Dependiendo de las necesidades de tu organización, puedes hacer los siguientes cambios:
- Dejar Drive activado, pero desactivar la opción de crear documentos si no quieres que tus usuarios utilicen Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Dibujos ni Formularios.
- Si tu organización utiliza un proveedor de almacenamiento externo en lugar de Drive, puedes desactivar Drive, pero permitir que los usuarios creen Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones que estarán alojados por ese proveedor de almacenamiento.
- Puedes desactivar la opción de subir y crear archivos en Drive. De este modo, los usuarios no podrán crear, subir ni organizar todos los archivos en Drive.
Desactivar la opción de crear Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios o Dibujos
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Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
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En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones
Google Workspace
- En la sección Creación de archivos en Drive, desmarca la casilla Permitir que los usuarios creen archivos de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Dibujos y Formularios.
De este modo, cuando los usuarios vuelvan a cargar las aplicaciones de Google Workspace, ya no estarán las opciones para crear o copiar archivos de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios o Dibujos.
Desactivar la opción de crear y subir archivos en Drive
Si desactivas la opción que permite que los usuarios creen y suban todos los tipos de archivos en Drive, los usuarios no podrán hacer lo siguiente:
- crear o copiar Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios ni Dibujos
- subir archivos que no son de Google, como PDF, JPG y Microsoft Office
- crear Jams o sitios con Google Sites
- grabar reuniones en Google Meet
Importante: Este ajuste está desactivado de forma predeterminada en las cuentas de los usuarios de Box for Google Workspace Essentials. Si activas esta opción, es posible que aumente el precio mensual de tu suscripción a Google Workspace.
Este ajuste solo afecta a los archivos nuevos. Los usuarios pueden mover, organizar, editar y compartir los archivos que ya tengan en Drive.
Para desactivar la opción, sigue estos pasos:
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Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
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En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones
- En la sección Creación de archivos en Drive, desmarca la casilla Permitir que los usuarios creen y suban cualquier archivo.
Activar o desactivar la nueva versión de Google Sites
Puedes activar o desactivar la nueva versión de Google Sites mediante una opción aparte, que determina si los usuarios pueden crear o editar sitios en dicha versión. La versión clásica de Sites no está disponible en la edición Essentials.
