Informe "Visibilidad de archivos"

Esta función está disponible en las ediciones G Suite Enterprise, G Suite Enterprise para Centros Educativos y Drive Enterprise. Comparar ediciones

En el informe "Visibilidad de archivos" se proporciona información sobre cómo se exponen los datos de tu dominio al compartir archivos. Se muestran los siguientes datos:

  • Los diferentes tipos de métodos para compartir archivos que se han usado en periodos concretos (incluido el uso compartido interno)
  • Los archivos compartidos que se han visto con más frecuencia
  • Los dominios externos con los que se han compartido archivos con más frecuencia
  • Las reglas de DLP que se han activado con más frecuencia

Nota: En el panel de seguridad también se incluye un resumen de los datos de visibilidad de archivos. Para obtener más información, consulta el artículo Panel de seguridad

Ver el informe "Visibilidad de archivos"

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.
    Recuerda que debes iniciar sesión con tu cuenta de administrador y no con tu cuenta personal de Gmail.
  2. Haz clic en Seguridad.
  3. Haz clic en Panel de control.
  4. Ve al panel ¿Qué elementos se comparten con usuarios externos al dominio? En la esquina inferior derecha del panel, haz clic en Ver informe.

Gráfico de eventos de uso compartido

En la parte superior del informe "Visibilidad de archivos", está el gráfico Eventos para compartir archivos, en el que se indica el número de veces que se han compartido archivos durante un periodo determinado. Puedes personalizar este informe para que se muestren los datos de diferentes intervalos: Hoy, Ayer, Esta semana, Semana pasada, Este mes, Mes pasado o Inicio del periodo (hasta 180 días antes).

Las líneas de este gráfico muestran estadísticas de cinco métodos para compartir archivos:

Cualquier usuario del dominio Todos los usuarios de tu dominio pueden acceder al archivo que se comparte.
Interno El archivo en cuestión se ha compartido únicamente con determinados usuarios de tu dominio. 
Privado El archivo en cuestión es privado; es decir, nadie puede acceder a él. No obstante, sí se compartió en algún momento.
Cualquier usuario con el enlace Cualquier usuario externo o interno que tenga el enlace puede acceder al archivo.
Externo

El archivo en cuestión se ha compartido al menos con un usuario ajeno a tu dominio.

Nota:

  • En Grupos de Google se considera que un archivo se ha compartido con usuarios externos si se comparte con un grupo al que pueden unirse usuarios ajenos a tu dominio, aunque no haya ninguno.
  • Si se comparte un archivo con un grupo, se considera que se ha compartido una vez con usuarios externos.
  • Si un usuario de un dominio secundario crea un archivo y solo lo comparte con su propio perfil, se considera que se ha compartido una vez con usuarios externos.
  • Si un usuario de un dominio secundario comparte un archivo con otro usuario de su dominio, se considera que se ha compartido una vez con usuarios externos.

 

Nota: 

  • Es posible que deban transcurrir hasta 80 minutos para que aparezcan datos de Google Drive en algunos dominios.
  • Puedes ocultar líneas del gráfico haciendo clic en la leyenda. Por ejemplo, haz clic en Privados para ocultar los datos correspondientes. Esta opción resulta especialmente útil si se solapa una línea con otra.
  • Es posible que los archivos que se hayan eliminado aparezcan en el informe "Visibilidad de archivos" de Google Drive.
     

Para consultar los detalles de los diferentes métodos para compartir archivos que se han usado en fechas concretas, haz clic en cualquier punto de datos del gráfico. En la lista desplegable Dominio, puedes ver datos de todos los dominios o de dominios concretos. Ten en cuenta que los eventos de las unidades compartidas no pertenecen a ningún dominio concreto, por lo que solo aparecen en el informe cuando se selecciona la opción Todos los dominios.

Comparar los datos actuales con los del historial

Para comparar los datos actuales con los del historial, en el menú Análisis estadístico de la parte superior derecha, selecciona Percentil. Verás una superposición en el gráfico donde se muestran los percentiles 10, 50 y 90 del historial de datos, que comprenderá un periodo de 180 días en la mayoría de los casos, y de 30 días en el caso de Gmail. Si quieres ver otro análisis, utiliza el menú de la parte superior derecha del gráfico para cambiar la línea superpuesta.

Archivos más vistos

En la mitad inferior de la página del informe "Visibilidad de archivos", puedes consultar una tabla con los archivos compartidos de tu dominio que más se han visto. La tabla se muestra de forma predeterminada al abrir el informe.

En ella figuran los archivos más vistos con sus nombres, el método con el que se han compartido y sus propietarios. Para exportar toda la información de la tabla, haz clic en EXPORTAR

De forma predeterminada, se muestran datos del periodo que se haya indicado en la parte superior de la página. Si quieres consultar los archivos más vistos de una fecha en particular, selecciónala en el gráfico de líneas.

Principales dominios con los que se comparten archivos

En la mitad inferior de la página del informe "Visibilidad de archivos", se incluye un gráfico en el que se muestran los principales dominios con los que se han compartido archivos. Para consultarlo, haz clic en DOMINIOS.

En el gráfico figuran los nombres de los diferentes dominios, así como la cantidad de archivos que se han compartido con cada uno. Para consultar más información sobre un dominio concreto, exporta una hoja de cálculo con los archivos compartidos con ese dominio en particular.

Para exportar hojas de cálculo:

  1. Haz clic en el icono Hoja de cálculo  del dominio que te interese.
  2. En la ventana Exportar lista de archivos a Drive, haz clic en EXPORTAR.

    Al hacerlo, se genera una hoja de cálculo en la que se incluyen los archivos que se han compartido con el dominio y se guarda en tu carpeta Mi unidad.

Principales reglas de prevención de la pérdida de datos (DLP)

En la mitad inferior de la página del informe "Visibilidad de archivos", se muestra un gráfico en el que figuran las principales reglas de prevención de la pérdida de datos (DLP) que se han activado en tu dominio, así como el número de veces que lo han hecho. Para ver este gráfico, haz clic en REGLAS DE DLP.

Acerca de DLP
Con las reglas de DLP, los administradores pueden evitar que los usuarios compartan contenido sensible incluido en archivos de Google Drive con personas ajenas al dominio de su empresa. Al usar estas reglas, se analizan los archivos de Drive en busca de contenido sensible y, si lo hay, pueden activarse acciones basadas en políticas. Por ejemplo, se puede enviar un correo electrónico a los superadministradores o a los usuarios que hayan creado, modificado o subido archivos con contenido sensible, o bloquear el uso compartido de los archivos con este tipo de contenido.

Acerca de los archivos de Google Sites

  • Un archivo de Google Sites tiene dos estados: una versión borrador y una versión publicada. En el informe "Visibilidad de archivos" se muestran las visualizaciones de la primera versión, pero no las de la segunda.
  • Si utilizas el ajuste Puede ver publicados para compartir un archivo de Google Sites con un usuario ajeno a tu dominio, la visibilidad del archivo se registra como externa en el informe "Visibilidad de archivos", aunque el archivo aún no esté publicado y el usuario no pueda leer nada.
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