適用對象
本文適用對象為 Google Workspace 管理員,以及透過公司或學校帳戶使用 Gmail 的使用者。個人 Gmail 帳戶無法使用外部收件者警告功能。如要瞭解如何管理個人 Gmail 帳戶,請前往 Gmail 說明中心。
機構管理員可以針對含有外部收件者的郵件開啟或關閉警報功能。外部收件者指的是電子郵件地址不屬於貴機構的外部人士。這類警報有助於減少使用者不小心回覆機構外部人士的情況,同時也能提醒使用者謹慎處理外部郵件。
開啟這項設定後,包含外部收件者的 Gmail 郵件會顯示:
- 警告橫幅
- 外部地址周圍會加上圖片或彩色邊框
顯示警告的時機
這項設定開啟後,Gmail 會在以下情況顯示警告:
- 電子郵件會話串含有外部收件者。
- 回覆外部收件者的郵件。
- 撰寫新郵件給外部收件者。
如果貴機構的目錄、個人聯絡人或其他聯絡人中有外部收件人的資料,Gmail 就不會顯示警告訊息,也不會針對次要網域或網域別名地址顯示警告。
開啟或關閉外部收件人警告功能
外部收件人警告功能預設為開啟。只有升級至 Google Workspace 的帳戶,才能開啟及關閉警告設定。
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在管理控制台中,依序點選「選單」圖示 「應用程式」「Google Workspace」「Gmail」「使用者存取權」。
- 如要為所有使用者套用設定,請選取頂層機構單位;如果只要為部分使用者套用設定,請選取子機構單位。
- 捲動至「外部收件者警告」並按一下。
- 勾選或取消勾選方塊,開啟或關閉警告。
- 按一下 [儲存]。如果您已設定某個子機構單位,或許可以沿用或覆寫上層機構單位的設定。
變更最多可能需要 24 小時才會生效,但通常不會這麼久。瞭解詳情
您可以透過管理控制台監控相關設定異動。詳情請參閱「管理員稽核記錄」。
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