共有ドライブのユーザーや操作を管理する

この機能は G Suite Enterprise、G Suite Enterprise for Education、Drive Enterprise、G Suite Business、G Suite for Education、G Suite for Nonprofits の各エディションでご利用いただけます。各エディションの比較

管理者は、組織内の共有ドライブとそのメンバーを管理できます。さらに、共有ドライブにフォルダを移行したり、その他の操作を行ったりすることもできます。

注: 新しい G Suite アカウントや Drive Enterprise アカウントでは、共有ドライブがデフォルトで有効になっています。2017 年 7 月以前から G Suite アカウントをご利用いただいている組織では、ドメインや特定の組織部門に対して共有ドライブを有効にする必要がある場合があります。アカウントを G Suite Basic から G Suite Business にアップグレードした場合も、共有ドライブが有効になります。

共有ドライブの作成を有効または無効にする

営業部や支社などの特定の組織部門を対象に、ユーザーによる新しい共有ドライブの作成を有効または無効にできます。

共有ドライブを有効にすると、その組織部門に属するすべてのユーザーが共有ドライブを作成できるようになります。

注意事項

  • この機能は G Suite Enterprise、G Suite Enterprise for Education、Drive Enterprise、G Suite Business、G Suite for Education、G Suite for Nonprofits の各エディションでご利用いただけます。各エディションの比較
  • 組織部門で共有ドライブの作成が無効になっている場合、所属するユーザーは新しい共有ドライブを作成することはできませんが、社外や学外の他の共有ドライブのメンバーとなることはできます。
  • 組織内のすべての共有ドライブには、最上位の組織の設定が適用されます。

    たとえば、ユーザーの組織部門で外部との共有が無効になっていても、最上位の組織で許可されている場合は、共有ドライブ内のドキュメントを社外のユーザーと共有できます。

手順

  1. Google 管理コンソールログインします。

    管理者アカウント(末尾が @gmail.com でないもの)でログインします。

  2. 管理コンソールのホームページから、[アプリ] 右矢印 [G Suite] 右矢印 [ドライブとドキュメント] にアクセスします。
  3. ドライブが有効になっていることを確認します(その他アイコン その他 をクリックし、[オン(すべてのユーザー)] をクリックします)。

  4. [共有設定] を選択します。
  5. 組織部門を選択します。組織部門を選択しない場合、設定は組織全体に適用されます。
  6. [共有ドライブの作成] で、[<組織名> のユーザーが新しい共有ドライブを作成できないようにします] チェックボックスをオンまたはオフにします。
  7. [保存] をクリックします。
  8. 共有ドライブが実際に有効になるまで、最長で 24 時間ほどお待ちください。変更が反映される前に [作成] ボタンをクリックすると、エラー メッセージが表示される場合があります。その場合は、しばらくしてからもう一度お試しください。
共有ドライブとメンバーを管理する
管理者は、組織内の共有ドライブを確認、管理することができます。

注意事項

  • 複数のメンバーを追加するには、Google グループを追加することをおすすめします。カンマで区切って複数のメールアドレスを追加することもできますが、無効なアドレスが含まれていると処理が失敗し、エラー メッセージからは無効なアドレスを特定できません。
  • 共有ドライブからすべてのメンバーを削除した場合、共有ドライブ自体は残りますがアクセスできなくなります。新しいメンバーを追加すると、再びその共有ドライブ内のファイルにアクセスできるようになります。

手順

  1. Google 管理コンソールログインします。

    管理者アカウント(末尾が @gmail.com でないもの)でログインします。

  2. 管理コンソールのホームページから、[アプリ] 右矢印 [G Suite] 右矢印 [ドライブとドキュメント] にアクセスします。
  3. 組織でドライブが有効になっていることを確認します。

  4. [共有ドライブの管理] を選択します。

  5. フィルタ アイコン フィルタ をクリックして、フィルタ条件(例: メンバーのいない共有ドライブ)を選択します。
  6. 共有ドライブの名前をクリックします。
  7. (省略可)ユーザーのアクセスレベルを変更したり、共有ドライブからユーザーを削除したりするには、ユーザーの横にある下矢印アイコン 下矢印 をクリックします。
  8. (省略可)新しいメンバーを追加するには、次の操作を行います。
    1. [メンバーを追加] をクリックします。
    2. 必要に応じて次の設定を行います。
      • アクセス設定を選択します。デフォルトでは、メンバーはファイルのアップロード、編集、削除、他のメンバーの招待を行うことができます。
      • メール通知のカスタム メッセージを入力します。
      • [通知の送信をスキップ] - この場合、新しいメンバーにウェルカム メッセージと共有ドライブへのリンクは送信されません。
    3. 招待するユーザーの Google グループ、名前、またはメールアドレスを入力します。
    4. [送信] をクリック
    5. [完了] をクリックします。
Google Vault を使用して共有ドライブのファイルを管理し、ファイルにアクセスする
Vault の権限を持っているユーザーは、Google Vault を使用して組織の共有ドライブ内のファイルに対して、検索、書き出し、保持ポリシーの設定、訴訟のための記録保持(リティゲーション ホールド)の適用を行うことができます。

注意事項

  • ドメイン内に G Suite Business または G Suite Enterprise の有効なライセンスが少なくとも 1 つあるか、所有権を確認済みのドメインで Drive Enterprise をご使用であれば、共有ドライブ内のデータの保持、検索、書き出しを行うことができます。
  • 共有ドライブ内で Vault の訴訟のための記録保持を設定できるのは、G Suite Business、G Suite Enterprise、または Drive Enterprise(ドメインの所有権を確認済みの場合)のライセンスが割り当てられているユーザーに限られます。

詳細

共有ドライブでデータ損失防止(DLP)を利用する
ドメイン内に G Suite Enterprise の有効なライセンスが少なくとも 1 つあるか、所有権を確認済みのドメインで Drive Enterprise をご使用であれば、ドメイン内の共有ドライブはすべて DLP ルールによって保護されます。

注意事項

  • 共有ドライブに適用される DLP ルールは、最上位の組織で割り当てられたものに限られます(共有ドライブは組織単位で所有されます)。

詳細

 

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