Использование структурированной информации о ресурсах в Google Календаре

Мы рекомендуем описывать ресурсы Календаря в структурированном формате. Он позволяет добавить сведения о местоположении, вместимости или оборудовании ресурса. Вся необходимая информация о ресурсе или переговорной комнате будет видна в Календаре, и пользователям будет проще выбрать наиболее подходящий вариант. Структурированный формат необходим для работы с новыми улучшенными функциями Календаря.

Устаревший неструктурированный формат позволяет указать сведения о ресурсе только в следующих трех полях:

  • "Идентификатор ресурса";
  • "Название";
  • "Описание".

Если для ресурса заданы только эти поля, он считается устаревшим. Скорее всего, это ресурс, созданный до 17 октября 2017 г.

Преимущества структурированной информации о ресурсах

Преобразование данных в структурированный формат требует дополнительных усилий, но дает следующие преимущества:

  • Информация о ресурсах представлена в унифицированном и понятном виде.
  • Процесс бронирования нужной переговорной комнаты и ресурсов становится быстрее и проще благодаря автоматическим рекомендациям.
  • Переговорные комнаты можно легко отличить от ресурсов другого типа.
  • Если переговорная комната зарезервирована, но не используется, можно автоматически отменять бронирование.
  • Если получен отказ в бронировании переговорной комнаты, она может быть автоматически заменена.
  • Вам станут доступны улучшенные и новые интеллектуальные функции Календаря, поддерживающие только структурированный формат ресурсов.

Как перейти на структурированный формат ресурсов

Преобразуйте информацию о ресурсах в структурированный формат, чтобы воспользоваться преимуществами новых возможностей Google Календаря. Кроме того, пользователям станет удобнее бронировать переговорные комнаты и работать с другими функциями сервиса.

Этапы перехода

Переход на структурированный формат сведений о ресурсах повлияет на работу пользователей с Календарем. Чтобы подготовиться к этим изменениям, выполните следующие действия:

  • Проанализируйте способы управления ресурсами в вашей организации, чтобы понять, как переход на структурированный формат повлияет на пользователей.
  • Проверьте названия ресурсов в структурированном формате в тестовой среде, чтобы увидеть результаты перехода. При этом сохраните резервную копию текущих данных.
  • Обновите внутренние приложения и ПО независимых производителей, например приложения, которые используют названия ресурсов, созданные по специальным правилам.
  • Предупредите пользователей о предстоящих изменениях и проконтролируйте их реализацию.

Изменения для пользователей

После перехода на структурированный формат информация о ресурсах будет выглядеть иначе. Основные изменения перечислены ниже.

Результаты поиска

До

Информация включена в название ресурса.

После

Информация о ресурсе указана отдельно.

Переговорные комнаты и другие ресурсы

Переговорные комнаты (категория CONFERENCE_ROOM)

 

Другие ресурсы (категория OTHER)

Сведения о ресурсах

Наведите курсор на ресурс, чтобы увидеть подробную информацию о нем.

 

Переговорные комнаты (категория CONFERENCE_ROOM)


Другие ресурсы (категория OTHER)

Порядок отображения ресурсов

До 17 октября 2017 г.

Ранее порядок отображения ресурсов определялся их названием. Например, переговорные комнаты перечислялись согласно префиксам, а не другой полезной информации. Выбрать нужный вариант в таком случае было сложно, поскольку все переговорные комнаты с общим префиксом (например, CH-ZRHA) были сгруппированы.

Примеры названий ресурсов:

CH-ZRHA-FavoriteRoom’1 [Phone, VC]

CH-ZRHA-SecondFavoriteRoom’1 [Phone, VC]

US-SFO-RoominSFO’2 [Phone, VC]

Группировка по префиксу:

Зданиями при этом являются ZRH-OfficeA и SFO-OfficeB.

После 17 октября 2017 г.

Переговорные комнаты и другие ресурсы группируются по названиям зданий, в которых они находятся.

Примеры названий ресурсов, сгенерированных автоматически:

ZRH-OfficeA-1-FavoriteRoom (4) [Phone, VC]

ZRH-OfficeA-1-SecondFavoriteRoom (2) [Phone, VC]

SFO-OfficeB-RoominSFO (2) [Phone, VC]

Зданиями при этом являются ZRH-OfficeA и SFO-OfficeB.

Группировка по названию здания:

Нумерация этажей и порядок их показа

Этажи в зданиях указываются по возрастанию номеров. Пример:

  • Этаж 1 идет перед этажом 2.
  • Этаж 12 будет идти после 1, но перед 2, так как первая цифра 1 < 2.

Чтобы этажи были показаны в правильном порядке, используйте нули в начале однозначных номеров (01, 02… 12).

Изменения в именовании ресурсов

Для устаревших ресурсов рекомендовалось использовать определенный формат названий. Иерархия ресурсов создается автоматически, если добавлено более 10 ресурсов с разделителем (-). Если к основному заголовку относятся более 100 ресурсов, они разбиваются по подзаголовкам.

Благодаря структурированной информации названия создаются автоматически на основе полей ресурсов и соответствуют разработанным Google правилам именования. Такие названия обновляются при изменении любого поля (кроме названия, типа и описания ресурса).

  • [здание]-[этаж] [название переговорной комнаты] ([вместимость переговорной комнаты]) [аудио- и видеооборудование];
  • [(тип ресурса)]-[здание]-[этаж]-[название переговорной комнаты] ([вместимость переговорной комнаты]) [аудио- и видеооборудование].

Автоматически сгенерированные названия ресурсов:

  • Обеспечивают единый формат таких названий в организации.
  • Автоматически обновляются (например, при увеличении вместимости переговорной комнаты или изменении оснащения).
  • Содержат информацию о свойствах переговорной комнаты или ресурса.

Автоматически сгенерированные названия будут видны в перечисленных ниже разделах.

Список участников

В списке участников мероприятий Календаря автоматически сгенерированное название заменяет текущее название ресурса.

Поле "Место" на мобильных устройствах и в веб-клиентах

В поле "Место" мероприятий Календаря автоматически сгенерированное название заменяет текущее название ресурса.

Уведомления на мобильных устройствах

В уведомлениях на мобильных устройствах и в веб-клиентах автоматически сгенерированное название заменяет текущее название ресурса.

Как преобразовать ресурсы, здания и элементы оснащения

Есть три способа обновить ресурсы:

Как изменить ресурсы с помощью CSV-файла

Пользователь с ролью администратора и правами на управление зданиями и ресурсами может изменить ресурсы организации, выполнив указанные далее шаги.    

Шаг 1. Скачайте CSV-файл из консоли администратора

Сначала сохраните информацию о ресурсах в виде CSV-файла.

  1. Войдите в консоль администратора Google.

    Войдите в аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

  2. На главной странице консоли администратора выберите Здания и ресурсы.
  3. В разделе Управление ресурсами нажмите "Открыть".
  4. Нажмите на значок "Скачать все" ""а затемСкачать.
  5. Сохраните CSV-файл.

Шаг 2. Импортируйте данные из CSV-файла в таблицу 

Скачав CSV-файл, сохраните информацию из него в таблицу. 

  1. Откройте новый файл в Google Таблицах и нажмите Файл > Импорт
  2. Перейдите к сохраненному CSV-файлу и нажмите Выбрать.
  3. Укажите нужные параметры в открывшемся окне и выберите Импортировать данные.

Шаг 3. Отредактируйте ресурсы в таблице 

Проверьте данные и добавьте недостающую информацию в пустые поля, обязательные для заполнения. Примеры приведены в таблице (раздел Форматы данных).

Примечание. Не меняйте идентификатор ресурса, иначе будет создан новый ресурс. 

Как отредактировать таблицу 

  1. Откройте таблицу, созданную на предыдущих этапах.
  2. Внесите необходимые изменения.  

    Важно! Чтобы идентифицировать элементы оснащения в таблице, добавляйте в начало их названий символ #, например #Доска.

  3. Сохраните таблицу в формате CSV.

Примеры 

Идентификатор ресурса*

Название ресурса*

Категория ресурса*

Тип ресурса

Название этажа*

Вместимость*

Идентификатор здания*

123 Лекционный зал CONFERENCE_ROOM   1 40 81
234 Тайное убежище OTHER Комната отдыха 4 5 82

Значком * отмечены обязательные поля.

Описание для пользователей

Описание

#Доска

#Телефон

  Управляется аккаунтом admin@moya-kompaniya.com TRUE TRUE
Бронирование через офис-менеджера Управляется аккаунтом admin@moya-kompaniya.com FALSE FALSE

Шаг 4. Загрузите CSV-файл с изменениями  

Отредактировав таблицу, добавьте обновленные данные в Календарь. 

  1. Войдите в консоль администратора Google.

    Войдите в аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

  2. На главной странице консоли администратора выберите Здания и ресурсы.
  3. В разделе Управление ресурсами нажмите "Открыть".
  4. Наведите указатель мыши на значок "Добавить ресурс" "" и нажмите "Массовая загрузка ресурсов" "".
  5. Выберите Прикрепить CSV-файл и следуйте инструкциям.
  6. Нажмите кнопку Загрузить.

Форматы данных

При редактировании таблицы следуйте примерам ниже.  

Для всех ресурсов 

Этот формат следует использовать для ресурсов, создаваемых в Календаре. 

Название свойства Описание Пример
Идентификатор ресурса*

Уникальный идентификатор переговорной комнаты, генерируемый Google при создании ресурса.

Его нельзя изменять или удалять для существующих ресурсов.

28AF38E
Название ресурса*

Краткое название переговорной комнаты.

Рекомендуемое максимальное количество символов: 45.

Комната Beehive
Идентификатор здания* Этот идентификатор должен совпадать с идентификатором, указанным для здания, в котором находится ресурс. SF-MAIN
Категория ресурса*

"Переговорная комната": ресурс, используемый для проведения встреч или видеоконференций, например комната для телефонных переговоров.

"Другое": ресурсы, не используемые для проведения встреч, например устройство Jamboard, велосипед или корпоративный автомобиль.

"Неизвестная категория": ресурсы, не соответствующие структурированному формату.

Для новых ресурсов следует использовать категории "Переговорная комната" или "Другое".

CONFERENCE_ROOM
Тип ресурса Существующее поле. Если для категории ресурса выбрано значение "Другое", это поле добавляется к автоматически генерируемому названию в виде префикса и помогает отличать переговорные комнаты от других ресурсов. Кроме того, это свойство помогает определить тип ресурса, например "Велосипед", "Транспортное средство", "Комната матери и ребенка" или "Микроскоп". Велосипед
Название этажа*

Название этажа должно соответствовать одному из этажей, указанных в сведениях о здании.

Рекомендуемое максимальное количество символов: 15.

10
Вместимость*    Рекомендуемая вместимость переговорной комнаты. Это значение должно быть положительным целым числом. 4
Секция этажа

Указывает местоположение переговорной комнаты на этаже.

Рекомендуемое максимальное количество символов: 15.

А
Описание для пользователей Описание переговорной комнаты в свободной форме, которое видят пользователи в сведениях о комнате. Примечание. Это описание видно только во время бронирования ресурса. После выбора помещения и сохранения события описание не отображается. Телефон: #4119
Описание Необязательное описание комнаты или ресурса, которое показывается в консоли администратора.

Помещение доступно для бронирования участникам, которые состоят в группе admins@example.com.

Здание с восточной стороны

Оснащение

Оснащение – это атрибуты или оборудование помещения или ресурса, например:

  • Аудиооснащение: #телефон.
  • Видеооснащение: #VC, #Cisco-конференц-связь
  • Другое оснащение: #доска, #для-кресел-колясок, #для-гостей.
TRUE
Автоматически созданное название Только для чтения. Это название создается, если выбрана категория ресурса "Переговорная комната" или "Другое". SF-MAIN-Beehive Room (4) [VC]

Значком * отмечены обязательные поля.

Формат данных о зданиях 

Этот формат следует использовать для зданий, создаваемых в Календаре. 

Название свойства Описание Пример
Идентификатор здания* Этот идентификатор должен совпадать с идентификатором, указанным для здания. SF-MAIN
Название здания Отображаемое название здания. Главный офис в Сан-Франциско
Адрес* Адрес здания. Подробнее… ул. Аллея Славы, 117
Зал 2B

Балтийский бизнес-центр, корп. 2
Московский пр., 40

БФУ им. Канта, ул. Александра Невского, 14
Количество этажей* Перечислите этажи через запятые в порядке возрастания от нижнего до верхнего. Фойе, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7
Описание Необязательное описание здания, которое показывается в консоли администратора. Здание с восточной стороны
Координаты

Широта и долгота здания.

40.730610,
-73.935242

Значком * отмечены обязательные поля.

Как управлять устаревшими ресурсами

Если вы решите не преобразовывать все ресурсы в структурированный формат, следуйте правилам именования для устаревших ресурсов, чтобы пользователям было легче их находить и использовать.

Конференц-залы

Для названия конференц-зала можно использовать следующий формат:

[аббревиатура города]-[здание]-[этаж] [название зала] ([вместимость зала]) [аудио- и видеооборудование]

Пример:

NYC-14-12-Boardroom (15) VC

Этот конференц-зал находится в Нью-Йорке (NYC), в здании под номером 14 на 12-м этаже. Он предназначен для заседаний (Boardroom), вмещает до 15 человек и оснащен оборудованием для проведения видеоконференций (VC).

Другие ресурсы

Чтобы отличать другие ресурсы от конференц-залов, рекомендуется использовать для их обозначения отдельный формат:

[(тип ресурса)]-[аббревиатура города]-[здание]-[этаж или местоположение]-[аудио- и видеооборудование]
 

В таком формате описание других ресурсов будет начинаться с круглой скобки (, чтобы их нельзя было перепутать с конференц-залами. Также этот формат позволяет разместить другие ресурсы ниже конференц-залов в общем списке ресурсов.

Примеры других ресурсов Описание
(Bike)-London-43-Lobby-Bike-1 Этот велосипед находится в Лондоне в вестибюле здания под номером 43 и имеет порядковый номер 1.
(Vehicle)-LA-Prius-Main-North-4 Это транспортное средство (Vehicle) находится в Лос-Анджелесе (LA). Это автомобиль Toyota Prius, припаркованный у главного здания на северной автостоянке на месте номер 4.
Эта информация оказалась полезной?
Как можно улучшить эту статью?

Требуется помощь?

Войдите в свой аккаунт, чтобы мы могли предоставить вам дополнительные варианты поддержки и быстрее решить вашу проблему.

Поиск
Удалить поисковый запрос
Закрыть поиск
Приложения Google
Главное меню
Поиск по Справочному центру
true
73010
false
false