Controlar o acesso a arquivos e pastas em drives compartilhados

Edições compatíveis com este recurso: Business Standard e Plus; Enterprise; Education e Enterprise for Education; edição para organizações sem fins lucrativos; G Suite Business; Essentials. Comparar sua edição

Como administrador, você pode restringir o acesso a arquivos em um drive compartilhado. Também é possível definir o acesso padrão aos novos drives compartilhados. Essas restrições podem ser aplicadas a uma unidade organizacional ou a uma organização inteira.

Também é possível impedir que os membros de um drive compartilhado com acesso de "Administrador" modifiquem as configurações. No drive compartilhado, você pode impedir que:

  • usuários que não são participantes acessem os arquivos; 
  • pessoas fora da sua organização acessem os arquivos;
  • comentaristas e leitores façam o download, a cópia e a impressão dos arquivos.

Controlar o acesso e o compartilhamento de arquivos

Mover e compartilhar arquivos

Quando um arquivo é movido para um drive compartilhado, ele mantém as permissões de compartilhamento. Se um proprietário impedir o download, a cópia e a impressão de um arquivo, essa configuração não será alterada após a migração para um drive compartilhado. A migração de arquivos não afeta as permissões de compartilhamento nem as funções de usuário, como "Administrador de conteúdo" ou "Leitor".

Os usuários não podem compartilhar arquivos com pessoas que não estão sujeitas às restrições do drive compartilhado. Por exemplo, se um drive compartilhado restringir o acesso de usuários fora da organização, esses usuários serão removidos dos arquivos no drive compartilhado.

Se você alterar as configurações de restrição de um drive compartilhado, isso não vai remover automaticamente os usuários existentes nem alterar as permissões de compartilhamento de arquivos. Por exemplo, suponha que um usuário fora do domínio seja adicionado a um arquivo e uma restrição seja aplicada ao drive compartilhado. O usuário externo não será removido do arquivo porque ele pode recuperar o acesso se as restrições forem canceladas.

Observação: se quiser que usuários sem uma Conta do Google colaborem em arquivos como visitantes, siga estas instruções para compartilhar arquivos e pastas em drives compartilhados. Com esse recurso, só é possível compartilhar arquivos e pastas individuais com os visitantes. Os usuários que não são do Google não podem fazer parte de um drive compartilhado.

Definir o acesso padrão a todos os novos drives compartilhados
Os administradores podem definir as opções abaixo para restringir o acesso a todos os novos drives compartilhados. Veja mais informações no blog Google Workspace Updates.

Use as restrições de compartilhamento padrão para configurar o acesso ao conteúdo em todos os novos drives compartilhados. Essas configurações precisam estar ativadas. 

 Definir as restrições de compartilhamento padrão

  1. Faça login no Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin Console, acesse Appse depoisGoogle Workspacee depoisDrive e Documentos.
  3. Selecione Configurações de compartilhamento.
  4. Para aplicar a configuração a todos, deixe a unidade organizacional mãe selecionada. Caso contrário, selecione uma unidade organizacional filha ou um grupo de configuração.

    Edições compatíveis com este recurso: Business Standard e Plus; Enterprise; Education e Enterprise for Education; G Suite Business; edição para organizações sem fins lucrativos; Essentials. Comparar sua edição

  5. Ao lado de Criação do drive compartilhado, selecione as restrições padrão de todos os novos drives compartilhados.
    • Impedir que os usuários em sua organização criem drives compartilhados
    • Impedir que participantes com acesso total modifiquem as configurações do drive compartilhado
    • Impedir que pessoas fora da unidade organizacional sua organização acessem arquivos no drive compartilhado
    • Impedir que pessoas que não são membros acessem os arquivos no drive compartilhado
    • Impedir que comentaristas e leitores façam o download, a cópia e a impressão de arquivos no drive compartilhado

Observação: se a opção Impedir que membros com acesso total modifiquem as configurações do drive compartilhado não estiver marcada, os membros com acesso total poderão modificar as restrições padrão de drives compartilhados específicos.

Lembretes importantes

  • Veja o que acontecerá se um documento for movido para um drive compartilhado com restrições de compartilhamento padrão:
    • Como as configurações padrão modificam as de compartilhamento no nível do documento, alguns usuários talvez percam o acesso aos documentos. Se isso acontecer, um aviso aparecerá antes de o arquivo ser movido. 
    • As proteções do documento ainda serão aplicáveis se o drive compartilhado tiver proteções menos restritivas. 
  • Veja o que acontecerá se um documento for movido do drive compartilhado para o Meu Drive na mesma organização:
    • As configurações de compartilhamento originais do documento serão usadas, e os usuários poderão ganhar ou perder acesso.
    • As restrições no nível do documento serão sempre mantidas, a menos que sejam alteradas ou removidas. As restrições do drive compartilhado só serão aplicáveis aos documentos quando eles estiverem no drive compartilhado. 
  • As alterações nessas restrições padrão não afetarão os drives compartilhados:
    • Se essas restrições padrão forem alteradas, os usuários não serão removidos do drive compartilhado nem das permissões de arquivos individuais. 
    • Se as restrições do drive compartilhado forem mais restritivas que as permissões de um arquivo, alguns usuários perderão o acesso a esse arquivo. 
    • Se as restrições padrão do drive compartilhado forem removidas, alguns usuários poderão recuperar o acesso.
Restringir o acesso a um drive compartilhado
  1. Faça login no Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin Console, acesse Appse depoisGoogle Workspacee depoisDrive e Documentos.
  3. Selecione Gerenciar drives compartilhados.
  4. Passe o cursor sobre um drive compartilhado e clique no botão Configurações
  5. Selecione Impedir que membros com acesso total modifiquem as configurações do drive compartilhado para ativar esse recurso.
  6. Se os participantes com acesso total puderem modificar as configurações do drive compartilhado, clique em Editar para modificar uma destas opções: 
    • Compartilhar fora de sua organização: permite ou impede que pessoas externas acessem arquivos no drive compartilhado.
    • Compartilhamento com pessoas que não são participantes: permite ou impede que os membros do drive compartilhado concedam acesso aos arquivos a não participantes.
    • Fazer o download, copiar e imprimir: permite ou impede que comentaristas e leitores façam o download, a cópia ou a impressão dos arquivos em um drive compartilhado.

Controlar o acesso e o compartilhamento de pastas

Você pode compartilhar uma pasta específica com outros usuários ou fazer upgrade do acesso dos participantes para eles terem mais permissões em algumas pastas nos drives compartilhados.

Como usar o compartilhamento de pastas

Há várias situações em que é importante compartilhar apenas uma pasta, em vez de um drive inteiro. Veja estes exemplos:

  • Um departamento de marketing pode ter um drive compartilhado acessível para os funcionários internos com uma pasta para materiais publicitários que também pode ser acessada por uma agência externa.
  • Um departamento de vendas organizado por região pode ter um drive compartilhado onde os diretores e gerentes de equipes veem toda a atividade, e as equipes regionais só veem as informações relevantes para a área de atuação em uma pasta compartilhada.
  • Em um drive compartilhado usado na preparação para um evento, você pode conceder aos participantes acesso para ver todos os arquivos. E pode conceder a cada equipe acesso para editar os documentos relevantes do evento.
Como funciona o compartilhamento?

Os níveis de acesso atribuídos no drive compartilhado são o acesso mínimo que os usuários terão aos arquivos e pastas. Isso garante a transparência, a previsibilidade e a escalonabilidade. Sendo assim, o nível de acesso de um usuário a uma pasta de um drive compartilhado só pode ser maior que o nível de acesso ao drive compartilhado. Ele não pode ser mais restrito.

Por exemplo, um Comentarista em um drive compartilhado não pode ser apenas um Leitor em uma pasta nesse drive. No entanto, o nível de acesso Leitor em um drive compartilhado pode ser ampliado para Comentarista ou Colaborador em arquivos e subpastas específicos desse drive. Portanto, se o nível de acesso for reduzido em um arquivo ou uma pasta, a ação ocorrerá em uma ou mais pastas mãe de onde a permissão foi herdada.

Change permission on parent folder

Exemplo de caixa de diálogo se o nível de acesso for reduzido em uma subpasta de um drive compartilhado

Quem pode compartilhar pastas?

As pastas em um drive compartilhado podem ser compartilhadas pelos administradores do drive. Quem tem outros níveis de acesso (como Administrador de conteúdo e Comentarista) não pode fazer isso porque não controla o acesso ao conteúdo. Com exceção do nível de acesso Administrador, as pastas nos drives compartilhados têm os mesmos níveis de acesso que esses drives. Os níveis são: Administrador de conteúdo (padrão), Colaborador, Comentarista e Leitor. Um Colaborador em uma pasta é um Editor em um arquivo nessa pasta. Saiba mais sobre os níveis de acesso aos drives compartilhados.

O que acontece com migrações de arquivos e pastas

Quando pastas ou arquivos compartilhados são migrados para drives compartilhados (dentro ou entre eles também), o acesso herdado ao conteúdo é atualizado, e o acesso direto é preservado. O mesmo acontece quando esses itens são migrados de um drive compartilhado para o Meu Drive de um usuário.

Por exemplo, imagine que um documento estava originalmente no drive compartilhado da equipe de vendas. Todos os membros da equipe têm o nível de acesso Leitor ao drive compartilhado e ao documento. Além disso, cinco membros da equipe têm o nível de acesso Editor ao documento. Se esse arquivo for removido do drive compartilhado, a equipe de vendas perderá o nível de acesso herdado Leitor, mas os cinco usuários continuarão com as permissões do nível de acesso Editor.

Como essas migrações de pastas compartilhadas podem alterar muito o acesso ao conteúdo, a migração de pastas para ou entre drives compartilhados só pode ser feita por usuários que são administradores nos locais de origem e de destino.

Observação: ao conceder a permissão "Qualquer pessoa neste grupo com este link pode ver" a uma pasta mãe no drive compartilhado, você não poderá mais compartilhar com "Qualquer pessoa com o link (público)" nos itens filhos nessa pasta mãe. Para contornar essa limitação, faça o seguinte:

  • Compartilhe primeiro a pasta filha e depois a mãe.
  • Use a API para compartilhar a pasta filha depois da pasta mãe (com a IU, isso não é possível).
Onde as pastas compartilhadas aparecem?

As pastas compartilhadas de drives compartilhados podem ser acessadas na seção Compartilhados comigo do Drive. Apenas os destinatários que são membros do drive compartilhado podem ver essas pastas. Os destinatários de pastas compartilhadas recebem notificações da mesma forma que recebem um e-mail quando um arquivo do Documentos Google é compartilhado com eles. Os usuários também podem organizar as pastas compartilhadas usando atalhos.

As pastas compartilhadas não aparecem automaticamente no Drive File Stream ou em um drive compartilhado a que você tem acesso. Para que elas apareçam, é necessário criar um atalho para a pasta compartilhada no Meu Drive ou no drive compartilhado. Esse atalho fica disponível no Drive File Stream e pode ser usado para acessar a pasta ou sincronizar o conteúdo.

Controlar o compartilhamento na sua organização

Use as configurações descritas abaixo para restringir o compartilhamento na sua organização. Elas são aplicáveis a todos os arquivos do Drive. Por exemplo, se sua organização restringe o compartilhamento fora da organização, o conteúdo do Drive compartilhado também será restrito.

Impedir que os usuários movam conteúdo para fora da sua organização
 

Este recurso está disponível nas edições G Suite Enterprise, Enterprise for Education, G Suite Essentials, G Suite Business, G Suite for Education e G Suite para organizações sem fins lucrativos. Compare as edições

É possível controlar quem pode mover arquivos e pastas para fora da sua organização nestas situações:

  • Mover conteúdo de um drive compartilhado na sua organização para um drive compartilhado de outra organização
  • Mover conteúdo de um drive compartilhado na sua organização para o "Meu Drive" de uma pessoa em outra organização
  • Mover conteúdo do "Meu Drive" de uma pessoa na sua organização para um drive compartilhado de outra organização
  1. Faça login no Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin Console, acesse Appse depoisGoogle Workspacee depoisDrive e Documentos.
  3. Clique em Configurações de compartilhamento.
  4. Selecione a unidade organizacional a ser usada.

    Importante: se você selecionar uma unidade organizacional filha, essa configuração só controlará a migração do conteúdo do "Meu Drive" de alguém para um drive compartilhado em outra organização (por exemplo, uma empresa ou escola). Essa migração é sempre controlada pela configuração da organização de nível superior. Isso acontece porque os drives compartilhados pertencem à organização de nível superior.
     
  5. Em Distribuindo conteúdo fora de sua organização, selecione uma opção na tabela abaixo e clique em Salvar.
     
    Opção Descrição
    Qualquer pessoa Qualquer administrador com acesso total a um drive compartilhado pode mover os arquivos e as pastas para o Drive de outra organização. Saiba mais sobre as permissões de acesso dos usuários.

    Além disso, qualquer pessoa na unidade organizacional selecionada pode copiar o conteúdo de "Meu Drive" para um drive compartilhado de outra organização, como uma empresa, um grupo ou uma escola. Saiba mais sobre como migrar conteúdo para um drive compartilhado.
     
    Apenas os usuários em sua organização Somente pessoas na sua organização com acesso de administrador a um drive compartilhado podem mover os arquivos e as pastas para o Drive de outra organização.

    Além disso, os usuários na unidade organizacional selecionada poderão copiar o conteúdo de "Meu Drive" para um drive compartilhado de outra organização.
     
    Ninguém Não é possível migrar os arquivos em um drive compartilhado para o Drive de outra organização.

    Além disso, ninguém na unidade organizacional selecionada poderá copiar o conteúdo de "Meu Drive" para um drive compartilhado de outra organização.
     

As mudanças podem levar até 24 horas para aparecer. Durante esse tempo, é possível que as configurações nova e antiga sejam aplicadas de forma intermitente.

Definir as permissões de compartilhamento de arquivos

Definir permissões para sua organização

Como administrador, você controla se os usuários podem compartilhar arquivos fora da sua organização. Consulte Definir as permissões de compartilhamento dos usuários do Drive
Os drives compartilhados usam as configurações da organização de nível superior. Por exemplo, se o compartilhamento externo for desativado na unidade organizacional de um usuário, mas permitido na organização de nível superior, o usuário poderá compartilhar documentos nos drives compartilhados com pessoas de fora da empresa ou escola.
Os administradores podem definir restrições adicionais para cada unidade organizacional usando as configurações padrão para a criação de drives compartilhados. As restrições de um drive compartilhado não podem ser mais abrangentes do que as da organização de nível superior. No entanto, você pode usar as configurações padrão para restringir ainda mais o acesso aos drives compartilhados criados em unidades organizacionais específicas.

Compartilhar os arquivos e as pastas em um drive compartilhado

Adicione membros a um drive compartilhado para conceder acesso aos arquivos.

Veja mais informações em Armazenar e compartilhar arquivos com drives compartilhados.

Compartilhar um arquivo específico

Os participantes dos drives compartilhados também podem compartilhar arquivos específicos com pessoas que não são participantes.

Veja mais informações em Compartilhar arquivos fora dos drives compartilhados.

 

Isso foi útil?
Como podemos melhorá-lo?

Precisa de mais ajuda?

Faça login e veja mais opções de suporte para resolver o problema rapidamente.