Отчет о доступе к файлам

Эта функция доступна в версиях Enterprise Plus, Education Standard и Education Plus и Enterprise Essentials Plus. Сравнение версий

В отчете о доступе к файлам на панели управления безопасностью содержится статистика взаимодействия с данными вашего домена при предоставлении доступа к ним, которая включает следующую информацию:

• способы предоставления доступа за определенное время (включая предоставление доступа внутри организации);
• самые просматриваемые файлы, к которым был предоставлен доступ;
• домены, из которых к вашим файлам обращались чаще всего;
• правила DLP, которые активировались чаще всего.

Примечание. Сводка по этому отчету также доступна на панели мониторинга безопасности. Подробнее…

Как посмотреть отчет о доступе к файлам

1. Войдите в консоль администратора Google.

   Войдите в аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

2. В консоли администратора нажмите на значок меню БезопасностьЦентр безопасностиПанель управления.
3. Найдите панель Какова статистика доступа к файлам организации из-за пределов домена?В правом нижнем углу панели нажмите Посмотреть отчет.

График "События предоставления доступа"

Вверху отчета о доступе к файлам находится график, на котором показаны события предоставления доступа за определенное время. Выберите период, данные за который хотите показать: Сегодня, Вчера, Эта неделя, Прошлая неделя, Этот месяц, Прошлый месяц или Дней назад (не более 180 дней).

Линии на графике обозначают пять разных способов предоставления доступа к файлам.

Для всех в домене	Файл доступен всем пользователям в вашем домене.
Внутренний	Файл доступен отдельным пользователям в вашем домене. Примечание. Пользователи дополнительного домена считаются внутренними.
Доступ ограничен	Доступ к файлу ограничен (он недоступен другим пользователям). В какой-то момент владелец файла предоставил доступ к нему, но потом отозвал разрешение.
Доступно всем, у кого есть ссылка	Любой пользователь в вашем домене или за его пределами, обладающий ссылкой, может получить доступ к файлу.
Внешний	Доступ к файлу предоставлен хотя бы одному пользователю не из домена. Примечание. Если сотрудник организации делится файлом с группой Google, в которой могут состоять внешние пользователи (даже если в настоящий момент таковых нет), то это считается событием предоставления внешнего доступа. Если доступ к файлу предоставляется группе с открытым внешним доступом, то это учитывается как одно событие предоставления внешнего доступа.

 

Примечания

• В некоторых доменах данные с Диска передаются в центр безопасности с задержкой до 80 минут.
• С помощью легенды можно скрывать и показывать линии на графике. Например, чтобы скрыть данные для категории Доступ ограничен, нажмите на соответствующий ярлык. Эта возможность особенно полезна, если линии перекрывают друг друга.

• В отчет о доступе к файлам на Диске могут быть включены уже удаленные документы.
  

Нажимайте на значения на графике, чтобы увидеть подробные сведения о каждом из способов предоставления доступа к файлам за определенные дни. В раскрывающемся списке Домен можно выбрать вариант Все домены или отдельные домены, данные для которых вы хотите посмотреть. Список доменов содержит только основные и дополнительные домены. Псевдонимы доменов и внешние домены в него не входят.

Обратите внимание, что события на общих дисках отражаются в отчете, только если выбран вариант Все домены, так как эти события не относятся к конкретному домену.

Как сравнить текущие данные со статистическими

Чтобы сравнить данные за текущий период с данными за прошлые интервалы времени, в правом верхнем углу в меню Статистический анализ выберите Процентиль (доступно не на всех графиках панели мониторинга безопасности).На график будут наложены 10-й, 50-й и 90-й процентили данных за прошлые периоды (180 дней для большинства типов данных и 30 дней для данных Gmail). Чтобы изменить анализ, воспользуйтесь меню в правом верхнем углу графика.

Самые просматриваемые файлы

В нижней половине страницы с отчетом о доступе к файлам находится таблица с перечнем самых просматриваемых файлов, которыми поделились пользователи вашего домена. Она появляется по умолчанию при открытии отчета.

В таблице указаны названия файлов, способы предоставления доступа и имена владельцев. Нажмите ЭКСПОРТ, чтобы экспортировать все представленные в ней данные.

По умолчанию в таблице видны данные за период, указанный вверху страницы, но вы можете выбрать интересующую вас дату, нажав на нее на линии графика.

Домены с доступом к наибольшему числу файлов

В нижней половине страницы с отчетом о доступе к файлам находится диаграмма, на которой показаны домены с доступом к наибольшему числу файлов. Чтобы открыть ее, нажмите ДОМЕНЫ.

На диаграмме показаны доменные имена и количество файлов, которые доступны пользователям этих доменов. Чтобы получить более подробную информацию о каждом из доменов, экспортируйте данные в таблицу – в ней будет указано, к каким именно файлам был предоставлен доступ.

Чтобы экспортировать данные в таблицу:

1. Нажмите на значок "Таблица" рядом с названием интересующего вас домена.
2. В окне Экспорт списка файлов на Диск нажмите ЭКСПОРТ.
   
   Список файлов, доступ к которым был предоставлен соответствующему домену, будет сохранен в папке "Мой диск".

Правила защиты от потери данных (DLP)

В нижней половине страницы с отчетом о доступе к файлам находится диаграмма, на которой показаны наиболее часто активируемые правила DLP для вашего домена и количество событий их активации.Чтобы открыть ее, нажмите ПРАВИЛА DLP.

О правилах DLP
С помощью правил DLP администраторы могут запрещать пользователям передавать определенную информацию за пределы домена через файлы на Google Диске. Все файлы на Диске проверяются на наличие конфиденциальных материалов. Если система обнаруживает их, то применяются выбранные меры предосторожности. Среди доступных действий – отправка электронного письма суперадминистраторам или пользователю, который создал, изменил или загрузил файл с конфиденциальной информацией, или запрет общего доступа к любым файлам, содержащим такую информацию.

О файлах Google Сайтов

• Существует два типа файлов Google Сайтов: черновик и опубликованная версия. В отчет о доступе к файлам вносится информация только о черновиках. Данных об опубликованных версиях в нем нет.
• Если вы предоставите доступ к файлу Google Сайтов пользователю за пределами домена с разрешением на просмотр опубликованной версии, в отчете это будет помечено как внешний доступ, даже если этот файл ещё не опубликован и пользователь, с которым вы им поделились, пока не может его посмотреть.