Relatório "Exposição de arquivos"

O relatório "Exposição de arquivos" mostra insights sobre como o compartilhamento de arquivos expõe os dados do seu domínio. Ele exibe os seguintes detalhes:

  • os diferentes métodos de compartilhamento de arquivos utilizados (inclusive os compartilhamentos internos)
  • Quais arquivos compartilhados foram vistos com frequência
  • Quais domínios externos foram compartilhados com frequência
  • Quais regras DLP foram ativadas com frequência

Observação: o painel de segurança também tem um resumo dos dados de exposição de arquivos. Veja mais detalhes no Painel de segurança

Ver o relatório "Exposição de arquivos"

  1. Faça login no Google Admin Console em admin.google.com.
    Para isso, use a conta de administrador, não sua conta pessoal do Gmail.
  2. Clique em Segurança.
  3. Clique em Painel.
  4. Procure um painel chamado Como é o compartilhamento externo de arquivos no seu domínio?. No canto inferior direito do painel, clique em Ver relatório.

Gráfico de eventos de compartilhamento

Na parte superior do relatório "Exposição de arquivos", o gráfico de eventos de compartilhamento mostra o número de eventos de compartilhamento de determinado período. É possível personalizar o relatório para ver os dados de Hoje, Ontem, Esta semana, Semana passada, Este mês, Último mês ou Dias atrás (até 180 dias).

As linhas neste gráfico exibem as estatísticas de cinco tipos de método de compartilhamento:

Qualquer pessoa no domínio O arquivo está acessível a qualquer pessoa do domínio.
Interno O usuário compartilhou o arquivo apenas com determinadas pessoas do domínio. 
Particular O arquivo é particular, ou seja, não é compartilhado com ninguém. O usuário compartilhou o arquivo, mas depois cancelou o compartilhamento.
Qualquer pessoa com o link Qualquer pessoa dentro ou fora do domínio que tenha acesso ao link pode acessar o arquivo.
Externo O arquivo é compartilhado com pelo menos um usuário fora do domínio.

Observação: com o Grupos do Google, um arquivo será marcado como compartilhamento externo se um usuário o compartilhar com um grupo que permita membros externos, mesmo que não haja membros externos no grupo.

 

Observação: 

  • Talvez haja um atraso de até 80 minutos para que os dados do Drive apareçam para alguns domínios.
  • É possível ocultar linhas no gráfico clicando na legenda. Por exemplo, clique em Particular para ocultar dados relacionados ao compartilhamento de arquivos particular. Esse recurso é muito útil quando uma linha se sobrepõe a outra.
  • Os arquivos excluídos talvez sejam listados no relatório "Exposição de arquivos" do Google Drive.
     

Clique em qualquer ponto de dados do gráfico para ver mais detalhes sobre cada método de compartilhamento em determinadas datas. Também é possível usar a lista suspensa Domínio para ver dados de Todos os domínios ou de domínios específicos. Os eventos no drive compartilhado só são incluídos no relatório quando você seleciona os dados de Todos os domínios porque não pertencem a um domínio específico.

Comparar dados atuais e históricos

Para comparar os dados atuais com os dados históricos, clique no menu Análise estatística, no canto superior direito, e selecione Percentil. Você verá uma sobreposição no gráfico para mostrar o 10º, o 50º e o 90º percentil dos dados históricos (180 dias para a maioria dos dados e 30 dias para os do Gmail). Se você quiser alterar a análise, no canto superior direito do gráfico, use o menu para alterar a linha de sobreposição.

Arquivos mais visualizados

Na metade inferior da página do relatório "Exposição de arquivos", é possível ver uma tabela que lista os arquivos mais visualizados que foram compartilhados do seu domínio. Essa tabela é exibida por padrão quando você abre o relatório "Exposição de arquivos".

A tabela lista o nome dos arquivos, os arquivos mais visualizados, o método de compartilhamento e os proprietários deles. Clique em EXPORTAR para exportar todas as informações da tabela. 

Por padrão, a tabela exibe na parte superior da página os dados do período especificado. Também é possível exibir os arquivos mais visualizados em uma única data clicando nela no gráfico de linha.

Principais domínios com os quais os arquivos são compartilhados

Na metade inferior da página do relatório "Exposição de arquivos", é possível ver um gráfico que lista os principais domínios com os quais os arquivos são compartilhados. Para ver esse gráfico, clique em DOMÍNIOS.

O gráfico lista os nomes de domínio e o número de arquivos que foram compartilhados nesses domínios. Também é possível coletar mais detalhes de cada domínio exportando uma planilha que detalha quais arquivos foram compartilhados com ele.

Para exportar uma planilha:

  1. Clique em Planilha  no domínio relevante.
  2. Na janela Exportar lista de arquivos para o Drive, clique em EXPORTAR.

    Uma planilha dos arquivos que foram compartilhados com esse domínio será gerada e salva na sua pasta "Meu Drive".

Principais regras da Prevenção contra perda de dados

Na metade inferior da página do relatório "Exposição de arquivos", é possível ver uma tabela com as principais regras de prevenção contra perda de dados (DLP) ativadas no seu domínio e quantas vezes isso ocorreu. Para ver esse gráfico, clique em REGRAS DLP.

Sobre as regras DLP
Os administradores podem usar as regras DLP para impedir que os usuários compartilhem conteúdo confidencial de arquivos do Google Drive fora do domínio da empresa. As regras DLP procuram conteúdo confidencial nos arquivos do Drive e podem ativar ações com base em políticas quando detectam esse tipo de conteúdo. Algumas das ações disponíveis são: envio de um e-mail para os superadministradores, envio de e-mail para o usuário que criou, editou ou fez o upload de um arquivo com conteúdo confidencial e bloqueio do compartilhamento de qualquer arquivo com conteúdo confidencial.

Sobre os arquivos do Google Sites

  • Um arquivo do Google Sites tem dois estados: uma versão de rascunho e uma versão publicada. O relatório "Exposição de arquivos" captura visualizações da versão de rascunho, mas não da publicada.
  • Se você compartilhar um arquivo do Google Sites com um usuário fora do seu domínio usando a configuração Pode ver o site publicado, a visibilidade do arquivo será externa no relatório "Exposição de arquivos", mesmo que o arquivo não tenha sido publicado e o usuário não tenha lido nada.
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