รายงานการเปิดเผยไฟล์

รุ่นที่รองรับฟีเจอร์นี้ ได้แก่ Enterprise Plus, Education Standard และ Education Plus, Enterprise Essentials Plus เปรียบเทียบรุ่นของคุณ

รายงานการเปิดเผยไฟล์ในหน้าแดชบอร์ดความปลอดภัยจะให้ข้อมูลเชิงลึกที่อธิบายว่าการแชร์ไฟล์จะทำให้ข้อมูลโดเมนของคุณถูกเปิดเผยได้อย่างไร โดยรายงานการเปิดเผยไฟล์จะแสดงรายละเอียดต่อไปนี้

• วิธีการแชร์ไฟล์ประเภทต่างๆ ในช่วงเวลาหนึ่ง (รวมถึงการแชร์ภายใน)
• ไฟล์ที่แชร์ใดที่มีการดูบ่อยครั้ง
• โดเมนภายนอกใดที่ได้รับการแชร์บ่อยครั้ง
• กฎ DLP ใดที่มีการเรียกใช้บ่อยครั้ง

หมายเหตุ: แดชบอร์ดด้านความปลอดภัยยังรวมถึงสรุปข้อมูลของข้อมูลการเปิดเผยไฟล์อีกด้วย โปรดดูรายละเอียดที่แดชบอร์ดด้านความปลอดภัย

ดูรายงานการเปิดเผยไฟล์

1. ลงชื่อเข้าใช้ คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google

   ลงชื่อเข้าใช้โดยใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ (ที่ไม่ลงท้ายด้วย @gmail.com)

2. ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ ไปที่เมนู ความปลอดภัยศูนย์ความปลอดภัยแดชบอร์ด
3. ไปที่แผงที่มีหัวข้อการแชร์ไฟล์ภายนอกสำหรับโดเมนเป็นอย่างไร คลิกดูรายงานที่มุมล่างขวาของแผง

​กราฟกิจกรรมการแชร์

ที่ด้านบนของรายงานการเปิดเผยไฟล์ กราฟกิจกรรมการแชร์จะแสดงจำนวนกิจกรรมการแชร์สำหรับช่วงเวลาที่ระบุ ปรับแต่งรายงานเพื่อดูข้อมูลจากวันนี้ เมื่อวาน สัปดาห์นี้ สัปดาห์ที่แล้ว เดือนนี้ เดือนที่แล้ว หรือวันที่ผ่านมา (ไม่เกิน 180 วัน) ได้

เส้นในกราฟนี้แสดงสถิติสำหรับวิธีการแชร์ 5 ประเภทดังนี้

ทุกคนในโดเมน	ไฟล์เข้าถึงได้สำหรับทุกคนในโดเมน
ภายใน	ผู้ใช้แชร์ไฟล์เฉพาะกับบุคคลในโดเมนเท่านั้น  หมายเหตุ: เราจะถือว่าผู้ใช้โดเมนรองเป็นผู้ใช้ภายใน
ส่วนตัว	ไฟล์นี้เป็นไฟล์ส่วนตัว (ไม่แชร์กับใคร) ครั้งหนึ่ง ผู้ใช้แชร์ไฟล์แล้วเลิกแชร์ในภายหลัง
ทุกคนที่มีลิงก์	ทุกคนภายในหรือภายนอกโดเมนที่มีสิทธิ์เข้าถึงลิงก์จะเข้าถึงไฟล์ได้
ภายนอก	แชร์ไฟล์กับผู้ใช้อย่างน้อยหนึ่งรายที่อยู่นอกโดเมน หมายเหตุ: ใน Google Groups ไฟล์จะมีเครื่องหมายว่าเป็นการแชร์ภายนอก หากผู้ใช้แชร์ไฟล์นั้นกับกลุ่มที่อนุญาตให้มีสมาชิกภายนอกได้ แม้ว่าจะไม่มีสมาชิกภายนอกในกลุ่มเลยก็ตาม การแชร์ไฟล์กับกลุ่มที่อนุญาตการแชร์ภายนอกจะนับเป็นการแชร์ภายนอก 1 ครั้ง

 

หมายเหตุ 

• สำหรับบางโดเมนอาจมีความล่าช้าถึง 80 นาทีจนกว่าข้อมูลของไดรฟ์จะปรากฏ
• ซ่อนเส้นในกราฟได้โดยคลิกที่คำอธิบายแผนภูมิ ตัวอย่างเช่น คลิกส่วนตัวเพื่อซ่อนข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการแชร์ไฟล์ส่วนตัว การทำเช่นนี้เป็นประโยชน์อย่างยิ่งหากเส้นซ้อนกัน

• ไฟล์ที่ลบแล้วอาจแสดงในรายงานการเปิดเผยไฟล์ของไดรฟ์
   

คลิกที่จุดข้อมูลใดๆ ในกราฟเพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการแชร์แต่ละอย่างในวันที่ระบุ นอกจากนี้ ยังใช้รายการแบบเลื่อนลงของโดเมนเพื่อดูข้อมูลสำหรับโดเมนทั้งหมดหรือโดเมนที่ระบุได้อีกด้วย รายการโดเมนจะมีเฉพาะโดเมนหลักและโดเมนรองเท่านั้น ไม่รวมโดเมนชื่อแทนและโดเมนภายนอก

โปรดทราบว่ารายงานจะแสดงกิจกรรมในไดร์ฟที่แชร์ก็ต่อเมื่อคุณเรียกดูข้อมูลสำหรับโดเมนทั้งหมดเท่านั้น เนื่องจากกิจกรรมของไดร์ฟที่แชร์ไม่ได้อยู่ในโดเมนใดโดยเฉพาะ

เปรียบเทียบข้อมูลปัจจุบันและข้อมูลย้อนหลัง

หากต้องการเปรียบเทียบข้อมูลปัจจุบันกับข้อมูลย้อนหลัง จากเมนูการวิเคราะห์เชิงสถิติที่ด้านบนขวา ให้เลือกเปอร์เซ็นไทล์ (ใช้ไม่ได้กับแผนภูมิหน้าแดชบอร์ดด้านความปลอดภัยทั้งหมด) คุณจะเห็นเส้นซ้อนทับบนแผนภูมิแสดงเปอร์เซ็นไทล์ที่ 10, 50 และ 90 ของข้อมูลย้อนหลัง (180 วันสำหรับข้อมูลส่วนใหญ่และ 30 วันสำหรับข้อมูล Gmail) จากนั้น หากต้องการเปลี่ยนการวิเคราะห์ ให้ใช้เมนูที่ด้านขวาบนของแผนภูมิเพื่อเปลี่ยนเส้นซ้อนทับ

ไฟล์ที่มีการดูสูงสุด

ที่ด้านล่างของหน้ารายงานการเปิดเผยไฟล์ ให้ดูตารางที่แสดงไฟล์ที่มีผู้ดูมากที่สุดซึ่งแชร์จากโดเมน (ตารางนี้จะแสดงเป็นค่าเริ่มต้นเมื่อเปิดรายงานการเปิดเผยไฟล์)

ตารางแสดงชื่อไฟล์ ไฟล์ที่มีการดูสูงสุด วิธีการแชร์ และเจ้าของไฟล์ คลิกส่งออกเพื่อส่งออกข้อมูลทั้งหมดในตาราง

ตารางจะแสดงข้อมูลสำหรับช่วงเวลาที่ระบุไว้ที่ด้านบนของหน้าโดยค่าเริ่มต้น นอกจากนี้ ยังแสดงไฟล์ที่มีการดูสูงสุดเพียงวันเดียวได้โดยคลิกที่วันที่ดังกล่าวในกราฟเส้น

ไฟล์ยอดนิยมของโดเมนที่มีการแชร์

ดูแผนภูมิที่แสดงรายการโดเมนยอดนิยมที่มีการแชร์ได้ที่ครึ่งล่างของหน้ารายงานการเปิดเผยไฟล์ หากต้องการดูแผนภูมินี้ ให้คลิกโดเมน

แผนภูมิจะแสดงรายการชื่อโดเมนและจำนวนไฟล์ที่แชร์กับโดเมนนั้น นอกจากนี้ ยังรวบรวมรายละเอียดเพิ่มเติมสำหรับแต่ละโดเมนได้ด้วยการส่งออกสเปรดชีตที่ระบุไฟล์ที่แชร์ไว้กับโดเมนดังกล่าว

หากต้องการส่งออกสเปรดชีต ให้ดำเนินการดังนี้

1. คลิกสเปรดชีต สำหรับโดเมนที่เกี่ยวข้อง
2. ในหน้าต่างส่งออกรายการไฟล์ไปยังไดรฟ์ ให้คลิกส่งออก
   
   ระบบจะสร้างและบันทึกสเปรดชีตของไฟล์ที่แชร์กับโดเมนนี้ลงในโฟลเดอร์ไดรฟ์ของฉัน

กฎป้องกันข้อมูลรั่วไหล (DLP) ยอดนิยม

โปรดดูแผนภูมิที่แสดงกฎการป้องกันการสูญหายของข้อมูล (DLP) ยอดนิยมที่มีการเรียกใช้ในโดเมนและจำนวนครั้งที่มีการเรียกใช้ได้ที่ครึ่งล่างของหน้ารายงานการเปิดเผยไฟล์ หากต้องการดูแผนภูมินี้ ให้คลิกกฎ DLP

เกี่ยวกับ DLP
ผู้ดูแลระบบจะใช้กฎ DLP เพื่อช่วยป้องกันไม่ให้ผู้ใช้แชร์เนื้อหาที่ละเอียดอ่อนภายในไฟล์ Google ไดรฟ์นอกโดเมนของบริษัทได้ โดย DLP จะสแกนไฟล์ในไดรฟ์เพื่อค้นหาเนื้อหาที่ละเอียดอ่อน และจะมีการเรียกใช้การดำเนินการตามนโยบายเมื่อตรวจพบเนื้อหาดังกล่าว การดำเนินการประกอบด้วยการส่งอีเมลถึงผู้ดูแลระบบขั้นสูง การส่งอีเมลถึงผู้ใช้ที่สร้าง แก้ไข หรืออัปโหลดไฟล์ที่มีเนื้อหาละเอียดอ่อน หรือการบล็อกไม่ให้แชร์ไฟล์ที่มีเนื้อหาละเอียดอ่อน

เกี่ยวกับไฟล์ Google Sites

• ไฟล์ Google Sites มีสองสถานะ ได้แก่ เวอร์ชันร่างและเวอร์ชันที่เผยแพร่ ซึ่งรายงานการเปิดเผยไฟล์จะบันทึกการแสดงผลในเวอร์ชันร่าง แต่ไม่บันทึกเวอร์ชันที่เผยแพร่
• หากคุณแชร์ไฟล์ Google Sites กับผู้ใช้นอกโดเมนโดยตั้งค่าให้ดูข้อมูลที่เผยแพร่ได้ ระบบจะบันทึกการเปิดเผยไฟล์เป็นแบบภายนอกในรายงานการเปิดเผยไฟล์