Gerenciar usuários e atividades nos drives compartilhados

Edições compatíveis com este recurso: Business Standard e Plus; Enterprise; Education Fundamentals, Standard, Teaching and Learning Upgrade e Plus; edição para organizações sem fins lucrativos; G Suite Business; Essentials.  Comparar sua edição

Por ser administrador, você pode gerenciar as configurações e os participantes dos drives compartilhados na sua organização. Por padrão, os drives compartilhados herdam as configurações de compartilhamento do Google Drive da unidade organizacional de nível superior. Por exemplo, se o compartilhamento externo estiver desativado na unidade organizacional do usuário, mas ativado na unidade organizacional de nível superior, o usuário poderá compartilhar arquivos em drives compartilhados com pessoas fora da empresa ou escola.

Antes de começar: ative o Drive

Confirme que o Google Drive está ativado para sua organização.

Permitir que os usuários criem drives compartilhados

Você pode permitir que os usuários criem drives compartilhados para unidades organizacionais específicas, como um departamento de vendas ou um escritório regional. Se a criação de drives compartilhados estiver desativada para os usuários de uma unidade organizacional, as pessoas dentro e fora da sua empresa ou escola ainda poderão adicionar esses usuários aos drives compartilhados.

  1. Faça login no Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin Console, acesse Apps e depois Google Workspace e depois Drive e Documentos.
  3. Confirme que o Drive está ativado para sua organização.
  4. Clique em Configurações de compartilhamento.
  5. Para aplicar a configuração a todos, deixe a unidade organizacional mãe selecionada. Caso contrário, selecione uma unidade organizacional filha.
  6. Clique em Criação do drive compartilhado e escolha uma opção:
    • Para permitir que os usuários criem drives compartilhados, desmarque a caixa Impedir que os usuários em sua organização criem drives compartilhados
    • Para não permitir que os usuários criem drives compartilhados, marque a caixa Impedir que os usuários na unidade organizacional {ORGUNIT} criem drives compartilhados.
  7. Clique em Salvar. Se você tiver configurado uma unidade organizacional ou um grupo, talvez seja possível usar as opções Herdar ou Modificar em uma unidade organizacional mãe ou a opção Cancelar configuração em um grupo.

Pode levar até 24 horas para as alterações entrarem em vigor.

Gerenciar a associação nos drives compartilhados

Se você desativar a criação de drives compartilhados para os usuários, eles ainda poderão ser adicionados aos drives compartilhados por pessoas dentro e fora da sua empresa ou escola.

Observação: se você remover todos os participantes de um drive compartilhado, ele será mantido, mas não poderá ser acessado. Para restaurar o acesso aos arquivos, adicione novos participantes ao drive compartilhado.

Gerenciar participantes e ver a quantidade de drives compartilhados que foram usados

  1. Faça login no Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin Console, acesse Apps e depois Google Workspace e depois Drive e Documentos.
  3. Confirme que o Drive está ativado para sua organização.
  4. Clique em Gerenciar drives compartilhados.
    Na coluna Armazenamento usado, veja a quantidade de armazenamento usada. Saiba mais sobre os limites dos drives compartilhados.
  5. (Opcional) Para selecionar uma opção de filtro, clique em Adicionar um filtro.
  6. Aponte para um drive compartilhado e clique em Gerenciar participantes.
  7. (Opcional) Para alterar o nível de acesso de um usuário ou removê-lo do drive compartilhado, ao lado do usuário, clique na seta para baixo "" e escolha uma opção.
  8. (Opcional) Para adicionar novos participantes, faça o seguinte:
    1. Na parte superior, clique em Adicionar pessoas e grupos e digite os nomes ou endereços de e-mail das pessoas ou grupos que você quer adicionar.

      Dica: ao adicionar vários participantes, use o Grupos do Google para não exceder os limites.

    2. Defina o acesso e digite uma mensagem:
      • Clique na seta para baixo "" e escolha uma configuração de acesso. Por padrão, os participantes podem fazer upload, editar e excluir arquivos e convidar outros participantes.
      • No campo Mensagem, digite uma mensagem personalizada para a notificação por e-mail.
      • Se você não quiser que os novos participantes recebam uma mensagem de boas-vindas com um link para abrir o drive compartilhado, desmarque a caixa Notificar pessoas.
    3. Clique em Enviar.

Gerenciar quem pode mover conteúdo

Você pode permitir que os editores de arquivos da sua organização movam o conteúdo para um drive compartilhado. Os administradores também podem migrar os arquivos e as pastas do Google Drive da sua organização para drives compartilhados. Veja mais detalhes em Mover conteúdo para um drive compartilhado.

Ver a atividade em um drive compartilhado

Você pode ver as ações que os usuários realizam nos arquivos. Também é possível verificar quando uma configuração ou associação é alterada em um drive compartilhado. Veja mais detalhes em Registro de auditoria do Drive.

Gerenciar arquivos de drives compartilhados usando o Google Vault

Se você tiver pelo menos uma licença ativa para uma edição compatível com o Google Vault, poderá pesquisar, exportar, definir políticas de retenção e criar guardas de documentos para arquivos nos drives compartilhados da sua organização usando o Vault. 

Prevenção contra perda de dados com drives compartilhados

Se você tiver pelo menos uma licença do Enterprise ou Essentials ativa (com verificação de domínio), poderá atribuir regras de Prevenção contra perda de dados (DLP) na unidade organizacional de nível superior para proteger todos os drives compartilhados na sua organização.

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