ในฐานะที่เป็นผู้ดูแลระบบ คุณสามารถป้องกันปัญหาที่อาจเกิดกับกิจกรรมเมื่อผู้ใช้ออกจากองค์กรได้ หากคุณลบหรือระงับผู้ใช้โดยไม่จัดการกับกิจกรรมของผู้ใช้รายนั้น จะไม่มีผู้จัดกิจกรรมที่แก้ไข อัปเดต หรือยกเลิกกิจกรรมเหล่านั้นได้อีก อีกทั้งกิจกรรมดังกล่าวจะไม่อัปเดตกับผู้ใช้รายอื่นในแบบเดียวกันและทำให้ทรัพยากรที่ทีมต้องการจองไม่ว่างให้จองอีกด้วย
เมื่อผู้ดูแลระบบลบผู้ใช้ ระบบอาจไม่ลบสำเนากิจกรรมของผู้ได้รับคำเชิญที่ผู้ใช้รายก่อนสร้างไว้ออกถาวร โดยสำเนาเหล่านั้นจะยังคงอยู่ในปฏิทินของผู้เข้าร่วมและทรัพยากรที่จองไว้ กิจกรรมของผู้ใช้ที่ถูกระงับจะยังคงอยู่ในปฏิทินและผู้ดูแลระบบขั้นสูงเท่านั้นที่สามารถแก้ไขได้ แต่ผู้เข้าร่วมทำไม่ได้ คุณสามารถป้องกันปัญหาดังกล่าวได้ด้วยวิธีต่อไปนี้
โอนกิจกรรม
คุณสามารถโอนกิจกรรมในอนาคตที่ไม่เป็นส่วนตัวที่มีผู้เข้าร่วมหรือทรัพยากรอย่างน้อย 1 รายการจากปฏิทินหลักได้ โดยระบบจะยกเลิกกิจกรรมในอนาคตที่เป็นส่วนตัวเพื่อไม่ให้กิจกรรมนั้นปรากฏในทรัพยากรและปฏิทินของผู้ใช้รายอื่น หากคุณไม่จำเป็นต้องเก็บรักษาข้อมูลของผู้ใช้ ให้ยกเลิกกิจกรรมในอนาคตของผู้ใช้รายนั้นทั้งหมด ส่วนปฏิทินรองและกิจกรรมจะไม่โอน
หลังจากโอนปฏิทินแล้ว ปฏิทินรองใหม่ที่มีกิจกรรมของผู้ใช้รายก่อนและชื่อของ user@domain.com ที่โอนจะปรากฏในรายการปฏิทินของเจ้าของรายใหม่
ปล่อยและโอนทรัพยากรและกิจกรรมที่จองไว้ก่อนหน้า
คุณไม่สามารถปล่อยทรัพยากรของบัญชีที่ถูกลบหรือถูกเก็บรักษาข้อมูลระหว่างดำเนินคดี อย่างไรก็ตาม คุณจะปล่อยทรัพยากรที่จองโดยผู้ใช้เก่าที่ยังไม่ได้ลบได้ ซึ่งการปล่อยทรัพยากรจะทำให้ผู้ใช้รายอื่นจองได้
-
ลงชื่อเข้าใช้ คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google
ลงชื่อเข้าใช้โดยใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ (ที่ไม่ลงท้ายด้วย @gmail.com)
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ ให้ไปที่เมนู
แอป
Google Workspace
- คลิกจัดการกิจกรรม
- ป้อนผู้ใช้ต้นทาง (เช่น พนักงานเก่า) ที่ต้องโอนกิจกรรมในส่วนการโอนกิจกรรมในช่องข้อความชื่อผู้ใช้
- เลือกปล่อยกิจกรรม
- (ไม่บังคับ) หากต้องการโอนกิจกรรมไปยังผู้ใช้อีกราย ให้คลิกโอนกิจกรรมไปยังผู้ใช้รายอื่นแล้วป้อนชื่อผู้ใช้ที่ต้องการโอนกิจกรรมให้
- คลิกโอนกิจกรรม หรือหากเลือกแค่ช่องปล่อยทรัพยากร ให้คลิกปล่อยทรัพยากร
การดำเนินการจะเริ่มขึ้นประมาณ 10 นาทีหลังจากนั้นและอาจใช้เวลาถึง 15 นาที คุณสามารถติดตามทรัพยากรที่ปล่อยแล้วได้ในบันทึกการตรวจสอบปฏิทิน
โอนกิจกรรมเมื่อลบผู้ใช้ (ผู้ดูแลระบบขั้นสูงเท่านั้น)
เมื่อลบผู้ใช้ ให้โอนกิจกรรมในอนาคตของผู้ใช้รายนั้นไปยังเจ้าของรายใหม่เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีผู้ใช้รายใดพลาดกิจกรรมสำคัญ คุณไม่สามารถโอนกิจกรรมของผู้ใช้ที่ถูกเก็บรักษาข้อมูลระหว่างดำเนินคดีได้
คุณต้องลงชื่อเข้าใช้ในฐานะผู้ดูแลระบบขั้นสูงสำหรับงานนี้
-
ลงชื่อเข้าใช้ คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google
ลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชีที่มีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบ (ไม่ใช่บัญชีที่ลงท้ายด้วย @gmail.com)
- จากคอนโซลผู้ดูแลระบบ ให้ไปที่เมนู
ไดเรกทอรี
- เลือกตัวเลือกต่อไปนี้
- หากต้องการลบผู้ใช้รายเดียว ให้ทำดังนี้
- ค้นหาผู้ใช้ในรายชื่อผู้ใช้
- ชี้เมาส์ไปที่ผู้ใช้ที่ต้องการลบแล้วคลิกเพิ่มเติม
- หากต้องการลบผู้ใช้หลายคน ให้ทำดังนี้
- เลือกช่องสำหรับผู้ใช้แต่ละรายที่ต้องการลบในรายชื่อผู้ใช้
เคล็ดลับ: หากผู้ใช้ทั้งหมดอยู่ในหน่วยขององค์กรเดียวกัน ให้เลือกหน่วยขององค์กรที่ด้านซ้ายเพื่อค้นหาผู้ใช้ได้ง่ายขึ้น (คุณสามารถคลิกเปิดที่ด้านซ้ายบนเพื่อดูแผนผังองค์กร) หรือเลือกผู้ใช้จากหน่วยขององค์กรทั้งหมดที่ด้านซ้ายหากผู้ใช้อยู่ในหน่วยขององค์กรที่ต่างกัน
- คลิกลบผู้ใช้ที่เลือกที่ด้านบนของหน้า
- เลือกช่องสำหรับผู้ใช้แต่ละรายที่ต้องการลบในรายชื่อผู้ใช้
- หากต้องการลบผู้ใช้รายเดียว ให้ทำดังนี้
- ในส่วน "โอนการเป็นเจ้าของไปที่" ให้ค้นหาบัญชีผู้ใช้โดยป้อนอักขระ 2-3 ตัวแรกของชื่อผู้ใช้หรืออีเมล
- (ไม่บังคับ) เลือกช่องข้อมูลที่ต้องการโอน
- เลือกช่องปล่อยแหล่งข้อมูลปฏิทินทั้งหมดที่บล็อกอยู่ในกิจกรรมที่จัดโดยผู้ใช้ด้วย เพื่อให้มั่นใจว่ากิจกรรมและแหล่งข้อมูลปฏิทินที่ไม่ใช่แบบส่วนบุคคลในอนาคตจะได้รับการโอน
- คลิกลบผู้ใช้
- หากจำเป็น ให้ลบผู้ใช้จากข้อมูลรายชื่อติดต่อของคุณ โดยทำตามขั้นตอนในหัวข้อลบหรือกู้คืนรายชื่อติดต่อ
ยกเลิกกิจกรรมในอนาคต
คุณสามารถยกเลิกกิจกรรมในอนาคตของผู้ใช้บางรายการได้ด้วยตัวเองหรือโดยอัตโนมัติ หากเลือกตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่งต่อไปนี้ ปฏิทินจะไม่ส่งการแจ้งเตือนการยกเลิกกิจกรรมเพื่อหลีกเลี่ยงการส่งสแปมให้ผู้เข้าร่วม โดยสามารถติดตามการดำเนินการยกเลิกกิจกรรมได้ที่บันทึกการตรวจสอบปฏิทิน
ยกเลิกกิจกรรมของผู้ใช้โดยอัตโนมัติ
หากเลือกใช้ยกเลิกกิจกรรมในอนาคตของผู้ใช้ที่ถูกลบโดยไม่ต้องแจ้ง ระบบจะยกเลิกกิจกรรมดังกล่าวโดยอัตโนมัติ 21 วันหลังจากที่ผู้ใช้ถูกลบ
-
ลงชื่อเข้าใช้ คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google
ลงชื่อเข้าใช้โดยใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ (ที่ไม่ลงท้ายด้วย @gmail.com)
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ ให้ไปที่เมนู
- คลิกจัดการกิจกรรม
- ในส่วนกิจกรรมของผู้ใช้ที่ถูกลบ ให้เลือกยกเลิกกิจกรรมในอนาคตของผู้ใช้ที่ถูกลบโดยไม่ต้องแจ้ง
- คลิกบันทึก
คุณต้องดำเนินการภายใน 20 วันหลังจากลบผู้ใช้เพื่อให้ฟีเจอร์นี้ทำงานได้ การดำเนินการนี้จะไม่มีผลย้อนหลังกับผู้ใช้ที่ลบไปแล้วก่อนหน้านี้
ยกเลิกกิจกรรมในอนาคตของผู้ใช้ที่ยังไม่ถูกลบด้วยตัวเอง
คุณยกเลิกกิจกรรมในอนาคตทั้งหมดของผู้ใช้ได้ในคราวเดียว
-
ลงชื่อเข้าใช้ คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google
ลงชื่อเข้าใช้โดยใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ (ที่ไม่ลงท้ายด้วย @gmail.com)
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ ให้ไปที่เมนู
- คลิกจัดการกิจกรรม
- ป้อนผู้ใช้ต้นทาง (เช่น พนักงานเก่า) ที่เป็นเจ้าของกิจกรรมที่ต้องการโอนในช่องผู้ใช้ ในส่วนการยกเลิกกิจกรรมหรือการโอนกิจกรรม
- คลิกยกเลิกกิจกรรมหรือโอนกิจกรรม
- คลิกเสร็จสิ้น
กระบวนการยกเลิกจะเริ่มประมาณ 10 นาทีหลังจากนั้นและอาจใช้เวลาสูงสุด 15 นาที
