf das Kästchen neben Gmail Web Offline aktivieren.
- Optional: Wenn Sie möchten, dass Offlineinhalte für alle Nutzer bei der Abmeldung von ihrem Google-Konto gelöscht werden, klicken Sie auf das Kästchen neben Das Löschen von Offlinedaten beim Abmelden aus dem Google-Konto erzwingen. Dadurch wird verhindert, dass die Nutzer Inhalte weiter auf ihren lokalen Geräten speichern.
- Klicken Sie auf Speichern.
Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis Änderungen wirksam werden, aber normalerweise geschieht dies eher. Weitere Informationen
Schritt 2: Nutzer auffordern, Gmail offline zu aktivieren
Nutzer können nur offline arbeiten, wenn sie Gmail Offline in den Gmail-Einstellungen aktivieren.
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Wählen Sie im Posteingang Einstellungen
- Klicken Sie auf den Tab Offline.
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Klicken Sie auf das Kästchen neben Offline-E-Mail aktivieren.
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Geben Sie unter Sicherheit an, wie mit Offlineinhalten verfahren werden soll, wenn Sie sich vom Google-Konto abmelden. Wenn Ihr Administrator die Option zum Löschen von Offlineinhalten beim Abmelden aus dem Konto für alle Nutzer festgelegt hat, ist diese Option für einzelne Nutzer nicht verfügbar.
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Offlinedaten auf dem Computer beibehalten. Auf Ihrem Gerät gespeicherte Daten werden nicht gelöscht, wenn Sie sich von Ihrem Google-Konto abmelden oder Ihr Passwort ändern. Wenn Sie die Kontodaten vom Gerät löschen möchten, deaktivieren Sie Offline-E-Mail und speichern Sie die Änderungen.
- Offlinedaten vom Computer entfernen. Die Daten müssen erneut mit Ihrem Computer synchronisiert werden, wenn Sie sich wieder in Gmail anmelden. Es kann mehrere Stunden dauern, bis das Postfach synchronisiert ist.
Hinweis: Wenn ein Administrator die Option zum Entfernen von Offlineinhalten aktiviert hat, sobald sich Nutzer aus ihrem Konto abmelden, können Nutzer das in den Gmail-Einstellungen nicht ändern.
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- Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Gmail Offline öffnen
So öffnen Sie Gmail Offline in Chrome:
- Erstellen Sie ein Lesezeichen für Ihren Posteingang, über das Sie Gmail öffnen können, wenn Sie offline sind.
- Wenn Sie nicht mit dem Internet verbunden sind, können Sie ein Chrome-Fenster öffnen und mail.google.com eingeben.
Offline-Einstellungen festlegen
In der Standardeinstellung speichert Gmail Offline die E-Mails und Anhänge der letzten 30 Tage auf Ihrem lokalen Gerät. In Chrome kann Gmail bis zu 60 % des verfügbaren Festplattenspeichers für Offlineinhalte verwenden. Damit Ihre Offlineinhalte weniger Speicherplatz belegen, können Sie in den Synchronisierungseinstellungen das Häkchen neben "Anhänge herunterladen" entfernen oder die Speicherdauer auf sieben Tage verkürzen.
- Klicken Sie in Gmail auf Einstellungen
- Klicken Sie auf den Tab Offline.
- Wählen Sie einen Wert in den Synchronisierungseinstellungen aus.
Folgende Werte sind verfügbar: 7, 30 und 90 Tage - Optional: Entfernen Sie das Häkchen neben Anhänge herunterladen.
- Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Häufige Probleme beheben
Bei der Arbeit in Gmail Offline können die folgenden häufigen Probleme auftreten.
Offlinefunktionen können nicht mehr ausgeführt werden
- Wenn ein Administrator Gmail Offline für eine Domain deaktiviert, ist die Funktion für einzelne Nutzer trotz der Aktivierung in ihren Gmail-Einstellungen nicht mehr verfügbar.
- Gmail Offline funktioniert nur, wenn Gmail in einem einzigen Tab geöffnet ist. Prüfen Sie die Browser-Tabs und schließen Sie alle Tabs, in denen Gmail ausgeführt wird, bis auf einen.
Gmail lässt sich nicht öffnen oder wird unerwartet geschlossen
Wenn Gmail nicht geladen werden kann oder nicht mehr funktioniert, löschen Sie den Browserverlauf:
- Wählen Sie in Chrome Weitere Tools
- Klicken Sie auf das Kästchen neben Browserverlauf und anschließend auf Daten löschen.
Der Speicher für Gmail Offline ist voll
Wenn Ihre E-Mails viele Anhänge enthalten, entfernen Sie das Häkchen neben "Anhänge herunterladen" in den Synchronisierungseinstellungen und verkürzen Sie die Speicherdauer auf sieben Tage (siehe Schritte 1 bis 5 oben).
