Google 建議您使用結構化格式來定義您的 Google 日曆資源。結構化資源包括資源所在位置、可容納人數或設備的相關資訊。Google 日曆可以利用這項資料來提供關於會議室和資源的更多詳細資訊，協助使用者選擇最合適的資源。定義結構化資源，即可充分運用日曆新功能和進階功能。
非結構化 (舊版) 資源僅使用下列欄位：
- 資源 ID
- 名稱
- 說明
如果您只為某項資源設定了上述欄位，該資源便屬於舊版資源。2017 年 10 月 17 日前建立的資源很有可能屬於舊版資源。
結構化資源的優點
您需要額外花費一番工夫，才能將資料轉換為結構化格式，但這項投入是值得的。因為建立資源結構後，使用者就可以執行下列操作：
- 查看系統化的資源顯示介面，輕鬆識別各項資源。
- 利用會議室和資源自動建議功能，快速流暢地預訂合適的會議室或資源
- 更快速地分辨會議室和非會議室資源。
- 自動釋出未使用的會議室。
- 自動更換拒絕邀請的會議室
- 使用未來新增的強化功能，以及即將推出的 Google 日曆智慧功能 (僅支援結構化資源)。
改用結構化資源
將資源轉換成結構化格式的好處，就是可以充分運用未來 Google 日曆新增的強化功能。當您採用結構化資源後，使用者就可以在預訂會議室及使用其他日曆功能時獲得最佳體驗。
瞭解異動、測試及通知
使用結構化資源資訊會改變使用者與 Google 日曆的互動方式，建議您按照下列方法預做準備：
- 分析現有資源的管理方式，瞭解改用結構化格式後，使用者體驗會有哪些改變。
- 先在測試環境中使用結構化資源，看看會造成哪些變更。建議您同時備份目前的資源資訊。
- 更新內部應用程式和第三方軟體，例如使用自訂命名原則的應用程式。
- 向使用者說明會有哪些新的操作方式和異動，並管理將推行的服務異動。
使用者體驗異動
當您為貴公司採用新的結構化格式後，使用者體驗將出現下列異動：
搜尋結果異動
使用前
顯示一長串資源名稱
使用後
顯示分類的資源資訊
會議室和非會議室資源的顯示方式異動
| 資源名稱 | |||
| 建築物 | |||
| 樓層與分區 | |||
| 容納人數 | |||
| 影音設備 |
| 資源名稱 | |||
| 建築物 | |||
| 樓層與分區 | |||
| 容納人數 | |||
| 資源類型 | |||
| 影音設備 (如果有的話) |
資源顯示方式異動
只要把滑鼠游標移到資源上，就能看到額外的詳細資料：
會議室資源 (類別為「CONFERENCE_ROOM」)
非會議室資源 (類別為「OTHER」)
資源順序異動
2017 年 10 月 17 日前
會議室清單中的分組過去以資源名稱為準。也就是說，系統以前只是單純依照前置字串來列出會議室，不能運用其他有助於判斷資源實用性的資訊來進行排序。如果許多會議室的名稱皆含有特定前置字串 (例如 CH-ZRHA)，那麼這些會議室都會依照該前置字串分為一組。
資源名稱範例：
CH-ZRHA-FavoriteRoom’1 [電話、視訊會議]
CH-ZRHA-SecondFavoriteRoom’1 [電話、視訊會議]
US-SFO-RoominSFO’2 [電話、視訊會議]
依前置字串分組：
建築物為 ZRH-OfficeA 和 SFO-OfficeB
2017 年 10 月 17 日後
系統在分組時以您建立的建築物為準，並且依照建築物節點為非會議室和會議室資源進行分組。
自動產生的新式資源名稱範例：
ZRH-OfficeA-1-FavoriteRoom (4) [電話、視訊會議]
ZRH-OfficeA-1-SecondFavoriteRoom (2) [電話、視訊會議]
SFO-OfficeB-RoominSFO (2) [電話、視訊會議]
建築物為 ZRH-OfficeA 和 SFO-OfficeB
依建築物名稱分組：
樓層命名方式與顯示順序：
建築物樓層會按照數字大小依序顯示，舉例來說：
- 樓層「1」會出現在樓層「2」之前
- 樓層「12th」會出現在樓層「1st」之前，因為數字「2」的優先順序比字母「s」高
為了正確顯示樓層順序，請以純數字為樓層編號，例如：「01」、「02」…「12」
資源名稱和顯示方式異動
如果使用的是舊版資源，Google 建議為資源採用特定的名稱格式。當您建立 10 個以上含有「-」的資源時，系統會自動建立資源階層。如果標題群組中有超過 100 個資源，系統會為該群組分出子標題。
有了結構化資源資訊後，Google 的命名原則就會成為標準，供系統從個別資源欄位建立自動產生的資源名稱。當資源名稱、資源類型或說明之外的任何資源欄位有所更新時，系統就會建立自動產生的資源名稱。
- [建築物]-[樓層] [會議室名稱] ([會議室可容納人數]) [影音設備]
- [(資源類型)]-[建築物]-[樓層] [會議室名稱] ([會議室可容納人數]) [影音設備]
自動產生的資源名稱有下列優點：
- 可讓貴機構中的資源名稱格式保持一致。
- 自動更新會議室詳細資料 (例如增加可容納人數、設施增加或變更)。
- 任何會議室或資源的屬性，只要查看資源名稱就能輕易判斷。
自動產生的新式資源名稱會顯示在以下位置：
參與者清單
在 Google 日曆活動的參與者清單中，自動產生的新式資源名稱格式將取代舊資源名稱。
網頁版和行動版的 [地點] 欄位
在 Google 日曆活動的 [地點] 欄位中，自動產生的新式資源名稱格式將取代舊資源名稱。
行動裝置通知
在行動版或網頁版通知中，自動產生的新式資源名稱格式將取代舊資源名稱。
轉換資源、設施和建築物
我們提供了 3 種更新資源的方式：
- 使用 API：詳情請參閱 Admin SDK Directory API 頁面的「resources.features」、「resources.buildings」和「resources.calendars」。
- 透過管理控制台逐一更新資源：如需詳細資訊，請參閱設定建築物、設施和其他資源一文中關於新增建築物、設施和資源的操作說明。
- 下載、編輯再上傳 CSV 檔案：請參閱下列步驟。
使用 CSV 變更資源
如果您具備管理員角色，並且獲派建築物與資源管理權限，請按照下列步驟為貴機構更新資源。
步驟 1：從管理控制台下載 CSV 檔案
首先，請將資源資訊下載為 CSV 檔案。
-
-
在管理控制台中，依序點選「選單」圖示
「
目錄」
- 開啟 [資源管理]。
- 依序按一下「下載」圖示
- 儲存 CSV 檔案。
步驟 2：將 CSV 資料匯入試算表
將您下載的 CSV 檔案匯入試算表。
- 開啟一份空白的 Google 試算表，然後依序點選 [檔案] > [匯入]。
- 找到下載的 CSV 檔案，按一下「選取」。
- 在「匯入」視窗中選取所需資料，然後按一下 [匯入資料]。
步驟 3：在試算表中編輯資源
檢查試算表中的資訊，注意有沒有任何不符規格的空白欄位，如果有的話，請依照使用格式一節表格中的建議進行更新。
注意：請勿修改資源 ID，否則系統將會建立一個新資源，而不是更新現有資源。
編輯試算表
- 使用您在上述步驟中建立的試算表。
- 依需求編輯欄位。
重要資訊：在試算表中尋找設施時，必須在設施名稱前面加上「#」，例如：「#Whiteboard (白板)」。
- 編輯完成後，請將試算表儲存為 CSV 檔案。
試算表範例
|
Resource ID* (資源 ID) |
Resource Name* (資源名稱) |
Resource Category* (資源類別) |
Resource Type (資源類型) |
Floor Name* (樓層名稱) |
Capacity* (容納人數) |
Building ID* (建築物 ID) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 123 | 演講廳 | CONFERENCE_ROOM (會議室) | 1 | 40 | 81 | |
| 234 | 小詹的藏身之處 | OTHER (其他) | 交誼廳 | 4 | 5 | 82 |
* 必填
|
User Visible Description (對使用者顯示的說明) |
Description (說明) |
#Whiteboard (白板) |
#Phone (電話) |
|---|---|---|---|
| 由 admins@mycompany.com 管理 | TRUE | TRUE | |
| 如需預訂，請洽詹先生的助理 | 由 admins@mycompany.com 管理 | FALSE | FALSE |
步驟 4：上傳編輯完成的 CSV 檔案
試算表編輯完畢後，就可以將您的變更上傳至日曆。
-
-
在管理控制台中，依序點選「選單」圖示
- 開啟 [資源管理]。
- 將游標移至「新增」圖示
，然後按一下「上傳」圖示
。
- 按一下 [附加 CSV]，然後依照提示附加 CSV 檔案。
- 按一下 [上傳]。
使用格式
請依照下方格式編輯您的試算表。
各種資源的格式
您在日曆中建立的資源應採用下列格式。
* 必填
建築物格式
您在日曆中建立的建築物應採用下列格式。
| 屬性名稱 | 說明 | 範例 |
|---|---|---|
| Building Id* (建築物 ID) | 這裡的建築物 ID 必須和您為建築物定義的建築物 ID 完全相同。 | SF-MAIN |
| Building Name (建築物名稱) | 建築物的顯示名稱。 | San Francisco HQ |
| Address* (地址) | 建築物的地址資訊。請參閱建築物地址格式。 | 678 Lafayette Ave Suite 2B Graha Bumi Surabaya Lt. V Jl. Basuki Rahmat no.106 - 128 雨竜郡秩父別町秩父別4105 |
| Floors* (樓層) | 不同樓層必須以逗號分隔，並從低樓層往高樓層遞增排序。 | 大廳, 1 樓夾層, 2, 3, 4, 5, 5A, 6 |
| Description (說明) | (選填) 可供您在管理控制台參閱的建築物說明。 | 東側建築物 |
| Coordinates (座標) |
建築物所在的經緯度 |
40.730610, -73.935242 |
* 必填
管理舊版資源
如果您決定不將所有資源轉換為結構化資源，請確認已為這些舊版資源採用資源命名原則，以便更輕鬆地識別及使用這些資源。
會議室資源
我們建議的會議室格式如下：
[城市縮寫]-[大樓]-[樓層] [會議室名稱] ([會議室座位數]) [影音設備]
範例：
NYC-14-12-Boardroom (15) VC
這間會議室位於公司在紐約市第 14 號大樓的 12 樓。會議室名稱為 Boardroom，並可容納 15 人且配備視訊會議設備。
其他資源
您可以利用以下格式將會議室與其他資源類型進行區別：
[(資源類型)]-[城市縮寫]-[大樓]-[樓層或地點]-[影音設備]
在這個格式中，會議室以外的所有資源均使用半形括號「(」開頭，以免和會議室資源混淆。理想的情況下，會議室以外的資源都會列在資源清單的底部。
| 會議室以外的資源範例 | 說明 |
|---|---|
| (單車)-London-43-Lobby-Bike-1 | 這輛單車位於公司在倫敦第 43 號大樓的大廳，這是「Bike 1」，而不是「Bike 2」或「Bike 3」。 |
| (汽車)-LA-Prius-Main-North-4 | 這輛車位於洛杉磯，是一輛 Prius，停放在主大樓北側停車場第 4 格停車位。 |
