Bericht "Dateisichtbarkeit"

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Der Bericht "Dateisichtbarkeit" enthält Informationen darüber, wie sich Dateifreigaben auf die Sichtbarkeit der Daten Ihrer Domain auswirken. Er enthält folgende Informationen:

  • Unterschiedliche Dateifreigabemethoden (einschließlich interner Freigaben) und deren Verwendungszeitpunkte
  • Freigegebene Dateien, die häufig abgerufen wurden
  • Externe Domains, für die Dateien häufig freigegeben wurden
  • DLP-Regeln, die häufig ausgelöst wurden

Hinweis: Das Sicherheitsdashboard enthält auch eine Zusammenfassung der Daten zur Dateisichtbarkeit. Weitere Informationen zum Sicherheitsdashboard 

Bericht "Dateisichtbarkeit" aufrufen

  1. Melden Sie sich unter admin.google.com in der Google Admin-Konsole an.
    Achten Sie darauf, nicht Ihr privates Gmail-Konto, sondern das Administratorkonto zu verwenden.
  2. Klicken Sie auf Sicherheit.
  3. Klicken Sie auf Dashboard.
  4. Gehen Sie zum Steuerfeld Wie viele Dateien in der Domain wurden extern freigegeben? Klicken Sie rechts unten auf Bericht ansehen.

Grafik zu Freigabeereignissen

Die Anzahl der Freigabeereignisse für einen bestimmten Zeitraum ist in der zugehörigen Grafik im oberen Bereich des Berichts "Dateisichtbarkeit" zu sehen. Sie können den Bericht so anpassen, dass nur Daten für die folgenden Zeiträume angezeigt werden: Heute, Gestern, Diese Woche, Letzte Woche, Aktueller Monat, Letzter Monat oder Tage in der Vergangenheit (bis zu 180 Tage).

Die Linien in der Grafik geben die Statistiken für fünf Freigabemethoden wieder:

Jeder in der Domain Die Datei ist für jeden in der Domain zugänglich.
Intern Der Nutzer hat die Datei nur für bestimmte Personen in der Domain freigegeben. 
Privat Die Datei ist privat und deswegen für niemanden freigegeben. Das bedeutet, dass ein Nutzer die Datei zuerst freigegeben und diesen Vorgang später rückgängig gemacht hat.
Jeder mit dem Link Jeder Nutzer innerhalb oder außerhalb der Domain, der Zugriff auf den Link hat, kann die Datei öffnen.
Extern

Die Datei wurde für mindestens einen Nutzer außerhalb der Domain freigegeben.

Hinweis:

  • In Google Groups wird eine Datei als extern freigegeben markiert, wenn ein Nutzer sie für eine Gruppe freigibt, in der externe Mitglieder zulässig sind. Das gilt auch dann, wenn sich in der Gruppe keine externen Mitglieder befinden.
  • Wenn Sie eine Datei für eine Gruppe freigeben, in der die externe Freigabe zulässig ist, wird das als externe Freigabe gewertet.
  • Wenn ein Nutzer in einer sekundären Domain eine Datei erstellt und diese nur für ihn selbst freigegeben wird, wird das als externe Freigabe gewertet.
  • Wenn ein Nutzer in einer sekundären Domain eine Datei mit einem anderen Nutzer aus der sekundären Domain teilt, wird das als externe Freigabe gewertet.

 

Hinweis: 

  • Google Drive-Daten werden für einige Domains unter Umständen mit einer Verzögerung von bis zu 80 Minuten angezeigt.
  • Sie können Linien in der Grafik ausblenden, indem Sie auf die Legende klicken. Beispielsweise können Sie auf Privat klicken, um Daten zur privaten Dateifreigabe auszublenden. Dies ist besonders nützlich, wenn sich zwei Linien überschneiden.
  • Gelöschte Dateien werden unter Umständen im Bericht "Dateisichtbarkeit" für Google Drive angezeigt.

Wenn Sie für ein bestimmtes Datum weitere Details zu einer Freigabemethode aufrufen möchten, klicken Sie auf einen Datenpunkt in der Grafik. Über die Drop-down-Liste Domain können Sie sich außerdem Daten für Alle Domains oder für bestimmte Domains ansehen. Die Liste der Domains enthält nur primäre und sekundäre Domains. Alias-Domains und externe Domains sind nicht enthalten.

Beachten Sie, dass Ereignisse aus geteilten Ablagen nur dann in den Bericht aufgenommen werden, wenn Sie die Daten für Alle Domains abrufen, da solche Ereignisse keiner bestimmten Domain angehören.

Aktuelle Daten mit Verlaufsdaten vergleichen

Wenn Sie die aktuellen Daten mit den Verlaufsdaten vergleichen möchten, wählen Sie rechts oben im Menü Statistische Analyse die Option Perzentil aus. Diese Option ist jedoch für Diagramme auf dem Sicherheitsdashboard nicht verfügbar. Im Diagramm wird ein Overlay eingeblendet, in dem das 10., 50. und 90. Perzentil der Verlaufsdaten angezeigt wird (180 Tage für die meisten Daten und 30 Tage für Gmail-Daten). Wenn Sie dann rechts oben im Diagramm das Menü aufrufen, können Sie die Overlay-Linie ändern und die Analyse entsprechend anpassen.

Am häufigsten angesehene Dateien

In der unteren Hälfte des Berichts "Dateisichtbarkeit" können Sie sich über eine Tabelle ansehen, welche Dateien in Ihrer Domain am häufigsten angesehen wurden. Diese Tabelle wird standardmäßig beim Öffnen des Berichts angezeigt.

Darin werden die Dateinamen, die am häufigsten angesehenen Dateien, die Freigabemethoden und die Eigentümer der Dateien aufgeführt. Mit einem Klick auf EXPORTIEREN können Sie die Tabelle exportieren. 

Standardmäßig werden in der Tabelle Daten für den Zeitraum angezeigt, der im oberen Bereich der Seite festgelegt ist. Sie können sich auch die am häufigsten angesehenen Dateien für ein bestimmtes Datum anzeigen lassen, indem Sie im Liniendiagramm darauf klicken.

Domains, für die am häufigsten Dateien freigegeben wurden

In der unteren Hälfte der Seite des Berichts "Dateisichtbarkeit" können Sie ein Diagramm aufrufen, in dem die Domains aufgeführt sind, für die am häufigsten Dateien freigegeben werden. Klicken Sie zum Aufrufen des Diagramms auf DOMAINS.

Hier sind die Domainnamen und die Anzahl der Dateien aufgeführt, die für diese Domains freigegeben wurden. Weitere Details zur jeweiligen Domain erhalten Sie, indem Sie eine Tabelle exportieren, in der angezeigt wird, welche Dateien für diese Domain freigegeben wurden.

So exportieren Sie eine Tabelle:

  1. Klicken Sie für die betreffende Domain auf "Tabelle" .
  2. Klicken Sie im Fenster Dateiliste zu Google Drive exportieren auf EXPORTIEREN.

    Eine Tabelle mit den Dateien, die für diese Domain freigegeben wurden, wird im Ordner "Meine Ablage" gespeichert.

Am häufigsten angewendete Regeln zum Schutz vor Datenverlust (Data Loss Prevention, DLP)

In der unteren Hälfte des Berichts "Dateisichtbarkeit" können Sie ein Diagramm aufrufen, in dem die am häufigsten in Ihrer Domain ausgelösten DLP-Regeln und die Anzahl der Auslöseereignisse aufgeführt werden. Klicken Sie dazu auf DLP-REGELN.

Info zu DLP-Regeln
Administratoren können mit DLP-Regeln verhindern, dass Nutzer vertrauliche Inhalte von Google Drive-Dateien außerhalb der Unternehmensdomain freigeben. Mit DLP werden alle Google Drive-Dateien auf vertrauliche Inhalte geprüft. Wenn solche erkannt werden, können richtlinienbasierte Aktionen ausgelöst werden. Dabei kann zum Beispiel eine E-Mail an Super Admins oder an den Nutzer gesendet werden, der eine Datei mit vertraulichen Inhalten erstellt, bearbeitet oder hochgeladen hat. Außerdem lässt sich die Freigabe von Dateien mit vertraulichen Inhalten blockieren.

Google Sites-Dateien

  • Eine Google Sites-Datei kann den Status Entwurf oder Veröffentlicht haben. Im Bericht "Dateisichtbarkeit" wird ausschließlich die Anzahl der Aufrufe des Entwurfs und nicht der veröffentlichten Version angegeben.
  • Nach dem Freigeben einer Google Sites-Datei für einen Nutzer außerhalb Ihrer Domain mithilfe der Einstellung Darf veröffentlichte ansehen wird die Dateisichtbarkeit im Bericht "Dateisichtbarkeit" als extern angegeben. Das gilt auch dann, wenn die Datei noch nicht veröffentlicht wurde.
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