Usar listas de direcciones en ajustes de Gmail

Puedes controlar el alcance de un ajuste de Gmail si lo asocias a una lista de direcciones de correo electrónico o de dominios específicos; por ejemplo, cuando quieras exceptuar determinadas direcciones o dominios de un ajuste, o aplicarlo solo en aquellos mensajes recibidos en estas direcciones o dominios o enviados desde ellos.

Los ajustes de Gmail en los que se pueden usar listas de direcciones son Spam, Remitentes bloqueados, Restricción de envío, Cumplimiento del contenido, Contenido no admitido, Cumplimiento de las normas de archivos adjuntos, Cumplimiento del protocolo TLS o de seguridad de la capa de transporte y Enrutamiento.

Una vez que tengas una lista de direcciones, podrás utilizarla en todos estos ajustes, salvo en las listas de remitentes bloqueados, que solo se admiten en la opción Remitentes bloqueados. También puedes crear listas diferentes para cada ajuste.

Las listas de direcciones pueden incluir direcciones de correo electrónico (usuario@empresa.com) y dominios completos (empresa.com).

Crear y gestionar listas de direcciones

Crear o usar listas de direcciones
  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, accede a Aplicaciones y luego G Suite y luego Gmail y luego Configuración avanzada.

    Nota: Para acceder a Configuración avanzada, debes desplazarte hasta la parte inferior de la página de Gmail.

  3. (Opcional) A la izquierda, selecciona una organización.
  4. En Gmail y luego Configuración avanzada, coloca el cursor sobre un ajuste y haz clic en Editar.
  5. Haz clic en Utilizar una existente o crear una.
  6. En Crear lista, introduce un nombre y haz clic en Crear.

    Se añadirá la nueva lista con un "0" junto a ella para mostrar que está vacía.

  7. Para usar una lista que ya tengas, haz clic en su nombre.

  8. Coloca el cursor sobre la nueva lista y haz clic en Editar.
  9. A continuación, puedes añadir, editar o eliminar direcciones.
  10. Haz clic en Guardar.
Añadir, editar o eliminar direcciones
  1. Ve a la lista de direcciones que quieras editar:
    1. En Gmail y luego Configuración avanzada, coloca el cursor sobre un ajuste y haz clic en Editar.
    2. En el cuadro de diálogo Editar ajuste, busca la lista de direcciones que quieras editar.
      Nota: En algunos ajustes de Gmail, tendrás que hacer clic en Mostrar opciones para que aparezca la lista de direcciones.

    3. Coloca el cursor sobre la lista y haz clic en Editar.
  2. Sigue uno de estos pasos:
    • Si quieres añadir una dirección, haz clic en Añadir Añadir, introduce una o varias direcciones o nombres de dominio separando cada entrada con comas o espacios y haz clic en Guardar.

      Nota: G Suite comprueba la cabecera "De" del correo recibido y los destinatarios del correo enviado para determinar si son los mismos que los de la lista de direcciones, pero no comprueba la dirección de "Return-path:". En el caso de los remitentes, también se comprueba el requisito de autenticación, como se explica más adelante. Si se indican varias listas, la dirección debe coincidir con al menos una de ellas.
       
    • Para editar o eliminar una dirección, coloca el cursor sobre ella y haz clic en Editar o Eliminar.
  3. (Opcional) Si es necesario, cambia el ajuste Requerir la autenticación del remitente, que está activado de forma predeterminada en todas las direcciones y dominios. No obstante, te recomendamos que la mantengas activada, ya que desactivarla puede ocasionar spoofing. Consulta más información en la sección Cómo la autenticación del remitente protege tu dominio, incluida más abajo.
  4. Haz clic en Guardar para que se guarden los cambios hechos en la lista de direcciones.

Notas:

  • Una vez que se hayan guardado los cambios, cualquier dirección nueva o cambiada se incluye en la lista y se ordena por orden alfabético, teniendo en cuenta primero los dominios y después los usuarios. 
  • Las direcciones duplicadas se eliminan, pero se consideran únicas si tienen diferentes requisitos de autenticación, aunque sean direcciones idénticas.
Cambiar la lista de direcciones en uso o emplear varias listas

Puedes alternar entre las listas de direcciones o usar varias listas al mismo tiempo, ya que las listas de direcciones aprobadas se pueden volver a utilizar en todos los ajustes.

  1. En Gmail y luego Configuración avanzada, coloca el cursor sobre un ajuste y haz clic en Editar.
  2. En el cuadro de diálogo Editar ajuste, busca la lista de direcciones que quieras cambiar.

    Nota: En algunos ajustes de Gmail, tendrás que hacer clic en Mostrar opciones para que aparezca la lista de direcciones.

  3. Sigue uno de estos pasos:
    • Para dejar de utilizar una lista, coloca el cursor sobre su nombre y haz clic en No utilizar.
    • Para utilizar otra lista, haz clic en Utilizar una existente o crear una y, a continuación, busca la lista que quieres en Listas disponibles y haz clic en Utilizar.

Importante: Si utilizas una misma lista en ajustes distintos, ten en cuenta que cualquier cambio que hagas en ella en uno de esos ajustes se aplicará también a todos los demás en los que la utilices.

Buscar una lista de direcciones

Para encontrar una o varias direcciones en una lista de direcciones muy larga, utiliza la función Buscar.

  1. Coloca el cursor sobre el ajuste de Gmail cuya lista de direcciones quieras buscar y, a continuación, haz clic en Editar.
  2. En el cuadro de diálogo Editar ajuste, coloca el cursor sobre la lista de direcciones y haz clic en Editar.
  3. En la parte superior de la lista de direcciones, haz clic en Buscar Buscar para abrir el campo de búsqueda.
  4. Escribe toda o parte de una dirección de correo electrónico o de un dominio. La lista de direcciones o dominios se irá filtrando para mostrar solo los resultados que coinciden con tu consulta.
  5. (Opcional) Para borrar tu consulta de búsqueda, haz clic en el icono "X".

  6. (Opcional) Para cerrar el cuadro de búsqueda, borra la búsqueda y haz clic en cualquier lugar de la página que esté fuera del cuadro.

Todavía puedes añadir, editar o eliminar entradas cuando tengas una consulta de búsqueda en el cuadro de búsqueda, pero hasta que no se borre el término de búsqueda, no aparecerá ningún cambio que no coincida.

Nota: La función Búsqueda permite encontrar direcciones y nombres de dominio que contengan el texto que indiques. Por ejemplo, si buscas "bert", te devuelve resultados como "Bert", "Bertrand" y "Roberta", y no se tienen en cuenta las diferencias en el uso de mayúsculas.

Ver todas las direcciones de una lista

En el modo de edición, la lista de direcciones muestra 10 direcciones o dominios por página, por lo que puedes ver más conjuntos de direcciones o dominios si vas consultando las siguientes páginas. Con el modo Ver todo, puedes ver todo el contenido de una lista de direcciones en una tabla.

No puedes editar la lista de direcciones en el modo Ver todo, pero puedes copiar y pegar el contenido en otro programa, como una hoja de cálculo o un editor de texto.

  1. Coloca el cursor sobre el ajuste de Gmail cuya lista de direcciones quieras buscar y, a continuación, haz clic en Editar.
  2. En el cuadro de diálogo Editar ajuste, coloca el cursor sobre la lista de direcciones y haz clic en Editar.
  3. En la lista de direcciones, haz clic abajo a la derecha en Ver todo.
    Se muestran todos los contenidos de la lista, situando los dominios primero y las direcciones de correo electrónico a continuación.

    Consejos:
    • Si la lista es larga, desplázate con la barra para ver todas las entradas.
    • Puedes hacer clic en las columnas Dirección y Autenticación (donde sea necesario) para cambiar el orden de clasificación de la vista.
  4. Para volver al modo de edición, ve a la parte superior de la lista de direcciones y haz clic en Editar.

Cómo funcionan las coincidencias con las listas de direcciones

Debes tener en cuenta varios aspectos sobre cómo Gmail determina si un remitente o destinatario aparece en una lista de direcciones configurada. A continuación, puedes ver algunas de las preguntas más frecuentes.

¿La coincidencia de la lista de direcciones se aplica al remitente o a los destinatarios?

  • En el caso del correo recibido (cuando tu dominio es el destinatario), Gmail comprueba si el remitente coincide con la lista de direcciones.
  • En el caso del correo enviado (cuando tu dominio es el remitente), Gmail comprueba los destinatarios.

Algunos ajustes solo aplican la coincidencia de listas de direcciones en el correo recibido (Spam o Remitentes bloqueados), mientras que otros aplican listas de direcciones tanto en el correo recibido como en el enviado (Restricción de envío). En cambio, otros ofrecen la opción de aplicarlos al correo recibido, al correo enviado o a ambos (como las reglas de cumplimiento y enrutamiento).

¿Cómo comprueba Gmail los remitentes?

En el correo recibido en tu dominio, Gmail comprueba si la dirección del remitente "De:" (no la de "Return-Path:") coincide con alguna dirección o dominio de la lista de direcciones. Además, si el requisito de autenticación está activado, también se comprueba si el remitente está autenticado. Más información sobre la autenticación del remitente

Notas:

  • El remitente del campo "De:" generalmente aparece como la dirección del remitente en tu bandeja de entrada de correo electrónico, a diferencia del remitente "Return-path:", que solo está visible en la cabecera del mensaje.
  • Si estás haciendo un seguimiento de la entrega de mensajes mediante la búsqueda en el registro de correo electrónico, ten en cuenta que la herramienta muestra el remitente "Return-path:", mientras que la coincidencia de la lista de direcciones se basa en el remitente "De:" (es posible que ambos remitentes no siempre sean los mismos).

¿Cómo comprueba Gmail los destinatarios?

En el correo enviado desde tu dominio, Gmail comprueba si el destinatario del mensaje (en los campos "Para:", "Cc:" o "Cco:") coincide con alguna dirección o dominio de la lista de direcciones.

Gmail comprueba cada destinatario de forma independiente; si un destinatario coincide, la regla se aplica a la copia del mensaje que se envía a ese destinatario. Por ejemplo, si un ajuste de transporte seguro incluye "foo@baz.com" en la lista de direcciones, pero no "bar@baz.com", solo la copia destinada a "foo@baz.com" requerirá TLS.

Nota: El requisito de autenticación del remitente se ignora al comprobar los destinatarios.

¿Qué pasa si añado mi propio dominio a la lista de direcciones?

Las listas de direcciones solo se aplican a la comunicación con dominios externos, es decir, a la entrante y saliente, pero no al envío o a la recepción internos.

¿Por qué una dirección oculta se ha considerado una coincidencia?

A veces, Gmail considera que una dirección es una coincidencia, incluso si no está en la lista de direcciones, porque antes de compararlas las estandariza de la siguiente forma:

  • Se eliminan los puntos y signos de suma en los nombres de usuario.
  • Los subdominios se omiten de los nombres de direcciones.
  • Las direcciones pasan a estar en minúsculas.

Por ejemplo, foo@baz.com, f.o.o.@baz.com, foo+bar@baz.com, foo@bar.baz.com y FoO@bAZ.cOm se consideran coincidencias entre sí.

Además, siempre que haya una coincidencia dentro de cualquier lista configurada en el ajuste, la dirección se considera una coincidencia. Por ejemplo, si foo@bar.com envía un mensaje no autenticado, y la lista de direcciones contiene "bar.com" (que no es una coincidencia) con requisito de autenticación y "foo@bar.com" (que sí es una coincidencia) sin requisito de autenticación, la dirección se considera una coincidencia. Si en un mismo ajuste se usan varias listas, la dirección se considera una coincidencia si aparece en cualquiera de ellas.

Cómo la autenticación del remitente protege tu dominio

De forma predeterminada, la autenticación del remitente está activada en cualquier entrada nueva de una lista de direcciones. Esta opción impide que recibas correos electrónicos de spoofing; es decir, correos que parecen provenir de un remitente válido cuando en realidad tienen otro origen. 

Sin la autenticación del remitente, Gmail no puede saber si el mensaje lo ha enviado realmente esa persona. Como consecuencia, solo se considera que un remitente coincide con tu lista de direcciones si su correo está autenticado.

El requisito de autenticación del remitente solo se aplica al correo que se recibe en tu dominio y se ignora cuando se comprueba el correo enviado. Puedes retirar este requisito desactivando la autenticación del remitente en una dirección o dominio.

Aviso: Te recomendamos encarecidamente que no desactives la autenticación del remitente.

Activar o desactivar la autenticación del remitente en una dirección o dominio

La autenticación del remitente está activada de forma predeterminada en cualquier entrada nueva en una lista de direcciones.

Para actualizar el requisito de autenticación de un remitente, sigue estos pasos:

  1. Ve a la lista de direcciones que quieras editar:
    1. En la página Configuración avanzada de Gmail, coloca el cursor sobre un ajuste y haz clic en Editar.
    2. En el cuadro de diálogo Editar ajuste, busca la lista de direcciones que quieras editar.
      Nota: En algunos ajustes de Gmail, tendrás que hacer clic en Mostrar opciones para que aparezca la lista de direcciones.
    3. Coloca el cursor sobre la lista y haz clic en Editar.
  2. Coloca el cursor sobre una dirección y, a continuación, haz clic en Editar.
  3. Marca o desmarca la opción No requerir la autenticación del remitente.

    Aviso: Te recomendamos encarecidamente que no desactives la autenticación del remitente.
Cómo se determina la autenticación del remitente

Para determinar si el mensaje de un remitente está autenticado, Gmail comprueba si se cumple al menos una de las siguientes condiciones:

  • El mensaje supera la comprobación SPF y el remitente "De:" coincide con el remitente "Return-path:".
  • El mensaje tiene una firma DKIM válida y el dominio de esta coincide con el remitente "De:".

En otras palabras, el mensaje debe cumplir con requisitos similares al estándar DMARC.

Notas:

  • El remitente del campo "De:" generalmente aparece como la dirección del remitente en tu bandeja de entrada de correo electrónico, a diferencia del remitente "Return-path:", que solo está visible en la cabecera del mensaje.
  • Los subdominios se consideran coincidencias de los dominios principales. Por ejemplo, foo@bar.baz.com se considera una coincidencia de foo@baz.com.
¿Qué pasa si necesito desactivar la autenticación del remitente?

A veces, el correo de un remitente de confianza no se envía con la autenticación adecuada. Si sus mensajes suelen acabar en la carpeta de spam, tu primera reacción podría ser añadirlo a la lista de remitentes aprobados en la configuración de Spam y desactivar el requisito de autenticación, pero deberías tener en cuenta que hay alternativas más seguras:

  • Ponte en contacto con el remitente para ver si puede solucionar sus problemas de autenticación.
  • Si solo se envía un pequeño subconjunto de mensajes sin autenticación, piensa si vale la pena crear una regla de cumplimiento del contenido para que coincida con esos mensajes específicos. En una regla de cumplimiento del contenido, puedes seleccionar la opción "Omitir el filtro de spam en este mensaje" y "Aplicar este ajuste solo a determinados dominios o direcciones".

Aviso: Para proteger tu dominio, te recomendamos que no desactives el requisito de autenticación del remitente bajo ninguna circunstancia.

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