Gestionar los usuarios y la actividad de unidades compartidas

Esta función está disponible en las ediciones G Suite Enterprise, G Suite Enterprise para Centros Educativos, G Suite Essentials, G Suite Business, G Suite para Centros Educativos y G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro. Comparar ediciones

Como administrador, puedes gestionar las unidades compartidas de tu organización y los miembros de estas unidades, y migrar carpetas a unidades compartidas, entre otras acciones.

Nota: Es posible que las organizaciones que se hayan registrado en G Suite antes de julio del 2017 tengan que activar las unidades compartidas en todo su dominio o en unidades organizativas concretas. 

Permitir a los usuarios crear unidades compartidas

Al activar unidades compartidas, puedes permitir que los usuarios las creen en determinadas unidades organizativas (por ejemplo, en la unidad de un departamento de ventas o de una oficina regional). Aunque la opción para que los usuarios de una unidad organizativa puedan crear unidades compartidas esté desactivada, las personas de dentro y fuera de tu organización o centro educativo pueden seguir añadiendo estos usuarios a sus unidades compartidas.

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones y luego G Suite y luego Drive y Documentos.
  3. Asegúrate de que se ha activado Drive en tu organización.
  4. Haz clic en Configuración para compartir.
  5. Si quieres aplicar la configuración a todos los usuarios, deja seleccionado el nivel organizativo superior. De lo contrario, selecciona una unidad organizativa secundaria.
  6. Haz clic en Crear unidades compartidas y elige una opción:
    • Para permitir que los usuarios creen unidades compartidas, desmarca la casilla Impedir que los usuarios de [tu organización] creen unidades compartidas
    • Si no quieres que los usuarios puedan crear unidades compartidas, marca la casilla Impedir que los usuarios de [tu organización] creen unidades compartidas.
  7. Haz clic en Guardar. Si has configurado una unidad organizativa o un grupo, puedes Heredar o Anular una unidad organizativa principal, o bien elegir la opción Sin definir para un grupo.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse.

Gestionar los miembros y el contenido de unidades compartidas

Las unidades compartidas de tu organización heredan la configuración del nivel organizativo superior. Por ejemplo, si la opción de compartir con usuarios externos está desactivada en la unidad organizativa de un usuario, pero activada en el nivel organizativo superior, dicho usuario puede compartir documentos en unidades compartidas con personas ajenas a tu organización o centro educativo.

Gestionar miembros

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones y luego G Suite y luego Drive y Documentos.
  3. Asegúrate de que se ha activado Drive en tu organización.
  4. Haz clic en Gestionar unidades compartidas.
  5. Haz clic en Añadir un filtro para seleccionar un filtro, como Ningún miembro o Fecha de creación.
  6. Coloca el cursor sobre una unidad compartida y haz clic en Gestionar miembros.
  7. (Opcional) Para cambiar el nivel de acceso de un usuario o quitar al usuario de la unidad compartida, haz clic en la flecha hacia abajo "" que hay junto al usuario y elige una opción.

    Nota: Si quitas todos los miembros de una unidad compartida, la unidad compartida seguirá existiendo, pero no se podrá acceder a ella. Para restaurar el acceso a los archivos de una unidad compartida, añade miembros a esa unidad.

  8. (Opcional) Para añadir miembros, sigue estos pasos:
    1. Haz clic en Añadir miembros.
    2. Define el nivel de acceso y escribe un mensaje:
      • Haz clic en la flecha hacia abajo "" y elige una opción de acceso. De forma predeterminada, los miembros pueden subir, editar y eliminar archivos, así como invitar a otros miembros.
      • En el campo Mensaje, introduce el mensaje personalizado del correo electrónico de notificación.
      • Si no quieres que los nuevos miembros reciban un mensaje de bienvenida con un enlace para abrir la unidad compartida, marca la casilla Omitir envío de notificaciones.
    3. En la parte superior, escribe los nombres o las direcciones de correo electrónico de las personas o los grupos a los que quieras invitar. 
      • Si quieres añadir varios miembros, utiliza Grupos de Google para asegurarte de que no superas los límites de la unidad.
      • Si introduces varias direcciones de correo electrónico, sepáralas con una coma.
      • Si una dirección no es válida, no podrás enviar la invitación, y en el mensaje de error que aparece no se indicará qué dirección está causando el problema.
    4. Haz clic en Enviar y luego Listo.

Gestionar quién puede mover contenido

Puedes permitir que los editores de archivos de tu organización muevan contenido a unidades compartidas, así como mover tú mismo carpetas y archivos de Google Drive de tu organización a este tipo de unidades. Consulta más información en el artículo Mover contenido a unidades compartidas.

Consultar la actividad de unidades compartidas

En el registro de auditoría de Drive, puedes ver qué hacen los usuarios con los archivos o si se producen cambios en la configuración o en los miembros de una unidad compartida.

Gestionar los archivos de unidades compartidas con Google Vault

Si hay al menos una licencia activa de G Suite Business o G Suite Enterprise en tu dominio o utilizas G Suite Essentials con un dominio verificado, puedes buscar y exportar archivos almacenados en las unidades compartidas de tu organización, así como utilizar Google Vault para definir en ellas reglas de conservación y bloqueos por motivos legales. 

Nota: Solo los usuarios que tengan asignada una licencia de G Suite Business, G Suite Enterprise o G Suite Essentials (con el dominio verificado) podrán definir bloqueos por motivos legales de Vault en unidades compartidas.

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Prevención de la pérdida de datos (DLP) en unidades compartidas

Si tienes al menos una licencia activa de G Suite Enterprise en tu dominio o utilizas G Suite Essentials con un dominio verificado, todas las unidades compartidas que haya en él están protegidas por las reglas de DLP.

Nota: Solo las reglas de DLP asignadas en el nivel organizativo superior se aplican a las unidades compartidas, que son propiedad de la organización.

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