ファイルの公開レポート

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ファイルの公開レポートでは、ファイル共有によってドメインのデータがどのように公開されているかに関する分析情報を確認できます。このレポートには、次のような詳細情報が表示されます。

  • 一定期間におけるさまざまな種類のファイル共有方法(内部共有を含む)
  • 頻繁に閲覧された共有ファイル
  • 頻繁に共有された外部ドメイン
  • 頻繁に適用された DLP ルール

注: セキュリティ ダッシュボードには、ファイルの公開に関するデータの概要も表示されます。詳しくは、セキュリティ ダッシュボードをご覧ください。

ファイルの公開レポートを閲覧する

  1. admin.google.com から Google 管理コンソールにログインします。
    個人用の Gmail アカウントではなく、管理者アカウントを使用してログインしてください。
  2. [セキュリティ] をクリックします。
  3. [ダッシュボード] をクリックします。
  4. [ドメインの外部とのファイル共有の状況はどのようになっていますか?] というパネルに移動し、 右下にある [レポートを表示] をクリックします。

共有イベントのグラフ

ファイルの公開レポートの上部にある [共有イベント] グラフには、特定の期間の共有イベントの数が表示されます。今日、昨日、今週、先週、今月、先月から選択したり、さかのぼる日数(180 日まで)を指定したりすることで、レポートをカスタマイズできます。

このグラフの線は、5 種類の共有方法の統計情報を示します。

ドメイン内のユーザー ファイルには、ドメイン内の誰でもアクセスできます。
内部 ユーザーがファイルをドメイン内の特定のユーザーとのみ共有しました。
限定公開 ファイルは非公開です(誰とも共有されません)。ユーザーは過去にファイルを共有していましたが、その後、共有解除しました。
リンクを知っている全員 リンクにアクセスできるドメイン内外の誰でもファイルにアクセスできます。
外部

ファイルは、ドメイン外の少なくとも 1 人のユーザーと共有されています。

注:

  • Google グループの場合、外部メンバーとの共有を許可するグループとファイルを共有すると、そのグループ内に外部メンバーがいなくてもファイルは外部共有として記録されます。
  • グループとファイルを共有する場合は、1 つの外部共有としてカウントされます。
  • セカンダリ ドメインのユーザーが作成したファイルをそのドメインのユーザーのみで共有する場合、外部共有としてカウントされます。
  • セカンダリ ドメインのユーザーがそのドメインの別のユーザーとファイルを共有する場合、外部共有としてカウントされます。

 

注:

  • 一部のドメインでは、ドライブデータが表示されるまでに最長で 80 分ほどかかることがあります。
  • 凡例をクリックすると、グラフ内の線を非表示にできます。たとえば、[限定公開] をクリックすると、限定公開のファイル共有に関連するデータが非表示になります。これは、線が重なっている場合に特に便利です。
  • 削除されたファイルもドライブ ファイルの公開レポートに表示されることがあります。
     

特定の日付の各共有方法について詳しく確認するには、グラフの任意のデータポイントをクリックします。また、[ドメイン] プルダウン リストを使用すると、すべてのドメインのデータを表示するか、特定のドメインのデータを表示するかを選択できます。共有ドライブのイベントは特定のドメインに属していないため、[すべてのドメイン] のデータを表示している場合、そのイベントはファイルの公開レポートにのみ表示されます。

現在と過去のデータを比較する

現在のデータと過去のデータを比較するには、右上にある [統計分析] メニューから [パーセンタイル] を選択します。履歴データの 10、50、90 の各パーセンタイルを示すオーバーレイがグラフ上に表示されます(大半のデータは 180 日分、Gmail データは 30 日分)。別の分析を行う場合は、グラフの右上にあるメニューでオーバーレイの線を変更します。

閲覧回数の多いファイル

ファイルの公開レポートページの下部に、ドメインから共有されたファイルのうち閲覧数の多いものを示す表があります(この表は、ファイルの公開レポートを開くとデフォルトで表示されます)。

表には、ファイル名、閲覧回数の多いファイル、共有方法、ファイルのオーナーが列記されています。[エクスポート] をクリックすると、表のすべての情報を書き出すことができます。

デフォルトでは、表にはページの上部で指定された期間のデータが示されます。また、折れ線グラフで特定の日付をクリックすると、その日に多く閲覧されたファイルのみを表示できます。

ファイルの共有回数が多いドメイン

ファイルの公開レポートページの下部に、ファイルの共有が多いドメインを示すグラフが表示されます。このグラフを表示するには、[ドメイン] をクリックします。

このグラフには、ドメイン名、そのドメインと共有されたファイルの数が示されます。また、各ドメインと共有されたファイル名をスプレッドシートに書き出すことで、各ドメインの詳細情報を収集することもできます。

スプレッドシートにエクスポートするには:

  1. 該当するドメインのスプレッドシート アイコン をクリックします。
  2. [ファイルの一覧をドライブにエクスポート] ウィンドウで [エクスポート] をクリックします。

    このドメインと共有されたファイルのスプレッドシートが生成され、[マイドライブ] フォルダに保存されます。

トリガーされた回数が多いデータ損失防止(DLP)ルール

ファイルの公開レポートページの下部に、ドメインでトリガーされた回数が多いデータ損失防止(DLP)ルールと、そのルールがトリガーされた回数を示すグラフが表示されます。このグラフを表示するには、[DLP ルール] をクリックします。

DLP について
管理者は DLP ルールを使用して、Google ドライブ ファイルの機密性の高いコンテンツが外部ドメインと共有されるのを防止できます。DLP を設定すると、機密性の高いコンテンツに関するドライブ ファイルのスキャンが行われ、機密性の高いコンテンツが検出されたときにそれに従った操作が行われます。ここでは、特権管理者にメールを送信する、機密コンテンツを含むファイルを作成、編集、アップロードしたユーザーにメールを送信する、機密コンテンツを含むファイルの共有をブロックする、といった対応をとることができます。

Google サイトのファイルについて

  • Google サイトのファイルには、下書き版と公開版の 2 種類があります。ファイルの公開レポートには、下書き版の閲覧は記録されますが、公開版の閲覧は記録されません
  • [公開済みアイテムを閲覧可] の設定を使用してドメイン外のユーザーと Google サイトのファイルを共有すると、そのファイルが未公開でユーザーが表示できるファイルがまだない状態であっても、ファイルの公開レポートにはファイルの公開設定が「外部」と記録されます。
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