En función de las necesidades de tu organización, como administrador de Google Workspace, puedes hacer los siguientes cambios para todos los usuarios o solo para los de determinadas unidades organizativas:
- Si no quieres que los usuarios utilicen Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Dibujos y Formularios, ni plantillas de correo, pero que sigan utilizando Drive para gestionar archivos, deja Drive activado y desactiva la opción de crear documentos.
- Si tu organización utiliza un proveedor de almacenamiento externo en lugar de Drive y desactivas la opción de crear documentos, los usuarios podrán seguir creando documentos, hojas de cálculo y presentaciones que estén alojados en el otro proveedor de almacenamiento, siempre que Drive y Documentos estén activados.
- Si no quieres que los usuarios creen, suban ni organicen archivos en Drive, desactiva Drive y Documentos.
Desactivar la opción de crear Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios o Dibujos
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Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
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En la consola de administración, ve a Menú
Aplicaciones
Google Workspace
- Si quieres aplicar la configuración a todos los usuarios, deja seleccionado el nivel organizativo superior. De lo contrario, selecciona una unidad organizativa secundaria.
- Haz clic en Crear archivos en Google Drive y desmarca la casilla Permitir que los usuarios creen archivos de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Dibujos, Formularios y diseños de correo.
- Haz clic en Guardar. Si has configurado una unidad organizativa secundaria, es posible que tengas la opción de heredar o anular la configuración de su unidad organizativa superior.
De este modo, cuando los usuarios vuelvan a cargar las aplicaciones de Google Workspace, ya no estarán las opciones para crear o copiar archivos de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios o Dibujos.
Desactivar la opción de crear y subir archivos en Drive
Si desactivas la opción que permite que los usuarios creen y suban todos los tipos de archivos en Drive, los usuarios no podrán hacer lo siguiente:
- crear o copiar archivos de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios, Dibujos o plantillas de correo
- subir archivos que no son de Google, como PDF, JPG y Microsoft Office
- crear Jams o sitios con Google Sites
- grabar reuniones en Google Meet
Importante: Este ajuste está desactivado de forma predeterminada en las cuentas de los usuarios de Box para Google Workspace Essentials. Si activas esta opción, es posible que aumente el precio mensual de tu suscripción a Google Workspace.
Este ajuste solo afecta a los archivos nuevos. Los usuarios pueden mover, organizar, editar y compartir los archivos que ya tengan en Drive.
Para desactivar la opción, sigue estos pasos:
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Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
-
En la consola de administración, ve a Menú
- Si quieres aplicar la configuración a todos los usuarios, deja seleccionado el nivel organizativo superior. De lo contrario, selecciona una unidad organizativa secundaria.
- Haz clic en Crear archivos en Google Drive y desmarca la casilla Permitir que los usuarios creen y suban cualquier archivo en Drive.
- Haz clic en Guardar. Si has configurado una unidad organizativa secundaria, es posible que tengas la opción de heredar o anular la configuración de su unidad organizativa superior.
Activar o desactivar Google Sites
Puedes activar o desactivar Sites mediante una opción aparte. Esta opción determina si los usuarios pueden crear o editar sitios en Sites.
