Configurar la gestión de cuentas de usuario de Freshdesk

Cuando hayas configurado el inicio de sesión único (SSO), tu siguiente paso como administrador será configurar la gestión automática de cuentas de usuario para autorizar, crear, modificar o eliminar la identidad de los usuarios desde G Suite y hacer que los cambios realizados en dicha identidad se reflejen en Freshdesk.

Como administrador, deberás hacer lo siguiente para gestionar las identidades de los usuarios:

Configurar la gestión de cuentas de usuario en la aplicación Freshdesk

Para configurar la gestión de cuentas de usuario en la aplicación Freshdesk, utiliza el asistente de configuración:

  1. Inicia sesión en la Consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. Ve a Aplicaciones > Aplicaciones SAML.
  3. Abre la aplicación Freshdesk.
  4. Selecciona la sección Gestión de cuentas de usuario.
  5. En Gestión de cuentas de usuario, haz clic en Configurar gestión de cuentas de usuario.
  6. En Gestión de cuentas de usuario, haz clic en Autorizar.
  7. Introduce la clave de API privada disponible en la consola de la interfaz de usuario del administrador de Freshdesk.
    ¿Cómo busco mi clave de API?
  8. Haz clic en Siguiente.
  9. En el campo URL de API del proveedor de servicios, escribe https://tu-nombre-dominio.freshdesk.com/api/v2.
  10. Haz clic en Siguiente.
  11. Cada atributo tiene un menú desplegable. Dentro de cada menú desplegable, selecciona el atributo de directorio de Google que se debe asignar al atributo de Freshdesk. Es obligatorio asignar los atributos marcados con (*).
  12. (Opcional) Se mostrará un nuevo cuadro de diálogo Establecer el alcance de la gestión de cuentas donde podrás añadir un grupo si quieres restringir la gestión de cuentas a los miembros de los grupos que definas:
    1. Haz clic en el guion bajo y empieza a escribir el nombre del grupo. 
      Al hacerlo, aparecerá una lista de los grupos disponibles.
    2. Cuando se seleccione uno, este se añade, y se abre otro guion bajo que se puede utilizar para añadir otro grupo. 
    3. Haz clic en Editar Editar junto al grupo que hayas añadido para retirarlo.
  13. Una vez que hayas terminado, haz clic en Finalizar.
    A continuación, aparece el cuadro de diálogo Resumen de gestión de cuentas.
  14. Revisa la información y, a continuación, haz clic en Aceptar.
  15. Haz clic en Activar gestión de cuentas.
    Nota: Si has añadido grupos con el cuadro de diálogo Establecer el alcance de la gestión de cuentas, debes elegir un alcance (de lo contrario, el botón Activar gestión de cuentas aparecerá atenuado). Deberás establecer la configuración Activado para todos o Activado para algunas organizaciones y actualizar la página antes de activar la gestión de cuentas. Si la aplicación se ha establecido en Desactivado, este ajuste aparecerá atenuado.
  16. En el cuadro de diálogo de confirmación, haz clic en Activar.
Mostrar la gestión de cuentas de usuario

Una vez que se haya habilitado la gestión de cuentas, Google empezará a recabar información sobre el uso. Se mostrará la sección de información de uso junto a la sección Gestión de cuentas de usuario. No aparecerá ningún número junto a los nombres de eventos hasta que habilites la gestión de cuentas.

Los nombres de eventos siguientes proporcionan información sobre el uso en los últimos 30 días:

  • Usuarios creados
  • Usuarios eliminados
  • Fallos de usuarios

Para obtener más información, consulta Supervisar la gestión de cuentas de usuario.

Editar el alcance de la gestión de cuentas

Es posible que quieras restringir el alcance de la gestión de cuentas a los miembros de los grupos que definas. Para editar este alcance en la aplicación Freshdesk:

  1. Inicia sesión en la Consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. Ve a Aplicaciones > Aplicaciones SAML.
  3. Abre la aplicación Freshdesk.
  4. Selecciona la sección Gestión de cuentas de usuario.
  5. En Gestión de cuentas de usuario, haz clic en Editar gestión de cuentas de grupos.
    A continuación, aparece el cuadro de diálogo Establecer el alcance de la gestión de cuentas
  6. Haz clic en el guion bajo y empieza a escribir el nombre del grupo. 
    Al hacerlo, aparecerá una lista de los grupos disponibles.
  7. Al seleccionar un grupo, este se añade automáticamente y se abre otro guion bajo que se puede utilizar para añadir otro grupo. Haz clic en Editar Editar  junto al grupo que hayas añadido para retirarlo.
  8. Haz clic en Guardar para guardar todos los grupos que has añadido.
    La próxima vez que hagas clic en Editar el alcance de la gestión de cuentas en la sección Gestión de cuentas de usuario, los grupos que hayas añadido aparecerán en la ventana Establecer el alcance de la gestión de cuentas. Si has activado la aplicación Freshdesk para un conjunto de unidades organizativas, el alcance de la gestión de cuentas quedará restringido a aquellos usuarios de los grupos añadidos que también sean miembros de esas unidades organizativas.
Desactivar la gestión de cuentas de usuario

Para inhabilitar la gestión de cuentas de usuario de la aplicación Freshdesk sin perder toda la información de configuración:

  1. Inicia sesión en la Consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. Ve a Aplicaciones > Aplicaciones SAML.
  3. Abre la aplicación Freshdesk.
  4. Selecciona la sección Gestión de cuentas de usuario.
  5. En Gestión de cuentas de usuario, haz clic en Desactivar gestión de cuentas.
    A continuación, aparece un nuevo cuadro de diálogo Desactivar gestión de cuentas de usuario.
  6. Haz clic en Desactivar para desactivar la gestión de cuentas de usuario.
Definir los plazos de desactivación

Para definir cuánto tiempo deben retrasarse las acciones de desactivación antes de que surtan efecto:

  1. Inicia sesión en la Consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. Ve a Aplicaciones > Aplicaciones SAML.
  3. Abre la aplicación Freshdesk.
  4. Selecciona la sección Gestión de cuentas de usuario.
  5. En Gestión de cuentas de usuario, haz clic en Editar config. desactivación.
    A continuación, aparece el cuadro de diálogo Configuración de desactivación.
  6. Selecciona una o varias de las siguientes opciones para definir cuánto tiempo deben retrasarse las acciones de desactivación antes de que surtan efecto:
    1. Cuando se desactive una aplicación para el usuario, eliminar de forma no definitiva su cuenta cuando transcurra el número de días seleccionado.
    2. Cuando se suspenda a un usuario en Google, eliminar de forma no definitiva su cuenta cuando transcurra el número de días seleccionado.
    3. Cuando se elimine a un usuario de Google, eliminar de forma no definitiva su cuenta cuando transcurra el número de días seleccionado.

      El periodo que transcurre antes de que la desactivación surta efecto se puede establecer como un plazo de 24 horas, después de 1 día, después de 7 días o después de 30 días. El valor predeterminado de cada alternativa es suspender la cuenta en un plazo de 24 horas. Establece siempre el tiempo que debe pasar hasta que se elimine una cuenta de usuario en un valor superior al del tiempo que transcurre hasta que se suspende. 
      Nota: Los usuarios del agente eliminado de forma no definitiva se convertirán a los usuarios del contacto en Freshdesk.
  7. Haz clic en Guardar para guardar la configuración de desactivación editada.
Eliminar la gestión de cuentas de usuario

Para inhabilitar la gestión de cuentas de usuario en la aplicación Freshdesk y eliminar toda la información de configuración:

  1. Inicia sesión en la Consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. Ve a Aplicaciones > Aplicaciones SAML.
  3. Abre la aplicación Freshdesk.
  4. Selecciona la sección Gestión de cuentas de usuario.
  5. En Gestión de cuentas de usuario, haz clic en Eliminar gestión de cuentas.
    A continuación, aparece el cuadro de diálogo Eliminar la configuración de gestión de cuentas.
  6. Haz clic en Eliminar para desactivar la gestión de cuentas de usuario y al mismo tiempo eliminar toda la información de configuración. No se dará de baja a los usuarios de Freshdesk.
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