Gestionar los usuarios y la actividad de unidades compartidas

Esta función está disponible en las ediciones Drive Enterprise, G Suite Business, G Suite Enterprise, G Suite Enterprise para Centros Educativos, G Suite para Centros Educativos y G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro. Comparar ediciones

Como administrador, puedes gestionar las unidades compartidas de tu organización y los miembros de una unidad compartida, o migrar carpetas a una unidad compartida, entre otras acciones.

Nota: Las unidades compartidas están activadas de forma predeterminada en las cuentas nuevas de G Suite o Drive Enterprise. Sin embargo, es posible que las organizaciones que tuvieran cuentas de G Suite antes de julio del 2017 tengan que activarlas en todo su dominio o en unidades organizativas concretas. Las unidades compartidas también están activadas en las cuentas que se pasan de G Suite Basic a Business.

Permitir o impedir que se creen unidades compartidas

Puedes permitir o impedir que un usuario cree unidades compartidas en determinadas unidades organizativas (por ejemplo, en un departamento de ventas o una oficina regional). 

Una vez que las unidades compartidas están activadas, los usuarios de la unidad organizativa pueden crear unidades compartidas. 

Notas

  • Esta función está disponible en las ediciones Drive Enterprise, G Suite Business, G Suite Enterprise, G Suite Enterprise para Centros Educativos, G Suite para Centros Educativos y G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro. Comparar ediciones
  • Cuando se desactive la creación de unidades compartidas en una unidad organizativa, los usuarios de dicha organización no podrán crear unidades compartidas, pero se podrán añadir a otras, tanto dentro como fuera de la empresa o el centro educativo.
  • A todas las unidades compartidas que haya en una organización se les aplica la configuración del nivel organizativo superior. 

    Por ejemplo, si el uso compartido externo está desactivado en la unidad organizativa de un usuario, pero permitido en el nivel organizativo superior, el usuario podrá compartir los documentos de las unidades compartidas con personas ajenas a la empresa.

Instrucciones

  1. Inicia sesión en tu Consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones y luego G Suite y luego Drive y Documentos.
  3. Asegúrate de que Drive esté activado (haz clic en Más Más y selecciona Activado para todos).

  4. Selecciona Permisos.
  5. Selecciona una unidad organizativa específica. De lo contrario, la configuración se aplicará a toda la organización.
  6. En Creación de unidad compartida, activa o desactiva Impedir que los usuarios de [tu organización] creen unidades compartidas.
  7. Haz clic en Guardar.
  8. Una vez que se activen las unidades compartidas, los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse. Si haces clic en el botón Crear antes de que transcurra ese tiempo, es posible que aparezca un mensaje de error.  Si esto sucede, espera unos minutos e inténtalo de nuevo.
Gestionar las unidades compartidas y sus miembros
Como administrador, puedes ver y gestionar las unidades compartidas de tu organización.

Notas

  • Para añadir varios miembros, te recomendamos que uses grupos de Google. Puedes escribir varias direcciones de correo electrónico separadas por comas, pero si una de ellas no es válida, se producirá un error y en el mensaje no se indicará qué dirección lo causa.
  • Si quitas todos los miembros de una unidad compartida, esta no se eliminará, pero tampoco se podrá acceder a ella. Para consultar sus archivos, tendrás que añadir miembros nuevos a la unidad compartida.

Instrucciones

  1. Inicia sesión en tu Consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones y luego G Suite y luego Drive y Documentos.
  3. Asegúrate de que se ha activado Drive en tu organización.

  4. Selecciona Gestionar unidades compartidas.

  5. Haz clic en Filtro Filtrar para seleccionar una opción de filtro, por ejemplo, unidades compartidas sin miembros.
  6. Haz clic en el nombre de una unidad compartida.
  7. (Opcional) Para cambiar el nivel de acceso de un usuario o quitarlo de la unidad compartida, haz clic en la flecha hacia abajo Flecha hacia abajo que aparece junto a su nombre.
  8. (Opcional) Para añadir miembros, sigue estos pasos:
    1. Haz clic en Añadir miembros.
    2. Utiliza los ajustes opcionales:
      • Selecciona una configuración de acceso. De forma predeterminada, los miembros pueden subir, editar y eliminar archivos, así como invitar a otros miembros.
      • Introduce el mensaje personalizado del correo electrónico de notificación.
      • Selecciona Omitir envío de notificaciones si no quieres que los miembros nuevos reciban un mensaje de bienvenida ni un enlace para abrir la unidad compartida.
    3. Introduce el grupo de Google, los nombres o las direcciones de correo electrónico de los usuarios a los que quieres invitar.
    4. Haz clic en Enviar.
    5. Haz clic en Listo.
Gestionar y acceder a los archivos de las unidades compartidas con Google Vault
Los usuarios con privilegios de Vault pueden buscar y exportar los archivos de las unidades compartidas de tu organización mediante Google Vault, así como aplicarles políticas de conservación y retención por motivos legales. 

Notas

  • Si tienes al menos una licencia activa de G Suite Business o G Suite Enterprise en tu dominio, o utilizas Drive Enterprise con un dominio verificado, puedes conservar, buscar y exportar los datos de las unidades compartidas.
  • Solo los usuarios que tengan asignada una licencia de G Suite Business, G Suite Enterprise o Drive Enterprise (con el dominio verificado) podrán definir retenciones por motivos legales de Vault en las unidades compartidas.

Más información

Prevención de la pérdida de datos (DLP) en unidades compartidas
Si tienes al menos una licencia activa de G Suite Enterprise en tu dominio o utilizas Drive Enterprise con un dominio verificado, todas las unidades compartidas que haya en él están protegidas por las reglas de DLP.

Nota

  • Solo las reglas de DLP asignadas en la organización de nivel superior se aplican a las unidades compartidas (las unidades compartidas son propiedad de la organización).

Más información

 

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