Nous vous recommandons vivement de définir vos ressources d'agenda à l'aide d'un format structuré. Les ressources structurées comprennent des informations sur l'emplacement d'une ressource, sa capacité d'accueil ou ses équipements. Ces données sont exploitées par Agenda pour fournir des informations supplémentaires sur les salles et les ressources. Ainsi, vos utilisateurs sont en mesure de choisir les ressources les mieux adaptées à leurs besoins. Définissez des ressources structurées pour bénéficier de nouvelles fonctionnalités et d'améliorations dans Agenda.
Les (anciennes) ressources non structurées utilisent uniquement ces champs :
- ID de ressource
- Nom
- Description
Si seuls ces champs sont configurés pour une ressource, c'est qu'il s'agit d'une ancienne ressource. Il est probable que les ressources créées avant le 17 octobre 2017 soient d'anciennes ressources.
Avantages des ressources structurées
Faire passer vos données à un format structuré demande un certain effort, mais est particulièrement utile. Grâce aux ressources structurées, les utilisateurs peuvent :
- afficher les ressources de manière plus cohérente et lisible ;
- réserver la salle ou les ressources appropriées plus rapidement grâce aux suggestions automatiques de réservation de salle et de ressource ;
- faire plus rapidement la différence entre les salles de réunion et les autres types de ressource ;
- libérer les salles de réunion non utilisées automatiquement ;
- remplacer automatiquement les salles de réunion refusées ;
- bénéficier des améliorations et des fonctionnalités Agenda intelligentes à venir (seules les ressources structurées sont compatibles).
Passer aux ressources structurées
Convertissez vos ressources en un format structuré, afin de bénéficier des futures améliorations de Google Agenda. Lorsque vous utilisez des ressources structurées, vos utilisateurs bénéficient de la meilleure expérience possible avec la réservation de salles et d'autres fonctionnalités d'agenda.
Comprendre les changements, les tester et communiquer
L'utilisation d'informations structurées sur les ressources modifie la façon dont vos utilisateurs interagissent avec Agenda. Pour vous préparer à ces changements, suivez ces recommandations :
- Analysez la façon dont vos ressources actuelles sont gérées et tentez de comprendre en quoi le passage à un format structuré peut modifier l'expérience utilisateur.
- Utilisez d'abord les ressources structurées dans un environnement de test pour voir comment les modifications apparaissent. Conservez une sauvegarde de vos informations actuelles sur les ressources.
- Mettez à jour les applications internes et les logiciels tiers, comme les applications associées à des conventions personnalisées d'attribution des noms.
- Informez vos utilisateurs du nouveau fonctionnement et des modifications apportées, et gérez leur déploiement.
Nouvelle expérience utilisateur
Lorsque vous adopterez le nouveau format structuré dans votre entreprise, les utilisateurs verront apparaître les modifications suivantes.
Résultats de recherche différents
Avant
Les ressources s'affichent sous la forme d'un nom de ressource long
Après
Les ressources s'affichent avec des informations organisées
Affichage différent pour les salles et les autres types de ressource
| Nom de la ressource | |||
| Bâtiment | |||
| Étage et section | |||
| Capacité | |||
| Fonctionnalités audiovisuelles |
| Nom de la ressource | |||
| Bâtiment | |||
| Étage et section | |||
| Capacité | |||
| Type de ressource | |||
| Fonctionnalités audiovisuelles (le cas échéant) |
Affichage différent des ressources
Lorsque vous placez votre curseur sur une ressource, des détails supplémentaires s'affichent :
Pour les salles (catégorie CONFERENCE_ROOM)
Pour les autres types de ressource (catégorie OTHER)
Ordre des ressources différent
Avant le 17 octobre 2017
Les ressources étaient auparavant regroupées dans la liste des salles en fonction de leur nom. Les salles étaient par exemple répertoriées selon leur préfixe et non en fonction d'un élément qui aurait pu permettre de choisir plus facilement la ressource la mieux adaptée. Si vous disposiez de plusieurs salles avec le même préfixe (par exemple : CH-ZHRA), toutes ces salles étaient groupées selon ce préfixe.
Exemples de noms de ressources :
CH-ZRHA-SalleFavorite’1 [Téléphone, VC]
CH-ZRHA-DeuxièmeSalleFavorite’1 [Téléphone, VC]
US-SFO-SalleàSFO’2 [Téléphone, VC]
Groupement par préfixe :
Dans cet exemple, les salles se trouvent dans les bâtiments ZRH-BureauA et SFO-BureauB.
Depuis le 17 octobre 2017
Le groupement dépend des bâtiments que vous créez. Les salles et les autres types de ressource sont regroupés dans leurs nœuds de bâtiment.
Exemple de noms générés automatiquement :
ZRH-BureauA-1-SalleFavorite (4) [Téléphone, VC]
ZRH-BureauA-1-DeuxièmeSalleFavorite (2) [Téléphone, VC]
SFO-BureauB-SalleàSFO (2) [Téléphone, VC]
Dans cet exemple, les salles se trouvent dans les bâtiments ZRH-BureauA et SFO-BureauB.
Groupement par nom de bâtiment :
Désignation des étages et ordre d'affichage :
Les étages des bâtiments s'affichent dans l'ordre numérique. Exemple :
- L'étage "1" précède l'étage "2".
- L'étage "12e" précède l'étage "1er", car "2" < "e".
Pour afficher les étages dans le bon ordre, numérotez-les dans le format suivant : "01", "02", …, "12"
Nom et affichage des ressources différents
Google recommandait un format de nom spécifique pour les anciennes ressources. Une arborescence de ressources est créée automatiquement lorsque vous ajoutez au moins 10 ressources contenant des tirets (-). Si un groupe contient plus de 100 ressources, il est subdivisé en sous-groupes.
Avec les informations structurées sur les ressources, la convention Google d'attribution de noms devient la norme : elle génère automatiquement des noms à partir des champs des ressources individuelles. Lorsque vous modifiez un champ de la ressource autre que son nom, son type ou sa description, le nom généré automatiquement est mis à jour.
- [bâtiment]-[étage] [nom de la salle] ([capacité de la salle]) [Matériel audio et vidéo]
- [(type de ressource)]-[bâtiment]-[étage]-[nom de la salle] ([capacité de la salle]) [Matériel audio et vidéo]
Les noms générés automatiquement :
- assurent la cohérence du format des noms de ressource au sein de votre organisation ;
- permettent de mettre à jour automatiquement les détails d'une salle, par exemple lorsque sa capacité augmente, ou que des fonctionnalités sont ajoutées ou modifiées ;
- facilitent la compréhension des propriétés d'une salle ou d'une ressource par examen du nom.
Le nouveau nom généré automatiquement s'affiche dans les emplacements suivants :
Liste des participants
Le nouveau format remplace l'ancien nom de la ressource dans la liste des participants aux événements Agenda.
Champ "Lieu" dans les versions Web et mobile
Le nouveau format remplace l'ancien nom de la ressource dans le champ "Lieu" des événements Agenda.
Notifications sur les appareils mobiles
Le nouveau format remplace l'ancien nom de la ressource dans les notifications sur mobile ou sur le Web.
Convertir vos ressources, fonctionnalités et bâtiments
Il existe trois façons de mettre à jour vos ressources :
- Avec une API : pour plus d'informations, consultez les pages d'API Admin SDK Directory pour resources.features et resources.buildings. et resources.calendars.
- Une par une via la console d'administration : pour plus d'informations, suivez les instructions relatives à l'ajout de bâtiments, de fonctionnalités et de ressources qui figurent dans Configurer des bâtiments, des fonctionnalités et d'autres ressources.
- En téléchargeant, modifiant et important un fichier CSV : consultez la procédure ci-dessous.
Modifier les ressources à l'aide d'un fichier CSV
Si vous disposez d'un rôle d'administrateur incluant les droits de gestion des bâtiments et ressources, mettez à jour les ressources de votre organisation à l'aide des étapes suivantes.
Étape 1 : Téléchargez les données vers un fichier CSV à partir de la console d'administration
Commencez par télécharger les informations sur les ressources dans un fichier CSV.
-
Connectez-vous à la Console d'administration Google.
Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").
-
Dans la console d'administration, accédez à Menu
Annuaire
Bâtiments et ressources.
- Ouvrez Gestion des ressources.
- Cliquez sur Télécharger
- Enregistrez le fichier CSV.
Étape 2 : Importez les données CSV dans une feuille de calcul
Après avoir téléchargé le fichier CSV, importez-le dans une feuille de calcul.
- Ouvrez une feuille de calcul Google Sheets vierge et accédez à Fichier > Importer.
- Accédez au fichier CSV téléchargé, puis cliquez sur Sélectionner.
- Dans la fenêtre "Importer un fichier", effectuez votre sélection et cliquez sur Importer les données.
Étape 3 : Modifiez les ressources dans une feuille de calcul
Passez en revue les informations contenues dans la feuille de calcul, repérez les éventuels espaces vides dans des champs non conformes et modifiez-les comme indiqué dans le tableau de la rubrique Formats à utiliser.
Remarque : Ne modifiez pas l'identifiant de ressource. Si vous le faites, une nouvelle ressource sera créée sans que la ressource existante soit mise à jour.
Modifier la feuille de calcul
- Utilisez la feuille de calcul que vous avez créée lors des étapes précédentes.
- Modifiez les champs selon les besoins.
Important : Pour identifier les fonctionnalités dans la feuille de calcul, le nom de la fonctionnalité doit être précédé d'un #, comme dans l'exemple #Tableaublanc.
- Une fois les modifications terminées, enregistrez la feuille de calcul en tant que fichier CSV.
Exemples de feuilles de calcul
|
Identifiant de la ressource* |
Nom de la ressource* |
Catégorie de la ressource* |
Type de ressource |
Nom de l'étage* |
Capacité* |
Identifiant du bâtiment* |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 123 | Auditorium | CONFERENCE_ROOM | 1 | 40 | 81 | |
| 234 | La cachette de James | OTHER | Salon | 4 | 5 | 82 |
* Obligatoire
|
Description visible par l'utilisateur |
Description |
#Tableau blanc |
#Téléphone |
|---|---|---|---|
| Géré par admins@monentreprise.com | TRUE | TRUE | |
| Demander à l'assistant de James de réserver | Géré par admins@monentreprise.com | FALSE | FALSE |
Étape 4 : Importez le fichier CSV après l'avoir modifié
Après avoir modifié la feuille de calcul, vous êtes prêt à importer les modifications dans Agenda.
-
Connectez-vous à la Console d'administration Google.
Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").
-
Dans la console d'administration, accédez à Menu
- Ouvrez Gestion des ressources.
- Pointez sur Ajouter
, puis cliquez sur Importer
.
- Cliquez sur Joindre un fichier CSV, puis suivez les invites pour joindre le fichier CSV.
- Cliquez sur Importer.
Formats à utiliser
Utilisez ces formats pour modifier votre feuille de calcul.
Format pour toutes les ressources
Utilisez ce format pour les ressources que vous créez dans Agenda.
* Obligatoire
Format pour les bâtiments
Utilisez ce format pour les bâtiments que vous créez dans Agenda.
| Nom de propriété | Description | Exemple |
|---|---|---|
| Identifiant du bâtiment* | Cet identifiant de bâtiment doit correspondre exactement à l'identifiant défini pour le bâtiment. | SF-PRINCIPAL |
| Nom du bâtiment | Nom à afficher pour le bâtiment | Siège de San Francisco |
| Adresse* | Informations concernant l'adresse des bâtiments. Consultez la section Format pour les adresses de bâtiments. | 678 Lafayette Ave Suite 2B Graha Bumi Surabaya Lt. V Jl. Basuki Rahmat no.106 - 128 雨竜郡秩父別町秩父別4105 |
| Étages* | Séparez-les par des virgules et répertoriez-les par ordre croissant, du plus bas au plus élevé. | Hall, Mezzanine, 2, 3, 4, 5, 5A, 6 |
| Description | Description facultative de votre bâtiment, visible dans la console d'administration à titre de référence. | Bâtiment côté est |
| Coordonnées |
Latitude et longitude d'un bâtiment. |
40.730610, -73.935242 |
* Obligatoire
Gérer les anciennes ressources
Si vous décidez de ne pas faire passer toutes vos ressources à un format structuré, assurez-vous de respecter une convention d'attribution de nom pour les anciennes ressources, afin de les identifier et de les utiliser plus facilement.
Salles de conférence
Voici une suggestion de format de nom de salle de conférence :
[nom de la ville]–[bâtiment]–[étage] [nom de la salle] ([capacité de la salle]) [Matériel audio et vidéo]
Exemple :
PARIS-2-12-Conseil (15) VC
Cette salle de conférence est à Paris dans le bâtiment 2 au 12e étage. Son nom est Salle du Conseil. Elle peut accueillir 15 personnes et est équipée pour la visioconférence.
Autres ressources
Pour différencier tous les autres types de ressources des salles de conférence, nous suggérons le format suivant :
[(type de ressource)]–[nom de la ville]–[bâtiment]–[étage ou lieu]–[Matériel audio et vidéo]
Avec ce format, toutes les ressources autres que les salles portent un nom commençant par "(", ce qui permet de les distinguer des salles de conférence. Idéalement, toutes les ressources qui ne sont pas des salles sont placées à la fin de la liste des ressources.
| Exemples de ressources qui ne sont pas des salles | Description |
|---|---|
| (Vélo)-Londres-43-Entrée-Vélo-1 | Ce vélo est à Londres, dans le hall du bâtiment 43. Il porte le numéro 1 (ce qui permet de le différencier du vélo numéro 2 ou numéro 3, le cas échéant). |
| (Véhicule)-Bordeaux-Renault-Principal-Nord-4 | Ce véhicule est à Bordeaux. C'est une Renault garée au bâtiment Principal, à l'emplacement 4 du parking Nord. |
