Permitir que los usuarios vean la actividad de los archivos (Panel de actividad)

 

El Panel de actividad no se ha creado con fines legales ni de auditoría. Si quieres auditar la actividad de los usuarios, utiliza el registro de auditoría de Drive

Como administrador de G Suite, en este panel puedes controlar si los usuarios pueden ver la actividad de los archivos de otras personas. Esta actividad incluye los nombres de los usuarios que han consultado archivos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google, así como la hora en que lo hicieron.

Con estos datos, los editores de los archivos pueden tomar decisiones fundamentadas sobre cómo seguir el trabajo en colaboración. Si los usuarios quieren ver el Panel de actividad de un archivo, deben tener permiso para editarlo y pertenecer al mismo dominio que su propietario, pero no pueden ver el Panel de actividad de los archivos que no sean de su dominio.

Si tienes la edición gratuita antigua de G Suite, actualízala a G Suite Basic para conseguir esta función. 

Qué pueden controlar los usuarios

Los usuarios pueden controlar si su información de visualización de archivos se muestra en el Panel de actividad.

Por ejemplo, si como administrador activas el historial de vistas de un usuario, este puede seguir eligiendo la configuración de privacidad para ocultar las vistas de los archivos en el panel.  Si desactivas el historial de vistas de los usuarios en el Panel de actividad, no podrán activarlo por su cuenta.

Recomienda a los usuarios que lean este artículo sobre cómo ver quién ha consultado archivos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google.

Comprobar la configuración de la visualización de archivos de la organización

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones y luego G Suite y luego Drive y Documentos.
  3. Para aplicar el ajuste a todos los usuarios, deja seleccionado el nivel organizativo superior. Si quieres aplicarlo a usuarios concretos, selecciona una unidad organizativa secundaria o un grupo de configuración.

    Solo puedes utilizar esta función con unidades organizativas o grupos concretos si tienes alguna de las siguientes ediciones: G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite para Centros Educativos, G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro o Drive Enterprise. Comparar las ediciones de G Suite

  4. Haz clic en Configuración del Panel de actividad.
  5. Selecciona una opción junto a Historial de vistas de los usuarios que determine quién puede ver las vistas de los archivos de un usuario.
    • Activado (recomendado): la información de visualización de los archivos aparecerá en el Panel de actividad, a menos que los usuarios opten por ocultar sus vistas. Los usuarios que tengan permiso para editar pueden ver esta información. Es posible que la información de visualización de tus usuarios se muestre en los paneles de actividad de los archivos de otras organizaciones.
    • Activado (solo dentro de <tu dominio>): el número de veces que usuarios específicos han consultado un documento aparecerá en el Panel de actividad si los usuarios y los archivos pertenecen a tu dominio. Los usuarios de otros dominios no verán la actividad de los usuarios de tu organización en los archivos que pertenecen a otro dominio.
    • Desactivado: las vistas de archivos de tu organización no estarán disponibles en los paneles de actividad de ningún archivo. Tus usuarios pueden ver si usuarios externos han consultado sus archivos, dependiendo de la configuración de los paneles de actividad de esos usuarios externos.
  6. Si tienes la edición G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite para Centros Educativos, G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro o Drive Enterprise, selecciona una opción junto a Permiso para ver el historial para determinar si los usuarios pueden ver los datos del Panel de actividad de los archivos a los que tienen acceso de edición. 
    • Activado: permite a los usuarios de tu dominio consultar las personas que han visto los archivos y las tendencias de vista en el Panel de actividad. Se recomienda esta opción si el Historial de vistas de los usuarios también está activado.
    • Desactivado: impide a los usuarios de tu dominio consultar las personas que han visto los archivos y las tendencias de vista en el Panel de actividad. Se recomienda esta opción si el Historial de vistas de los usuarios está desactivado.

Si quieres obtener más información sobre el Panel de actividad y consultar las preguntas frecuentes, consulta el blog G Suite Updates.

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