Gerenciar os usuários e a atividade do drive compartilhado

Esse recurso está disponível nas edições G Suite Enterprise, G Suite Enterprise for Education, Drive Enterprise, G Suite Business, G Suite for Education e G Suite para organizações sem fins lucrativos. Compare as edições

Como administrador, você gerencia os drives compartilhados na sua organização e os membros de um drive compartilhado. Você também pode migrar pastas para um drive compartilhar e realizar outras tarefas.

Observação: os drives compartilhados ficam ativados por padrão nas novas contas do G Suite ou do Drive Enterprise. As organizações que tinham contas do G Suite antes de julho de 2017 talvez precisem ativá-los para o domínio ou para unidades organizacionais específicas. Os drives compartilhados também são ativados nas contas que fazem upgrade do G Suite Basic para o G Suite Business.

Ativar ou desativar a criação de drives compartilhados

Você pode ativar ou desativar a possibilidade de um usuário criar drives compartilhados para unidades organizacionais específicas, como um departamento de vendas ou um escritório regional. 

Após a ativação, qualquer usuário dessa unidade organizacional poderá criar um drive compartilhado. 

Observações

  • Esse recurso está disponível nas edições G Suite Enterprise, G Suite Enterprise for Education, Drive Enterprise, G Suite Business, G Suite for Education e G Suite para organizações sem fins lucrativos. Compare as edições
  • Quando a criação de drives compartilhados é desativada em uma unidade organizacional, os usuários não têm acesso a esse recurso, embora possam ser adicionados a outros drives compartilhados dentro ou fora da sua empresa ou escola.
  • Todos os drives compartilhados na sua organização usam as configurações da organização de nível superior. 

    Por exemplo, se o compartilhamento externo estiver desativado para a unidade organizacional do usuário, mas for permitido na organização de nível superior, o usuário poderá compartilhar documentos em drives compartilhados com pessoas fora da empresa.

Instruções

  1. Faça login no Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin console, acesse Apps e G Suite e Google Drive e Documentos Google.
  3. Confirme que o Drive está ativado (clique em Mais Mais e selecione ATIVADO para todos).

  4. Selecione Configurações de compartilhamento.
  5. Selecione a unidade organizacional a ser usada. Caso contrário, suas configurações serão aplicadas à organização inteira.
  6. Em Criação do drive compartilhado, marque ou desmarque Impedir que os usuários em sua organização criem novos drives compartilhados.
  7. Clique em Salvar.
  8. Aguarde até 24 horas após a ativação dos drives compartilhados para que as alterações sejam aplicadas. Se você clicar no botão Criar antes disso, uma mensagem de erro talvez seja exibida.  Se isso acontecer, aguarde e tente novamente mais tarde.
Gerenciar drives compartilhados e a associação
Como administrador, você pode ver e gerenciar os drives compartilhados na sua organização.

Observações

  • Para incluir vários membros, recomendamos adicionar Grupos do Google. Use vírgulas para separar os e-mails. Se um endereço for inválido, a ação não será concluída, e a mensagem de erro não especificará o endereço inválido.
  • Se você remover todos os membros de um drive compartilhado, ele será mantido será mantida, mas não será possível acessá-lo. Adicione novos membros ao drive compartilhado para restaurar o acesso aos arquivos.

Instruções

  1. Faça login no Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin console, acesse Apps e G Suite e Google Drive e Documentos Google.
  3. Verifique se o Drive está ativado para sua organização.

  4. Selecione Gerenciar drives compartilhados.

  5. Clique em Filtro Filtrar para selecionar uma opção de filtro, como drives compartilhados sem membros.
  6. Clique no nome de um drive compartilhado.
  7. (Opcional) Para alterar o nível de acesso de um usuário ou removê-lo do drive compartilhado, clique na seta para baixo Seta para baixo ao lado do usuário.
  8. (Opcional) Para adicionar novos membros, faça o seguinte:
    1. Clique em Adicionar membros.
    2. Use as seguintes configurações opcionais:
      • Selecione uma configuração de acesso. Por padrão, os membros podem fazer upload, editar e excluir arquivos e convidar outros membros.
      • Digite uma mensagem personalizada para a notificação de e-mail.
      • Selecione Pular o envio de notificações. Os novos membros não receberão uma mensagem de boas-vindas nem o link para abrir o drive compartilhado.
    3. Digite o Grupo do Google, os nomes ou os endereços de e-mail de quem você quer convidar.
    4. Clique em Enviar.
    5. Clique em Concluir.
Gerenciar e acessar arquivos nos drives compartilhados usando o Google Vault
Os usuários com privilégios do Vault podem utilizar o Google Vault para pesquisar, exportar, definir políticas de retenção e fazer guarda de documentos em arquivos nos drives compartilhados da sua organização. 

Observações

  • Se houver pelo menos uma licença ativa do G Suite Business ou do G Suite Enterprise no seu domínio ou você tiver o Drive Enterprise com um domínio verificado, será possível reter, pesquisar e exportar dados nos drives compartilhados.
  • As guardas de documentos do Vault só podem ser definidas nos drives compartilhados por usuários com uma licença do G Suite Business, do G Suite Enterprise ou do Drive Enterprise (domínio verificado).

Saiba mais

DLP com drives compartilhados
Se houver pelo menos uma licença ativa do G Suite Enterprise no seu domínio ou você tiver o Drive Enterprise com um domínio verificado, todos os drives compartilhados no domínio serão protegidos pelas regras da Prevenção contra perda de dados (DLP, na sigla em inglês).

Observação

  • Somente regras de DLP atribuídas na organização de nível superior são aplicáveis aos drives compartilhados (que pertencem à organização).

Saiba mais

 

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