Sebagai administrator, Anda dapat mencegah masalah yang mungkin terjadi terkait acara saat pengguna meninggalkan organisasi. Jika Anda menghapus atau menangguhkan pengguna tanpa mengelola acara pengguna tersebut, acara itu tidak lagi memiliki penyelenggara yang dapat mengubah, memperbarui, atau membatalkannya. Acara tersebut juga tidak diperbarui secara seragam bagi seluruh pengguna dan dapat membuat fasilitas yang diperlukan tim Anda menjadi tidak tersedia untuk dipesan.
Saat admin menghapus pengguna, bukan berarti sistem akan menghapus salinan acara yang dibuat mantan pengguna yang disebarkan ke tamu undangan. Salinan itu akan tetap tercantum di kalender milik tamu dan pada fasilitas yang dipesan. Selain itu, acara pengguna yang ditangguhkan akan tetap ada di Kalender, dan hanya administrator super yang dapat mengubahnya, bukan tamu. Anda dapat mencegah situasi ini dengan cara berikut.
Mentransfer acara
Anda dapat mentransfer acara mendatang yang bukan pribadi dengan setidaknya satu tamu atau fasilitas dari kalender utama. Sistem akan membatalkan acara pribadi mendatang, sehingga acara tersebut tidak tersimpan di fasilitas dan kalender pengguna lainnya. Jika Anda tidak perlu mempertahankan data pengguna, batalkan semua acara mendatang mereka. Acara dan kalender sekunder tidak akan ditransfer.
Setelah acara ditransfer, kalender sekunder baru bernama Ditransfer dari pengguna@domain.com berisi acara milik mantan pengguna akan muncul di daftar kalender pemilik baru.
Membebaskan fasilitas yang dipesan sebelumnya & mentransfer acara
Anda tidak dapat membebaskan fasilitas untuk akun yang dihapus atau dalam pembekuan litigasi. Namun, Anda dapat membebaskan fasilitas yang dipesan oleh mantan pengguna, tetapi yang belum dihapus. Membebaskan fasilitas memungkinkan pengguna lain untuk memesannya.
-
Login ke Konsol Google Admin.
Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).
-
Di konsol Admin, buka Menu
Aplikasi
Google Workspace
- Klik Kelola Acara.
- Di bagian Transfer acara, pada kolom teks nama pengguna, masukkan pengguna sumber (misalnya, mantan karyawan) yang acaranya perlu ditransfer.
- Pilih Bebaskan fasilitas.
- (Opsional) Untuk mentransfer acara ke pengguna lain, klik Transfer acara ke pengguna lainnya, lalu masukkan nama pengguna yang akan menerima acara yang ditransfer.
- Klik Transfer Acara atau, jika yang dicentang hanya kotak Bebaskan fasilitas, klik Bebaskan Fasilitas.
Operasi ini dimulai sekitar 10 menit kemudian dan dapat berlangsung selama 15 menit. Anda dapat melacak fasilitas yang dibebaskan di log audit Kalender.
Mentransfer acara saat menghapus pengguna (khusus administrator super)
Saat menghapus pengguna, transferlah acara mendatangnya ke pemilik baru untuk memastikan tidak ada yang melewatkan acara penting. Anda tidak dapat mentransfer acara pengguna yang sedang dalam pembekuan litigasi.
Anda harus login sebagai administrator super untuk tugas ini.
-
Login ke Konsol Google Admin.
Login menggunakan akun yang memiliki hak istimewa administrator super (yang tidak diakhiri dengan @gmail.com).
- Di konsol Admin, buka Menu
Direktori
- Pilih opsi:
- Untuk menghapus satu pengguna:
- Di daftar Pengguna, temukan pengguna.
- Arahkan kursor ke pengguna yang ingin dihapus, lalu klik Lainnya
- Untuk menghapus beberapa pengguna:
- Centang kotak untuk setiap pengguna yang ingin dihapus dalam daftar Pengguna.
Tips: Jika semua pengguna berada di unit organisasi yang sama, pilih unit organisasi di sebelah kiri agar lebih mudah menemukan pengguna (di kiri atas, Anda dapat mengklik Bukauntuk melihat struktur organisasi). Atau, jika pengguna terdapat di unit organisasi yang berbeda, pilih Pengguna dari semua unit organisasi di sebelah kiri.
- Di bagian atas halaman, klik Hapus pengguna yang dipilih.
- Centang kotak untuk setiap pengguna yang ingin dihapus dalam daftar Pengguna.
- Untuk menghapus satu pengguna:
- Di bagian Transfer kepemilikan ke, telusuri akun pengguna dengan memasukkan beberapa karakter pertama dari nama atau alamat email pengguna
- (Opsional) Centang kotak untuk memilih data yang akan ditransfer.
- Centang Juga lepas semua fasilitas kalender yang dipesan di acara yang diselenggarakan oleh pengguna untuk memastikan acara dan fasilitas Kalender non-pribadi di masa mendatang akan ditransfer.
- Klik Hapus Pengguna.
- Jika perlu, hapus pengguna dari daftar kontak Anda. Ikuti langkah-langkah di Menghapus atau memulihkan kontak.
Membatalkan acara mendatang
Anda dapat membatalkan acara mendatang pengguna tertentu secara manual atau otomatis. Jika Anda menggunakan salah satu opsi ini, Kalender tidak akan mengirimkan notifikasi pembatalan acara guna mencegah pengiriman spam kepada tamu. Anda dapat melacak operasi pembatalan acara di log audit Kalender.
Otomatis membatalkan acara pengguna
Jika Anda memilih Batalkan diam-diam acara mendatang pengguna yang dihapus, 21 hari setelah Anda menghapus pengguna, acara mendatang miliknya akan otomatis dihapus oleh sistem.
-
Login ke Konsol Google Admin.
Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).
-
Di konsol Admin, buka Menu
- Klik Kelola Acara.
- Di bagian Acara oleh pengguna yang dihapus, pilih Batalkan diam-diam acara mendatang pengguna yang dihapus.
- Klik Simpan.
Agar fitur ini berfungsi, dalam waktu 20 hari sejak menghapus pengguna, Anda harus memilih untuk menggunakannya. Hal ini tidak diterapkan secara surut bagi pengguna yang sudah dihapus.
Membatalkan acara mendatang secara manual untuk pengguna yang belum dihapus
Anda dapat membatalkan semua acara mendatang pengguna sekaligus.
-
Login ke Konsol Google Admin.
Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).
-
Di konsol Admin, buka Menu
- Klik Kelola Acara.
- Di bagian Pembatalan Acara atau Transfer Acara, pada kolom Pengguna, masukkan pengguna sumber (misalnya, mantan karyawan) yang acaranya perlu ditransfer.
- Klik Batalkan acara atau Transfer acara.
- Klik Selesai.
Proses pembatalan dimulai kira-kira 10 menit kemudian, dan dapat berlangsung hingga 15 menit.
