Permitir que los usuarios vean la actividad de los archivos (Panel de actividad)

El Panel de actividad no se ha creado con fines legales ni de auditoría. Si quieres auditar la actividad de los usuarios, utiliza el registro de auditoría de Drive

Como administrador, puedes controlar si los usuarios pueden ver en un panel de actividad lo que han hecho los otros usuarios en archivos. En ese panel se muestran los nombres de los usuarios que han consultado archivos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google, así como la hora en que lo hicieron.

Con esos datos, los editores de los archivos pueden tomar decisiones fundamentadas sobre cómo seguir el trabajo en colaboración. Para ver el Panel de actividad de un archivo, los usuarios deben tener permiso para editarlo y pertenecer al mismo dominio que su propietario. En ningún caso pueden ver el Panel de actividad de los archivos que no pertenecen a su dominio.

Si tienes la edición gratuita antigua de G Suite, pásate a la edición mejorada G Suite Basic para conseguir esta función. 

Qué pueden controlar los usuarios

Los usuarios pueden controlar si la información sobre los archivos que han consultado se muestra en el Panel de actividad.

Por ejemplo, si como administrador activas el historial de visualizaciones de un usuario, este podrá seguir definiendo la configuración de la privacidad para ocultar las visualizaciones de los archivos en el panel.  Si desactivas el historial de visualizaciones de los usuarios en el Panel de actividad, estos no podrán activarlo por su cuenta.

Recomienda a los usuarios que lean este artículo sobre cómo saber quién ha consultado archivos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google.

Comprobar la configuración de la visualización de archivos de la organización

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicacionesy luegoGoogle Workspacey luegoDrive y Documentos.
  3. Si quieres aplicar la configuración a todos los usuarios, deja seleccionado el nivel organizativo superior. De lo contrario, selecciona una unidad organizativa secundaria o un grupo de configuración.

    Ediciones compatibles con esta función: Business Standard, Business Plus, Enterprise, Education, Enterprise para Centros Educativos, G Suite Business, G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro y Essentials. Comparar ediciones

  4. Haz clic en Configuración del panel de actividad.
  5. Junto a Historial de visualizaciones de los usuarios, selecciona una opción para determinar quién puede ver las visualizaciones de los archivos de un usuario.
    • Activado (recomendado): la información de visualización de los archivos aparecerá en el Panel de actividad, a menos que los usuarios opten por ocultar sus visualizaciones. Los usuarios que tengan permiso para editar pueden ver esta información. Es posible que la información sobre las visualizaciones de tus usuarios se muestre en los paneles de actividad de los archivos de otras organizaciones.
    • Activado (solo dentro de <tu dominio>): el número de veces que usuarios específicos han consultado un documento aparecerá en el Panel de actividad si los usuarios y los archivos pertenecen a tu dominio. Los usuarios de otros dominios no verán la actividad de los usuarios de tu organización en archivos que pertenezcan a tu dominio.
    • Desactivado: las visualizaciones de archivos de tu organización no estarán disponibles en los paneles de actividad de ningún archivo. Tus usuarios pueden saber si usuarios externos han consultado sus archivos dependiendo de la configuración de los paneles de actividad de esos usuarios externos.
  6. En algunas ediciones de Google Workspace, están disponibles ajustes adicionales para controlar si tus usuarios pueden ver datos del panel de actividad de los archivos en los que tienen permiso de edición. Junto a Permiso para ver el historial, selecciona una de las siguientes opciones:
    • Activado: permite que los usuarios de tu dominio consulten las personas que han visto archivos y las tendencias de visualización en el panel de actividad. Se recomienda esta opción si también está activado el Historial de visualizaciones de los usuarios.
    • Desactivado: impide a los usuarios de tu dominio consultar las personas que han visto los archivos y las tendencias de visualización en el Panel de actividad. Se recomienda esta opción si también está desactivado el historial de visualizaciones de los usuarios.

Puedes obtener más información sobre el panel de actividad y consultar respuestas a preguntas frecuentes en el Blog de novedades de Google Workspace.

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