Strukturierte Informationen zu Ressourcen

Als G Suite-Administrator sollten Sie Kalenderressourcen mit strukturierten Informationen definieren. Dazu zählen Angaben zum Standort, zur Kapazität oder zur Ausstattung einer Ressource. Anhand dieser Daten erhalten Nutzer mehr Informationen, damit sie die Ressource auswählen können, die sich am besten für ihre Zwecke eignet. 

Hinweis: Wenn Sie Ihre Ressourcen vor dem 17. Oktober 2017 erstellt haben, sind die Informationen vermutlich nicht strukturiert.

Vorteile strukturierter Informationen zu Ressourcen 

Wir wissen, dass es zusätzliche Arbeit bedeutet, Ihre Daten in ein strukturiertes Format zu bringen. Aber die Mühe lohnt sich auf jeden Fall. Wenn Sie die Informationen zu Ihren Ressourcen strukturieren, bieten Sie Ihren Nutzern folgende Vorteile: 

  • Räume und andere Ressourcen lassen sich einfach und zuverlässig buchen. 
  • Nutzer können auf Anhieb Konferenzräume von anderen Ressourcen unterscheiden.
  • Ressourcen werden immer im gleichen, leicht verständlichen Format angezeigt.
  • Zukünftige Verbesserungen und bevorstehende intelligente Kalenderfunktionen, bei denen nur Ressourcen mit strukturierten Informationen unterstützt werden, lassen sich sofort nutzen.

Vorbereitung

Mit der Einführung strukturierter Informationen zu Ressourcen ändert sich die Art, wie Nutzer mit Google Kalender interagieren. Wir empfehlen Ihnen, sich auf diese Veränderungen folgendermaßen vorzubereiten:

  • Sehen Sie sich an, wie die Informationen zu Ressourcen derzeit verwaltet werden und wie sich dies durch strukturierte Informationen ändert.
  • Verwenden Sie Ressourcen mit strukturierten Informationen zuerst in einer Testumgebung, um zu sehen, wie sich die Änderungen auswirken. Erstellen Sie vorher eine Sicherung Ihrer bestehenden Ressourceninformationen.
  • Aktualisieren Sie interne Anwendungen und Software von Drittanbietern, z. B. Anwendungen, die benutzerdefinierte Namenskonventionen verwenden. 
  • Informieren Sie Ihre Nutzer über die Änderungen und kümmern Sie sich um die Umsetzung.

Was ändert sich für die Nutzer?

Mit der Einführung des neuen strukturierten Formats in Ihrem Unternehmen ergeben sich für Ihre Nutzer die folgenden Änderungen. 

Neue Suchergebnisse

Bisher

Unübersichtlicher, langer Ressourcenname

Jetzt

Übersichtliche Informationen zur Ressource

Anzeige von Konferenzräumen und sonstigen Ressourcen

Konferenzräume (Kategorie CONFERENCE_ROOM)

 

Sonstige Ressourcen (Kategorie OTHER)

Mehr Informationen zu Ressourcen  

Wenn Sie den Mauszeiger auf eine Ressource bewegen, werden zusätzliche Informationen angezeigt:

 

Konferenzräume (Kategorie CONFERENCE_ROOM)


Sonstige Ressourcen (Kategorie OTHER)

Neue Reihenfolge der Ressourcen

Vor dem 17. Oktober 2017

Bisher richteten Ressourcenknoten sich nach dem Ressourcennamen. Räume wurden beispielsweise grundsätzlich nach dem Präfix geordnet, was bei der Auswahl einer Ressource manchmal nicht gerade hilfreich war. Wenn viele Räume mit einem bestimmten Präfix (z. B. CH-ZRHA) versehen waren, dann wurden alle diese Räume in der Liste der Auswahlmöglichkeiten angezeigt. 

Beispiele für Ressourcennamen:
CH-ZRHA-Lieblingsraum'1 [Telefon, VK]
CH-ZRHA-ZweitliebsterRaum'1 [Telefon, VK]
US-SFO-RauminSFO'2 [Telefon, VK]

Knoten:

 

 

Seit dem 17. Oktober 2017

Knoten basieren auf den von Ihnen erstellten Gebäuden. Konferenzräume und sonstige Ressourcen werden in diesen Gebäudeknoten zusammengefasst.

 

Beispiele für die neuen, automatisch generierten Namen:
ZRH-BüroA-1-Lieblingsraum (4) [Telefon, VK]
ZRH-BüroA-1-Zweitliebster Raum (2) [Telefon, VK]
SFO-BüroB-RauminSFO (2) [Telefon, VK]

"ZRH-BüroA" und "SFO-BüroB" sind die Namen der Gebäude.

Knoten:

Neue Ressourcennamen 

In Google Kalender können Sie Ressourcen über das anpassbare Textfeld für den Ressourcennamen benennen. Es wird zwar empfohlen, eine bestimmte Namenskonvention einzuhalten, dies ist jedoch nicht zwingend erforderlich. Bei strukturierten Informationen zu Ressourcen werden standardmäßig automatisch generierte Namen erstellt, die der Namenskonvention von Google entsprechen. Dies gilt jedoch nicht für Aktualisierungen der Felder "Ressourcenname", "Ressourcentyp" oder "Beschreibung".

Automatisch generierte Namen haben folgende Vorteile: 
  • Das Format der Ressourcennamen in Ihrer Organisation ist einheitlich. 
  • Namen werden automatisch aktualisiert, wenn Rauminformationen geändert werden, z. B. bei Erhöhung der Kapazität oder wenn Ausstattung hinzugefügt oder entfernt wird.
  • Informationen zum Raum bzw. zur Ressource sind bereits im Namen enthalten.

Die automatisch generierten Namen werden an folgenden Stellen angezeigt:

Teilnehmerliste

In der Teilnehmerliste für Kalendertermine wird der bisherige Name durch den neuen, automatisch generierten Ressourcennamen ersetzt.

Im Feld "Wo" (Web und Mobilgeräte)

Im Feld "Wo" eines Kalendertermins wird der bisherige Name durch den neuen, automatisch generierten Ressourcennamen ersetzt.

Benachrichtigungen auf Mobilgeräten

Bei Benachrichtigungen auf Mobilgeräten oder im Web wird der bisherige Name durch den neuen, automatisch generierten Ressourcennamen ersetzt.

Weitere Informationen

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